Une première préparation budgétaire avec Manty Budget : le retour d’expérience de la CoVe

La Communauté d’agglomération Ventoux-Comtat Venaissin s’est dotée de Manty Budget en 2022 afin de rendre sa préparation budgétaire 2023 plus conviviale et efficace. Retour sur cette expérience…

Pouvez-vous vous présenter et présenter la Cove ? 

Christian Forestier, Directeur ressources et moyens de la Communauté d’agglomération Ventoux-Comtat Venaissin (CoVe) et j’exerce ces fonctions depuis une vingtaine d’années.

La Communauté d’agglomération Ventoux-Comtat Venaissin rassemble environ 70 000 habitants autour de 25 communes dans le département du Vaucluse (84). Elle a un budget d’approximativement 50 millions d’euros en fonctionnement et de 10 à 12 millions d’euros en investissement.

Quelles sont les raisons qui vous ont amenées à vous doter de Manty Budget ? Quelles problématiques rencontriez-vous lors de vos précédentes préparations budgétaires ?

Nous avons fait le choix de nous outiller de Manty Budget, car notre processus de préparation budgétaire passait par un tableur Excel, que l’on appelle “fiche comptable” et dont disposait chaque gestionnaire de crédit. Cette fiche était préremplie, puis envoyée au gestionnaire qui saisissait ses données et nous la renvoyait lorsqu’il avait fini de faire ses propositions. C’était également le support qui servait pendant les réunions d’arbitrage.

Ce système était intéressant puisque nous l’avions configuré pour qu’il s’adapte à nos besoins, mais il était très lourd et nous rencontrions plusieurs difficultés :

• Nous ne savions jamais à quelle version du fichier Excel nous en étions.
• Lors des réunions d’arbitrage, les élus étaient noyés sous l’information.
• Il y avait beaucoup de ressaisies. En effet, les services remplissaient leurs fiches, puis le service financier devait ressaisir toutes ces informations dans le progiciel financier.

En nous dotant de Manty Budget, nous recherchions tout d’abord de la convivialité, car il fallait que les services puissent saisir leurs crédits de manière décentralisée, agréable et conviviale. Ensuite, nous cherchions quelque chose qui nous ferait gagner du temps, en particulier au niveau des ressaisies du service financier.

Quel était le levier stratégique et managérial de l’implémentation d’un tel outil ?

L’implémentation d’un tel outil permet de sortir la tête de l’eau et du ligne à ligne pour avoir un aperçu macro et plus stratégique. Nous nous en sommes aperçus au fil de l’eau, mais c’était particulièrement visible lors des réunions d’arbitrage entre services. Nous avons réalisé que l’outil permettait vraiment de hiérarchiser l’information, de faire ressortir ce qui était important dans chaque réunion et de ne plus être noyé sous la masse d’informations. C’est réellement un plus par rapport à notre ancien système où tout était linéaire. L’intérêt de l’outil Manty Budget, c'est de faire ressortir ce qui est stratégique à travers entre autres la fonctionnalité “statuts”, pour pouvoir par la suite passer du temps dessus et en discuter. 

Nous n’y pensions pas forcément lorsque nous avons pris l’outil, mais à l’utilisation, on s’est aperçu qu’il y avait ce gros gain de temps et d’efficacité qui permettait de faire des réunions plus intéressantes et stratégiques.

Vous avez utilisé plusieurs fonctionnalités, est-ce qu’il y en a qui vous ont particulièrement plu ?

Nous n’avons pas encore exploré toutes les fonctionnalités de l’outil, mais il y en a quelques-unes que l’on a trouvées vraiment intéressantes. 

• L’historisation des saisies et la zone de commentaires. Pouvoir saisir, à tout moment de la préparation budgétaire, des commentaires sur les lignes de crédit est très intéressant. L’outil garde un historique de tous les échanges relatifs aux inscriptions, ce qui permet lorsqu’il y a une modification d’une première demande ou un arbitrage, de savoir qui l’a effectué et à quel moment. 
• L’outil d’argumentaire est également très pertinent. Une zone dédiée et assez souple permet aux services d’expliquer - notamment aux directeurs financiers - comment ils sont arrivés à certains chiffres. On peut y mettre des graphiques, des tableaux, des images, etc. Cette fonctionnalité permet également aux directeurs financiers de se rappeler, en cours d’année durant la phase d’exécution budgétaire, pourquoi on était arrivé à ce chiffre et pouvoir expliquer d’éventuels écarts. 
• Les statuts : Nous pouvons changer le statut de chaque inscription lors des différentes phases. Par exemple, une fois que les services ont fini de saisir, ils peuvent passer les inscriptions de “à traiter” à “prêt”, et lors des réunions bilatérales, on peut sélectionner si l’on met ou non un “arbitrage politique”. Classer des inscriptions en fonction des statuts nous a permis d’améliorer la prise de décisions et de permettre aux élus de se concentrer sur les points les plus importants lors des réunions d’arbitrage.

Quels ont été les retours des agents de la collectivité et des élus ? 

Le retour des services a vraiment été positif et le logiciel leur a tout de suite paru plus facile d’accès que le tableur Excel. Nous avons aussi beaucoup gagné en transparence, ce qu’ils ont apprécié. Auparavant, le service qui avait fini sa phase de saisie sur le fichier Excel ne savait plus ce qu’on faisait après. Tandis que maintenant, rien n’est caché, il y a une traçabilité des commentaires et des modifications, et à chaque instant, il n’existe qu’une seule version de l’outil et de la préparation budgétaire. De leur côté, les élus et la direction générale ont particulièrement apprécié le gain de temps et pouvoir réaliser les arbitrages en direct lors des réunions et voir les équilibres et totaux se mettre immédiatement à jour.  

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Propos recueillis par Aloïce Triviaux-Frenet

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