Projet décisionnel & création d’un connecteur Postgre pour le Syane : le retour d’expérience de Brice Gal

Au terme de plusieurs années de travail, Brice Gal, Directeur des systèmes d’information du Syane a lancé un projet de pilotage décisionnel avec Manty Décision. Avant son départ du syndicat en septembre 2023, il revient sur la genèse de ce beau projet auprès de Dramane Djikine, le chef de projet qui accompagne le Syane dans la mise en place de Manty…

Je travaille avec vous depuis juin 2023 sur la mise en place de Manty Décision au Syane. Pourriez-vous nous en dire davantage sur votre structure et ses compétences ?

Le Syane est un syndicat mixte ouvert, créé en 1950 et historiquement appelé “syndicat d’électricité pour le département de la Haute-Savoie” ! Composé de 125 agents, il porte diverses compétences pour ses collectivités adhérentes :  électricité, gaz, énergie, éclairage public, réseau fibre optique, bornes de charge…

Vous avez mis en place une direction des systèmes d’informations (DSI), quels étaient ses enjeux autour de la donnée, et pourquoi ce projet décisionnel ? 

Une des finalités de la DSI et des outils métiers mis en place au Syane était de pouvoir mieux exploiter les données métiers, et à terme de pouvoir les « croiser » plus facilement via une plateforme dédiée. Nous souhaitions disposer d’un outil de reporting global qui nous permettrait de piloter l’établissement sur la base d’indicateurs et de tableaux de bord.

Le préalable à cela est d’avoir des outils métiers adaptés, mais leur mise en place s’est avérée longue et parfois complexe, car nos activités diffèrent de celles de la majorité des collectivités. Il s’agit :

• d’outils “sur étagère” que nous achetons tout prêts et sur lesquels nous avons mis des contraintes sur l’accès aux données. Les seules exceptions sont Sedit Finances et Sedit RH pour lesquels nous sommes limités dans le requêtage et dans l'exploitation des données.
• ou, au contraire, d’outils “sur mesure” ou développés avec des prestataires pour lesquels nous avons imposé le stockage des données sur une base que nous pouvons facilement contrôler. L’idée étant de garder la maîtrise de nos données et d’éviter les outils “boites noires”.

Le Syane dispose désormais d’une dizaine de sources de données : plusieurs outils métiers (pour les activités énergie, fibre, GMAO ou encore éclairage public), des bases de données internes, et des fichiers Excel pour certaines activités. 

Une fois toutes ces briques logicielles opérationnelles et les agents formés, il n’a pas été simple de mettre en œuvre un outil qui permette le reporting croisé, et ce, même si le SI a été imaginé afin d’être aussi interopérable que possible.

En attendant la mise en place d’un outil de reporting, nous récupérions les informations de nos logiciels métiers via les outils de requête de Berger Levrault, ou via des extractions des logiciels reconsolidées dans des fichiers Excel. Or, ces derniers avaient une durée de vie limitée, il fallait recommencer l'exercice chaque année, et les évolutions dans le modèle de données pouvaient perturber la cohérence des indicateurs d'une année à l'autre.

Quels ont été les principaux facteurs qui ont motivé le Syane à se doter de Manty Décision ?

Dès 2021, nous avions amorcé la création d’un entrepôt de données interne couplé à un ETL, ce qui a rapidement révélé nos limites dans notre capacité à porter le sujet en interne… Non par manque de compétences, mais plutôt par manque de disponibilité des équipes.

Après une étude de marché poussée pour cerner les enjeux de l’écosystème du reporting, nous avons identifié plusieurs dimensions structurantes pour appréhender le sujet :

• Recueillir et transférer nos données vers les outils métiers, dans la mesure où certains d’entre eux peuvent être « difficilement accessibles ».
• Stocker ces données dans un entrepôt de données sécurisé et évolutif.
• Connaître les modèles de données dont nous ne sommes pas toujours propriétaires. C’est notamment le cas pour nos outils RH et Finances par exemple.
• Permettre la visualisation de ces données via un outil de reporting intuitif.
  

J’ai ensuite réalisé un sourcing et échangé avec des collectivités qui utilisent différents outils. Le choix s’est finalement porté sur Manty Décision pour deux raisons principales :

• L’expertise de Manty sur les données de nos logiciels RH et Finances et sa gestion “intégrée” du requêtage, du stockage et de la restitution des données nous ont largement séduits. Nous avons hésité entre Manty Décision et d’autres solutions plus “techniques” pour lesquelles nous aurions dû trouver l'ingénierie de données pour s'interfacer à nos logiciels RH et comptables, mettre en place et suivre les passerelles des données. Nous avons donc pu externaliser des tâches assez chronophages qui n'apportent pas de plus-value visible pour nos utilisateurs. De plus, je n'ai pas eu besoin de monter en expertise sur ces schémas de données - qui sont quand même un peu compliqués quand on ne les connaît pas - et nous avons évité de consacrer des ressources internes sur ces sujets.
• De plus, cela nous permettait de disposer directement d'une plateforme reporting assez simple, facile d'accès et intuitive. Or, pour moi, c'était un sujet sur lequel nous pouvions rapidement avoir un gain de temps et d’efficacité pour les utilisateurs. Le logiciel nous permettait d’amorcer rapidement la création de tableaux de bord et d’indicateurs en nous appuyant sur les modèles imaginés et réfléchis. Enfin, la plateforme nous permettait d’adresser plus facilement nos décideurs comme les élus ou le Codir.

Nous avions prévu de lancer le projet à l’été 2022, période calme et propice à la réflexion sur des sujets à long terme. Toutefois, des dossiers prioritaires pour d’autres directions sont apparus et le projet est passé au second plan. C’est un peu le challenge pour les services supports qui négligent parfois leurs propres besoins.

Nous avons finalement installé Manty Décision en juin 2023 avec les connecteurs à nos logiciels comptable et RH.

En plus de la connexion à Sedit Finances et Sedit RH, vous avez souhaité développer un connecteur PostgreSQL. À quel usage ce connecteur doit-il répondre ?

Au départ, nous étions intéressés par la fonction d’import CSV. Toutefois, cette dernière ne correspondait pas exactement à notre besoin du fait de limites de taille des fichiers et du processus d’import non automatisable. En effet, nous gérons des volumes de données qui peuvent parfois être importants - comme les données de bornes de charge par exemple - et qui évoluent très régulièrement ! Des imports récurrents et automatisés dans le datalake Manty s’avéraient indispensables, un processus manuel étant trop chronophage et inadapté.

L’idée du connecteur PostGresql est donc partie de ce besoin de piloter ces nombreuses et volumineuses sources de données, issues d’outils métiers peu répandus, voire maison. En requêtant directement dans notre base de données, il nous permet d’agréger et de gérer plus facilement les données que la base contient (éclairage public, énergie, travaux, déploiement de la fibre, etc.), puis de les verser dans Manty Décision pour générer régulièrement des tableaux de bord en ligne ou  en PDF. 

C’est très intéressant pour des structures qui, comme nous, ont les compétences, mais qui n’ont pas suffisamment de ressources pour monter leur propre entrepôt de données et construire leurs outils de reporting. La mise en place d’un connecteur vers une base de données dont nous maîtrisons le contenu nous donne beaucoup de liberté et ouvre le champ des possibles !

Vous avez travaillé avec notre équipe pour développer ce connecteur, comment cela s’est-il déroulé ?

Au départ, j’ai échangé avec différents interlocuteurs chez Manty pour présenter notre idée de connecteur PostgreSQL. À la différence des autres connecteurs, nous n’avions pas besoin que Manty apporte l'ingénierie de la donnée, car nous connaissons bien nos propres données ! Après plusieurs échanges, la décision a été prise de lancer le projet côté Manty, nous avons alors été mis en relation avec Sofiane Lounici, l’ingénieur data qui avait suivi le sujet techniquement depuis le début. Maxime Cherblanc, qui connaît très bien notre base de données, a eu un premier échange technique très efficace et assez rapide avec lui pour décrire le périmètre des données que l'on souhaitait transférer. Et depuis, des échanges réguliers permettent d’avoir une intégration itérative.

Pour en savoir plus sur le travail de co-construction des connecteurs, consultez notre article dédié !

L’enjeu principal était de se mettre d'accord sur le périmètre initial du modèle de données versé dans le data warehouse [Entrepôt de données] qui est arrêté, figé, bien que des ajouts de données sont possibles après une concertation entre le Syane et Manty. Pour nous, c'est comparable à la fourniture d’un gros fichier Excel et nous avons les compétences en interne pour adapter notre base afin que tout soit transparent côté Manty.

Nous n’en sommes pour le moment qu’au début du projet, mais nous sommes confiants et plaçons beaucoup d’espoir dans ce connecteur qui nous permettra de couvrir tous nos outils spécifiques !

Comment se déroule le déploiement d’un tel outil au Syane ?

L'enjeu principal n'est pas tant la technologie, mais comment ces nouveaux outils s'intègrent dans le quotidien des agents et comment ils se les approprient. Bien que nous ayons mis en place les accès aux données, les changements ne sont pas encore perceptibles pour les agents, d'où l'importance cruciale de l'accompagnement de Manty. Le projet débute véritablement maintenant ! Si je peux me permettre une métaphore : nous avons mis les ingrédients, mais il faut maintenant faire monter la mayonnaise. Alors, je n'en fais pas souvent, mais je sais que c'est un subtil mélange d'ingrédients [rires].

Afin d'élargir la portée de cette démarche et d’engager un réel pilotage de l’établissement, il est impératif que le DGS et le Comité de direction s’approprient le sujet et se mettent en relation avec le chef de projet pour réfléchir à l’élaboration de quelques indicateurs pertinents. Cette démarche requiert une étroite collaboration des directeurs de service, du Directeur des Systèmes d'Information (DSI) et du DGS, qui sera chargé de définir en premier lieu les intervenants et les informations pertinentes à cibler.

Notre idée était de commencer sur des cas concrets très opérationnels. Pour le moment, nous faisons des « mini POC » (c’est-à-dire des tests) sur des indicateurs métiers RH et Finances. Pour chacun de ces périmètres, un référent ayant une bonne connaissance des diverses données issues des outils et bases du Syane a été désigné. Ils travaillent directement avec Manty pour élaborer ces indicateurs, en lien avec le chef de projet Syane sur l’infodécisionnel.

Côté RH, par exemple, la mise en place d’un tableau de bord a permis de générer automatiquement des indicateurs sur des thématiques comme les effectifs, l’égalité femme/homme, la masse salariale et sa répartition ou l’absentéisme. Ces indicateurs étaient auparavant préparés manuellement par la directrice des ressources humaines. Cet exercice - de requêtage, de génération de fichiers Excel consolidés avec des tableaux croisés dynamiques, de réalisation de graphes - était répété tous les ans. C’était, pour moi, typiquement le genre de processus chronophage que nous pouvions facilement automatiser avec les connecteurs. Bien que ce ne soit pas une automatisation complète de la génération du RSU, la mise en place rapide d’un tableau de bord a démontré à la DRH la réelle plus-value de l’outil : le travail de création des indicateurs est effectué uniquement une fois pour une utilisation pérenne !

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De même, sur le périmètre financier, nous avons rapidement mis en place des indicateurs de suivi de l’exécution budgétaire afin de faciliter le pilotage de leur activité par les directions et les services. Auparavant, les agents n'étaient pas toujours en contact direct avec l'outil de gestion comptable et financière et passaient souvent par un assistant. Pour captiver nos utilisateurs, il était essentiel que les graphiques soient attrayants et que l'accès soit extrêmement facile. Idéalement, trois clics devraient suffire pour accéder à un tableau. L’idée était donc de leur fournir des indicateurs simples, mais efficaces dans Manty Décision - qui est par ailleurs un outil plus intuitif que le logiciel comptable.

Enfin, le responsable du cabinet a été sensibilisé sur le sujet pour accompagner la démarche et contribuer à l’élaboration des indicateurs à destination des élus. En charge de l’analyse et de la transmission des sujets liés à l’activité du Syane au Président, il nous a sollicités pour la création d’un tableau de suivi personnalisé. 

Le projet est en cours d’implémentation, quelles sont les prochaines étapes ? 

Nous envisageons de mettre en ligne la plateforme via un lien dans notre intranet. Cela permettra dans un premier temps d’atteindre les directeurs, puis certains cadres et/ou chefs de projet.

Nous envisageons également de fournir au Président, et éventuellement à certains élus, un accès à des tableaux de bord afin que chacun ait accès aux informations essentielles à la prise de décision. Nous n’avons pas encore tranché pour un accès en ligne ou pour l’envoi automatisé de rapports PDF [ndlr : fonctionnalité de Manty Décision d’envoi programmé & récurrent des tableaux de bord au format PDF par email].

Y a-t-il des sujets ou thématiques que vous souhaitez particulièrement suivre et piloter ?

Nous avons démarré par des indicateurs par périmètre métier, mais des indicateurs plus « transverses » verront ensuite le jour pour animer la vision collective !

Les thématiques sur lesquelles nous souhaitons nous pencher englobent les domaines financiers et RH. Nous voulons aussi explorer les sujets liés à la fibre optique, aux travaux, et bien d'autres encore. Les pistes ne manquent pas… [rires].

Nous avançons en parallèle sur un outil de SIG qui est un bon vecteur de synthèse d'une partie des informations du syndicat. Si j'étais resté au Syane, j’aurais aimé avoir plus d'interactivité entre les deux outils, de pouvoir encapsuler la donnée cartographique dans les tableaux de bord Manty. C’est pour moi une vraie piste et Maxime travaille de son côté sur l’intégration html/iframe de webcarto pour arriver à ce type de reporting. 

Vous avez un peu manipulé l'outil, est-ce qu'il y a une fonctionnalité que vous avez appréciée ?

Le fait d'avoir une interaction avec les graphiques permet de forer la donnée, on peut aussi afficher une série de données ou la masquer temporairement. C'est précisément le type de fonctionnalité qui rend la plateforme accessible à l'utilisateur. Bien qu'il soit limité par le type de graphique proposé, il peut "jouer" avec ceux qui lui sont offerts grâce à des commandes simples. C'est intuitif : il lui suffit de cliquer pour obtenir une information, sans se poser de questions. 

Vous allez bientôt occuper un poste au sein d’une collectivité. Comment assurez-vous la passation du projet en interne ? Quelles initiatives ont été prises pour garantir une transition sans accrocs ?

Le collègue en charge du SIG - qui a une bonne connaissance des données internes - prend en charge le pilotage du projet pour accompagner les services dans la création de leurs indicateurs et tableaux de bord. Un relais en équipe de direction a également été assuré pour sensibiliser le directeur général des services.

Partez-vous avec le sentiment du devoir accompli ?

Les bases sont posées, le concept a été exposé en Codir et le projet démarre progressivement. Il y a un peu de frustration de quitter un projet comme celui-ci à ce stade, et ce n’était possible qu’après avoir suffisamment structuré et consolidé le SI, un travail de longue haleine qui a duré plusieurs années ! Parallèlement, mettre en place cette démarche atteste d’une certaine forme de maturité du SI, et donc constitue une réelle satisfaction face au travail accompli. Ce sera un catalyseur pour l’avenir, incitant le Syane à mieux s’interroger sur le recueil des données et leur finalité opérationnelle. C’est un travail collectif et de longue haleine !