Des tableaux de bord pour diffuser la culture de gestion dans sa collectivité : le retour d’expérience de Jean-Jacques Fréjaville, DGS de la Ville de Cergy

Cette interview est tirée de l’intervention de M. Fréjaville lors d’un webinaire, animé par Sylvain Pronteau. Propos retranscrits par Aloïce Triviaux-Frenet.

Dès le début de sa prise de poste en tant que Directeur Général des Services à Cergy, une ville dynamique de 65 000 habitants au cœur du Val-d'Oise, Jean-Jacques Fréjaville a mis en place la solution Manty Décision, pour piloter les fonctions Ressources Humaines et financières de la collectivité en s'appuyant sur des tableaux de bord.

Pourquoi avoir mis en place Manty Décision à Cergy ?

Je recevais, chaque jour, des extractions qui peuvent comporter 40 à 80 pages. Que l’on soit directeur général, directeur général adjoint ou directeur, il est difficile de traiter autant d'informations chaque jour, d’autant plus que ces rapports diluent l’information. Quand je suis arrivé à la direction générale de Cergy après avoir mis en place Manty à Vauréal, je ne voulais plus recevoir ces rapports. J'ai donc proposé le déploiement du logiciel à Cergy pour piloter l'ensemble de la collectivité à l'aide de tableaux de bord simples. Nous avons finalement mis en place Décision pour les périmètres Finances et RH en 2022.

Découvrez comment Vauréal pilote la direction générale et le service enfance avec Manty Décision dans une interview !

Concernant les tableaux de bord, lesquels avez-vous mis en place et comment ?

Nous nous sommes basés sur les tableaux de bord pré-construits (modèles de Manty inclus dans le logiciel) pour mettre en place plusieurs tableaux déclinés à tous les niveaux de la collectivité. 

Nous avons par exemple un tableau qui reprend la consommation budgétaire en fonctionnement et en investissement ; et la répartit par politique publique, par type de dépense (011, 012, etc.) ; ainsi que des données RH. L’avantage est qu’une fois créé et mis en place, le tableau est mis à jour automatiquement, ce qui présente un réel gain de temps. On conserve toujours le même tableau et les mêmes données, mais il est décliné selon les destinataires. Par exemple, le maire et la direction générale reçoivent mensuellement un tableau de bord avec des données financières et RH clés sur l'ensemble de la collectivité. En parallèle, les directeurs généraux adjoints (DGA) et les directeurs de services ont un tableau contenant des informations spécifiques à leur direction.

La deuxième section de ce tableau est thématisée, et la contrôleuse de gestion l’agrémente chaque mois avec de nouvelles données. Cela permet aux agents de découvrir les indicateurs que l’on peut obtenir avec Manty Décision sur les différents secteurs de la collectivité et de les engager. En ce moment, nous leur partageons les consommations de fluides, le coût de l’énergie, et des données sur l’absentéisme.

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Nous travaillons également sur d'autres tableaux beaucoup plus fins comme le suivi budgétaire par direction, le suivi des rénovations et réhabilitations ; et petit à petit, nous affinons et découvrons les différentes possibilités offertes par l’outil.

Vous parlez souvent du fait qu'il n’y a pas une manière unique de “faire le pilotage”. À Vauréal, vous êtes entré par le service à la population parce qu'il y avait un sujet, et ensuite, vous avez intégré les finances au projet décisionnel. À Cergy, c'est une autre démarche, c’est un projet qui est plutôt venu de la direction générale. Comment diffusez-vous cette culture de gestion ?

Quand il n’y a pas de problèmes majeurs, il ne semble pas toujours nécessaire et prioritaire de mettre en place cette culture de la gestion financière. Cependant, quand les budgets commencent à se resserrer et que des efforts sont demandés, soit on contrôle, soit on diffuse l'information à tout le monde et chacun contrôle sa consommation - ce qui est plus simple. 

Si la décision vient de la direction générale et qu’elle ne parvient pas à engager ses équipes, cela n’aboutira pas. Ce que nous avons fait à Cergy - et qui a bien fonctionné - a été de montrer aux directeurs ce qu’il est possible de piloter et que ça peut être facilement pris en main, grâce aux tableaux pré-construits fournis par Manty, qui étaient ensuite adaptés à notre collectivité. 

Mais c’est aussi très important de donner des exemples et de rappeler les avantages. Je parle souvent de la mise à jour automatique des données. Le tableau Excel que nous utilisions avant n’était pas mis à jour de façon quotidienne, et cela demandait beaucoup de temps pour extraire les données, les re-traiter et les partager. De plus, avec une solution décisionnelle, les tableaux de bord sont rétroactifs, c'est-à-dire que si vos bases sont bonnes et que vous souhaitez faire un travail rétrospectif de trois ou quatre ans, vous allez pouvoir récupérer ces informations. 

Après ce n’est pas toujours simple de mettre en place ce genre de solution en termes d'acculturation au changement, par exemple notre directrice financière n'aimait pas cet outil au début, mais il a - pardonnez-moi du terme - changé sa vie et elle a fini par l'apprécier.  

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Enfin, nous avons aussi adopté deux approches distinctes en matière de gestion : 

• Les agents qui désirent une analyse approfondie et détaillée ont accès à la plateforme et peuvent aller chercher de nouvelles informations grâce au requêteur. 
• L’ensemble de la collectivité a aussi accès à des tableaux prêts à l’emploi. Leur standardisation et leur automatisation permettent à tout le monde de comprendre aisément les données présentées et de les exploiter. Il était important de considérer que, bien que tous soient des directrices et des directeurs, ils ne sont pas nécessairement des experts financiers, mais doivent toutefois avoir la possibilité d'avoir une lecture simple de leur consommation. C’est extrêmement important pour cultiver cette acculturation à la gestion.

Effectivement, l'acculturation doit être travaillée et si l’intérêt d’un tel outil n'est pas compris et partagé, les tableaux de bord restent lettre morte. Qu'en est-il des élus ?

Lorsqu’on lui a présenté la plateforme, le maire a tout de suite été intéressé par les tableaux. C’était pareil pour les adjoints aux finances et aux ressources humaines, qui étaient tous les deux en demande de ces données. Je pense aussi que l'on va parvenir à l’utiliser en bureau municipal, c'est-à-dire que le tableau de bord au format PDF sera présenté tous les trimestres comme une revue de projets. 

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Et pour la suite ?

Il y a encore quelques connecteurs que nous n’avons pas à Cergy comme celui au logiciel famille, car nous sommes en plein changement de progiciel. Mais, je sais ce qui peut être produit et on le mettra en place quand ce sera terminé. Tout cela est complémentaire avec les connecteurs transverses RH et finances déjà mis en place, et permettra de faire du croisement de données et du calcul de coûts réels.

Cette année, nous ferons aussi pour la première fois la préparation du budget avec Manty Budget. C’est un outil qui va nous permettre de simplifier la préparation du budget et d'aller plus loin dans certaines analyses, avec des axes analytiques comme le budget vert par exemple.

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