Sud Estuaire et le pilotage des RH par la donnée : Interview avec Frédéric Gaume, DRH de la Communauté de communes

Sud Estuaire est une communauté de communes, située dans le département de la Loire-Atlantique, mettant en place une démarche de pilotage des ressources humaines par la donnée avec Manty Décision. Entretien avec Frédéric Gaume, DRH du service mutualisé…

Pouvez-vous vous présenter rapidement ?

Au sein de la collectivité depuis 2003, je suis maintenant DRH d'un service mutualisé ressources humaines qui gère administrativement environ 600 dossiers d'agents pour quatre collectivités et notre établissement de coopération intercommunale (EPCI). Mes missions sont aujourd’hui d’accompagner les politiques RH définies par les élus et la direction, et être force de proposition. J’ai un rôle de conseil auprès des directions générales et des élus des collectivités. Je prépare également le budget RH de chacune des collectivités et assure son suivi. Et enfin, en lien avec mon adjointe, j’encadre le service mutualisé et veille à ce que nos missions répondent bien aux attentes de chaque collectivité.

Je connais bien le métier sur le terrain, car j'ai commencé en tant qu'adjoint administratif, puis j'ai évolué sur tous les postes (en grande partie sur les ressources humaines) pour arriver à mon poste actuel.

Pouvez-vous présenter la CC Sud Estuaire ?

Sud Estuaire est une communauté de communes créée en 1997, qui se situe entre Nantes et Saint-Nazaire, dans l'estuaire de la Loire, et compte un peu plus de 200 agents. 

La collectivité regroupe six communes dont Saint-Brévin-les-Pins, une ville balnéaire, qui, compte tenu de son attrait touristique, fait varier, l’été, le nombre d’habitants de l’EPCI de 30 900 à 60 000 habitants. On doit donc adapter nos services pour pouvoir accueillir et gérer ce nombre d'habitants supplémentaires.

Aujourd'hui, les compétences de Sud Estuaire sont assez larges : on est l’un des établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) ayant le plus de compétences optionnelles. Elles vont de la petite enfance à l'environnement, la voirie, l'assainissement et les ordures ménagères, en passant par la jeunesse et la culture. 

Quels sont les enjeux de la collectivité autour du numérique et de l’utilisation des données ?

Dans un premier temps, la Communauté de communes souhaite moderniser ses outils à destination des agents et des communes membres. Nous avons déployé un parapheur électronique et un intranet, nous sommes en train de finaliser la mise en place d’un portail de congés, et nous prévoyons de mettre en place prochainement un coffre-fort numérique.

Nous avons également des enjeux de simplification et de gestion des données afin de nous permettre de faire des études et prospectives en matière d’évolution des effectifs (pyramide des âges, GPEEC, etc.), d’égalité femmes-hommes, et de répondre aux diverses enquêtes et bilans liés à la gestion du personnel.

Pour ce faire, nous souhaitons avoir accès à des tableaux de bord simples à utiliser, que nous  puissions mettre à jour assez facilement, afin d’éviter le recours à l’outil bureautique comme Excel ou d’aller chercher des données et de les retraiter.

L’objectif de ce projet avec Manty, c'est donc de faciliter la gestion et les décisions RH que nous devons prendre. 

Pourquoi avoir pris une solution décisionnelle ? Quels étaient les problèmes rencontrés dans la collectivité ?

Nous nous sommes tournés vers Manty pour les tableaux de bord RH, puisque c'était notre besoin principal. Notre logiciel RH ne disposant que de très peu de tableaux de bord ou de possibilités d’extraction de données, notre fournisseur nous avait alors vendu BusinessObjects en parallèle. Avec BusinessObjects dont je connaissais parfaitement le fonctionnement et l'utilisation, j’avais accès à toutes les données RH. Je pouvais les extraire dans tous les sens et alimenter des tableaux de bord réguliers. Il y a trois ans, le fournisseur de logiciels a décidé d'abandonner BO et du jour au lendemain, j’ai complètement perdu l'accès à mes données. À partir de ce moment-là, j'ai passé beaucoup plus de temps - pour réaliser mes enquêtes et statistiques - à rechercher les données et à les ressaisir manuellement.

Nous avons alors cherché une solution “de repli” pour remplacer BO. Après une présentation de l’outil Manty, et après avoir vérifié avec notre service informatique la faisabilité au niveau sécurité et enfin au niveau technique, la décision a été prise de choisir Manty. La présentation de la solution nous avait rapidement séduits par son ergonomie et sa facilité d’utilisation.

Comment s’est déroulé le projet, depuis la feuille de route jusqu'à l’utilisation aujourd’hui ?

On a eu plusieurs contacts avec des chefs de projets Manty : d'abord pour nous former à son utilisation puis pour développer progressivement nos propres tableaux de bord RH. On est actuellement dans une phase de finalisation et de fiabilisation des données pour pouvoir ensuite mettre à disposition les tableaux de bord (masse salariale, absentéisme, etc.) dans un premier temps à la Direction Générale de la Communauté de Communes. Nous prévoyons dans un second temps de les déployer pour la commune de Saint-Brévin-les-Pins. Nous sommes toujours bien accompagnés par les équipes Manty ! 

Quels usages allez-vous faire de Manty Décision dans la collectivité ?

Nous avons pris uniquement le connecteur RH, car nous avions un vrai besoin sur ce périmètre. Aujourd’hui, notre usage est plutôt de récupérer des données et de suivre divers indicateurs. Manty Décision va aider à suivre l’évolution des effectifs, de la masse salariale, de la pyramide des âges… L’outil va également nous permettre de répondre à diverses enquêtes externes liées à des obligations réglementaires, comme les bilans sociaux, le rapport égalité femme-homme, ou encore à préparer les éléments nécessaires au débat d’orientation budgétaire.

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L'intérêt que j'y vois ? Une fois qu’il y a des tableaux de bord qui fonctionnent, on a juste à rafraîchir les données en fonction de la période qui nous intéresse. Cela représente un vrai gain de temps. Il est également intéressant que l’on puisse transmettre facilement des tableaux de bord sous format Excel ou PDF à la direction ou à d'autres personnes qui pourraient en avoir besoin. 

Que pensent les agents utilisateurs de la plateforme ? 

Pour l’instant, nous sommes deux à utiliser la plateforme. Elle nous paraît assez facile d'utilisation, la présentation est assez ludique et sympa, ça donne envie de s'approprier l'outil.

On tâtonne un peu les premières fois que l’on crée des tableaux de bord, mais une fois qu'on est habitué à utiliser Manty Décision et qu’on a compris la logique, c'est assez facile. Il n'y a pas de souci.

Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez le plus ? 

J'utilise pas mal le requêteur. Comme je suis curieux et toujours à la recherche de nouvelles requêtes, j’essaye et j’expérimente. Ça me permet aussi de vérifier si l'outil répond bien à mes attentes. Si je n’obtiens pas le résultat attendu, je peux en parler au chef de projet qui nous accompagne. Souvent, c'est moi qui ai mal écrit la requête sur un petit détail en fait. D'autres fois, c'est peut-être un besoin particulier que nous n’avons pas abordé avec le chef de projet, et qu’il faut qu'on déploie techniquement avec un ingénieur Manty.

Je fais aussi beaucoup d'exports de données depuis Manty. L’avantage, c'est que l'outil permet à la fois de sortir des graphiques PDF et de pouvoir sortir les données sous format Excel. Les clés d’entrée sont intéressantes. 

Quelles sont les évolutions à venir entre Manty et la CC ?

Dans les prochains mois, on va déployer un maximum de tableaux de bord liés aux enquêtes que nous devons remplir et qui sont obligatoires. Ensuite, notre idée serait plutôt de proposer un tableau de bord de suivi RH aux directrices générales des petites communes, et voir si ça peut les intéresser. 

Par la suite (il faut qu'on le valide avec la direction), je pense que nous verrons quels tableaux de bord peuvent être mis en place avec les responsables de service. En effet, donner des infos un peu plus poussées aux chefs de service - telles que l'évolution de leurs effectifs, l'évolution de l’âge - pourra permettre de les responsabiliser un peu plus sur la gestion RH et sur le budget. L’objectif serait aussi de réfléchir ensemble à l'avenir de leur service, voir comment on envisage les recrutements et les départs en retraite. Nous allons prochainement être confrontés à une augmentation des départs en retraite, donc je souhaite aussi sensibiliser à la gestion prévisionnelle des compétences (GPEC).

Enfin, faire de la prospective avec Manty, en termes d'effectifs et de masse salariale, ça pourrait être intéressant aussi !

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‍Propos recueillis par Aloïce Triviaux-Frenet