Préparer sereinement le budget de sa collectivité en mode projet

Déjà présente depuis longtemps dans le budget de l’Etat et d’autres administrations, la conception du budget par projet - aussi appelée par action, opération, mission ou encore politique publique - répond aux nouvelles attentes des citoyens : efficacité, qualité du service public, transparence et vision à long terme. Pour ces raisons, les communes et intercommunalités sont de plus en plus nombreuses à souhaiter sauter le pas.

Souvent envisagé comme un exercice essentiellement juridique et comptable, le processus budgétaire est pourtant le principal outil de gestion des collectivités et doit permettre une vision transversale du coût des politiques publiques. Loin de s’opposer à la nomenclature budgétaire, la préparation par projet dépasse et enrichit celle-ci.

Le but ? Faire de cet exercice contraint le moment d’une réflexion approfondie sur l’allocation des ressources aux politiques publiques et sur les objectifs, les moyens et les résultats de celles-ci.

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Pourquoi préparer son budget par projet ou action ?

1. Faciliter la procédure de préparation budgétaire

Le budget par projet ou action est d’abord, tout simplement, un moyen d’assouplir et de fluidifier la préparation, en rendant le budget :

• Plus facile à concevoir pour les services.

Les services peuvent faire leurs propositions sans se préoccuper de catégories comptables, dont ils ne sont pas spécialistes. La direction financière ou une cellule comptable déconcentrée se charge ensuite de classer les inscriptions, ce qui évite à la fois une perte de temps importante et de possibles erreurs.

Ce fonctionnement favorise également la collaboration entre les services travaillant sur des projets transversaux : il donne à tous un langage commun qui responsabilise et autonomise les acteurs.

• Plus facile à arbitrer pour les élus.

Les réunions d’arbitrages sont encore souvent trop centrées sur une approche comptable par nature ou service - bien que de nombreuses collectivités les enrichissent déjà avec des axes plus analytiques.

Or, dans un environnement financièrement contraint, les élus doivent réaliser des arbitrages de plus en plus fins, à partir d’informations complexes. La préparation par projet regroupe les lignes comptables autour d’axes politiques cohérents ou de besoins ciblés. Elle rend lisible le sens de chaque inscription et évite les mauvaises surprises lors de l’exécution. Les élus peuvent clore la préparation en étant certains de l’adéquation du budget proposé avec leurs priorités politiques.

2. Faire du budget un véritable outil de pilotage, en adéquation avec la volonté politique des élus et à même d’améliorer l’efficacité et la transparence de l’action publique

Au-delà de la réunion d’arbitrage, la préparation par projet met en lumière le lien entre lignes budgétaires et effets concrets pour la collectivité et les administrés. Les élus peuvent ainsi mettre en avant leurs priorités politiques et les illustrer par des projets bien définis. Cette lisibilité accrue permet aussi d’assurer que le vote du budget par l’assemblée délibérante soit un acte politique, propice au débat.

Le budget par projet est aussi un outil de pilotage, dépassant le cadre annuel de l’exercice budgétaire. Il complète et améliore la mise en œuvre du Plan pluriannuel d’investissement : loin de se résumer à un exercice technique, sans grande portée en termes de gestion et de pilotage, la préparation budgétaire offre ainsi une vision d’ensemble et sur le temps long.

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La budgétisation par projet traduit également une gestion orientée vers les résultats. Elle oblige à sortir d’une logique de reconduction annuelle des crédits et favorise la maîtrise des dépenses - chaque dépense étant réfléchie et mise en perspective avec l’efficacité de la politique et l’équilibre global du budget.

Enfin, le mode projet renforce la transparence en rendant visible l’impact global de chaque projet ou action, en termes financiers et de résultat. De document technique, le budget devient un outil d’information et de pédagogie à destination des citoyens. Ce fonctionnement est aussi intéressant pour les collectivités qui proposent un budget participatif, puisque ceux-ci se déclinent sous la forme de projets proposés par les citoyens.

Comment préparer son budget par projet avec Manty Budget ?

Manty Budget permet de travailler et visualiser l’intégralité de votre budget par projet (appelés "opération sur la plateforme"), en fonctionnement comme en investissement. La plateforme permet d’éviter des saisies supplémentaires et les retraitements chronophages que supposerait la réalisation d’un budget par projet sans outil spécifique. Elle apporte aussi une souplesse que ne possèdent pas les systèmes informatiques financiers, où il est difficile de modifier la nomenclature analytique ou encore d’accéder à une vue consolidée des dépenses et des recettes transversales.

En amont de la préparation, les différents projets sont automatiquement importés sur la plateforme depuis le logiciel comptable. Ces projets peuvent être issus du Plan pluriannuel d’investissement (PPI), comme par exemple la rénovation d’un bâtiment municipal. Il peut aussi s’agir de projets d’investissements plus routiniers, tels que le remplacement de certains équipements informatiques, ou encore de projets de fonctionnement - par exemple l’organisation des conseils de quartier, ou d’actions en faveur du social ou de l’environnement.

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1. À l’étape de saisie des services, les services saisissent leurs inscriptions une par une, comme ils en ont l’habitude.

Chaque inscription est reliée à un projet. En revanche, les services ne sont pas obligés de classer les inscriptions selon la nomenclature comptable - sauf si la collectivité souhaite conserver cette manière de fonctionner. Ils peuvent également enrichir leurs projets de descriptions afin de détailler le contenu du projet, ses objectifs au regard du projet de mandature, son degré de priorité, les critères d’évaluation pour l’année n et un retour sur l’année n-1 le cas échéant, etc.

Reprenons l’exemple des conseils de quartier. Chacun des services concernés va inscrire les dépenses qu’il prévoit : entretien du matériel informatique, communication auprès des citoyens, prestation musicale pour une fête de quartier…

2. La direction financière peut voir l’ensemble des projets, ainsi que la liste des services concernés par chacun d’entre eux, depuis l’espace qui lui est réservé

À cette étape, la direction financière (ou la cellule comptable du pôle) peut facilement identifier les doublons ou les inscriptions manquantes - par exemple, le financement de flyers informant sur les réunions du conseil de quartier a été oublié ou, au contraire, budgété pour deux gestionnaires différents.

Elle peut aussi examiner les inscriptions non reliées à un projet pour identifier le projet pertinent, le cas échéant, ou juger si l’inscription a toujours lieu d'être cette année.

Elle complète ensuite les saisies avec la nomenclature comptable - en d'autres mots, elle décline comptablement les demandes des services.

La direction financière peut alors préparer, à partir de la vue par projet et de la vue comptable, des analyses et des présentations afin d’instruire et consolider les demandes des services.

3. Lors de la conférence d’arbitrage, le budget est présenté par projet, en plus de la présentation habituelle par gestionnaire et par nature comptable.

Pour chaque service, les élus et le DAF peuvent examiner les dépenses et les recettes liées à chaque projet, les équilibres, et les impacts sur les autres gestionnaires. Ils peuvent aussi réaliser des simulations et voir l'impact sur l'équilibre total du budget et sur les ratios financiers de solvabilité. Supposons que les élus décident de prioriser l’organisation de la fête de quartier : le directeur financier peut directement valider les inscriptions afférentes.

Une fois l’arbitrage terminé, les projets sont exportés vers le logiciel financier. Le suivi de l’exécution peut ainsi lui aussi être réalisé projet par projet.

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Conclusion

Le budget par projet permet une compréhension claire de ce que réalise une collectivité - comment elle affecte ses ressources, dans quels buts et pour quels résultats. En rendant le budget lisible, cette conception permet aux agents comme aux élus de maîtriser le processus budgétaire, en enrichissant et en structurant l’information. En parallèle, ce travail permet enfin de consolider la qualité comptable dans une démarche de type certification des comptes, ou GBCP.

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