Mise en place de Manty Budget dans la ville de Plaisir, le retour d'expérience de Raphaël Simon, DAF

Cette interview est tirée de l’intervention de M. Simon lors d’un webinaire, animé par Lucile Delaigue. Propos retranscrits par Aloïce Triviaux-Frenet.

En 2022, Plaisir, ville des Yvelines de 30 000 habitants, se dote de Manty Budget. Simplification du processus, partage de l’information aux élus, fluidification de l’arbitrage : Raphaël Simon, Directeur des finances et des achats de la ville, revient sur la mise en place du logiciel dans sa collectivité. 

Comment se passait la préparation budgétaire à Plaisir avant Manty Budget ? 

Avant, je pense que c'était un peu comme toutes les collectivités, c'est-à-dire que nous faisions saisir les services dans Ciril puis nous réalisions des extractions sur Excel. Elles étaient utilisées comme supports pour les arbitrages budgétaires.

Ce fonctionnement nous posait plusieurs problèmes : 

• Chacun avait sa version du fichier, qui était retravaillé et modifié. Lors des arbitrages, personne n'avait les mêmes chiffres. 
• Les réalisés n'étaient pas à jour, car nous faisions les saisies en septembre et les arbitrages se déroulaient en octobre et en novembre. Nous étions ensuite obligés, en arbitrage, de nous reconnecter à Ciril pour vérifier certains chiffres.
• Nous devions remettre à jour les données dans le fichier Excel et dans Ciril entre chaque séance d’arbitrage, ainsi qu’à la fin du processus, pour que tout soit cohérent. 
• Les temps de saisie dans Ciril comme dans Excel étaient très élevés.
• Nous n’avions pas l’historique des modifications effectuées.
• Nos élus n’étaient pas impliqués dans la préparation budgétaire, il y avait un manque de communication et de collaboration.

Comment s’est passée la mise en place de Manty Budget ? 

La plateforme a été mise en place en juin ou juillet 2022 pour une saisie des services en septembre. Pour être préparé à l’arrivée du logiciel, l'ensemble des agents de la direction des finances a suivi une formation à la fin du mois de juillet.

Nous n'étions, au départ, pas sûrs de faire passer tout le monde sur le nouveau logiciel dès la première saisie, mais nous avons finalement décidé que la plateforme était assez simple d’utilisation et ergonomique pour déployer à tous les services. Nous avons proposé aux directeurs d’essayer le nouveau logiciel et d’organiser des formations s’ils en ressentaient le besoin. Finalement, nous avons eu une dizaine de directions qui ont effectué des saisies, sans formation spécifique, sur une période de quinze jours et c’était intuitif. Évidemment, nous avons eu des questions, mais rien de bloquant.

Vous aviez auparavant des difficultés à associer les élus, comment ont-ils été intégrés dans le processus ? 

Les élus avaient accès à la plateforme en lecture seule sur leur budget. Même ceux qui ont habituellement moins de relations avec leur directeur se sont pris au jeu. Ils se sont connectés et se sont familiarisés avec le budget des directions avant les arbitrages. Ils étaient donc autonomes et pouvaient désormais vérifier les chiffres en direct. C’était par exemple le cas de notre élu aux finances qui était tout le temps sur Manty durant la préparation des services. 

Finalement, donner aux élus un accès à la plateforme fut beaucoup plus simple que de faire des points hebdomadaires sur l’avancée de la préparation budgétaire, qui nécessitaient de ressortir un tableau Excel et de refaire un mail complet à chaque fois. 

Avez-vous utilisé des supports papier ?

Nous avons décidé de supprimer toutes les impressions. Auparavant, chaque tableau était imprimé en dix exemplaires, ce qui était catastrophique. Cette année, nous avons choisi de projeter la plateforme, et cela a très bien fonctionné.

Les collectivités utilisatrices de Manty Budget peuvent également choisir d’imprimer les argumentaires. 

L’autre avantage était que le logiciel, qui était la seule source de données, se mettait à jour automatiquement tout en conservant l’historique des modifications. Il n’y avait donc plus de discussion lorsque quelqu’un disait "ce n'est pas le bon chiffre" ! 

Comment se sont déroulés les arbitrages ? 

Dans les lettres de cadrage, nous avions fixé l'objectif de ne pas inscrire des dépenses supérieures à celles de l'année précédente sur les charges générales (le chapitre 011). En début d’arbitrage, nous avons utilisé l’onglet “Analyse” qui offre une vision d'ensemble du budget par service et permet de comparer la variation des montants saisis en dépenses et recettes à ceux de l’année précédente.

Par la suite, nous avons utilisé l’onglet dépenses/recettes pour examiner le budget ligne par ligne et effectuer un arbitrage complet. Durant cette première séance d'arbitrage avec les directions générales, nous avons arbitré un grand nombre d’éléments, et finalement, nous n'avons laissé qu'un petit nombre de lignes à arbitrer pour les élus. Par exemple, nous avons rapidement passé en revue les petites dépenses, comme les impressions à 50 euros. Avec les élus, nous avons étudié les points un peu bloquants ou importants qui devaient encore être arbitrés. 

À la fin des arbitrages, nous sommes retournés sur l’onglet analyse pour visualiser le résultat de l’arbitrage et vérifier si nous étions bien en accord avec le cadrage initial. 

Quelles fonctionnalités avez-vous les plus utilisées ?

Comme mentionné un peu plus tôt, j’ai beaucoup utilisé l’onglet analyse. J'ai également trouvé l'espace DAF très pratique. Il contient le total par chapitres, ce qui élimine le besoin de faire des extractions et de concevoir des tableaux croisés dynamiques. Là, on a tout, tout de suite. 

Est-ce qu’il y a des fonctionnalités que vous souhaitez utiliser l’année prochaine ? Je pense notamment à la création d’opérations brouillon sur le module.

Les opérations orphelines sont des opérations créées dans Manty qui permettent de proposer une opération plus rapidement sans avoir recours au logiciel comptable. L’opération sera ajoutée dans le logiciel financier une fois arbitrée. 

Nous avons utilisé les opérations Manty en phase d’arbitrage, car il y avait des éléments que nous avions oubliés et que nous avons ajoutés à ce moment-là. Nous ferons la même chose l’année prochaine pour éviter de recréer une opération dans Ciril à chaque fois qu’une nouvelle opération se présente, sachant que nous ne conservons que la moitié de ce qui est proposé. 

Nous souhaitons également utiliser les argumentaires. Pour le moment, cela n'a pas encore été intégré dans nos pratiques et seules deux directions l'ont mis en place, mais nous leur avons demandé de les intégrer à Manty pour la prochaine préparation budgétaire.

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Vous souhaitez en savoir plus sur Manty Budget, consultez la page dédiée à notre solution de préparation budgétaire collaborative ou prenez rendez-vous avec un de nos chargés d'affaire pour une démonstration de l'outil !

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