4 étapes pour un déploiement réussi d’une solution de préparation budgétaire

La mise en place d'un nouvel outil informatique dans une collectivité est une tâche complexe qui peut être grandement simplifiée grâce à une méthodologie minutieuse et rigoureuse.

Dans cet article, nous vous présentons comment les équipes de Manty accompagnent les collectivités dans le déploiement de Manty Budget, notre solution de préparation budgétaire collaborative. De l'installation du logiciel à sa mise en place, en passant par les formations personnalisées et le support continu, nous vous partagerons nos bonnes pratiques pour vous aider à réussir cette transition de manière fluide et efficace.

1. Installation technique initiale

Description : La première étape consiste en l'installation technique de la solution. Cette phase est cruciale, car elle prépare la plateforme pour réaliser toutes les étapes suivantes.

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Pourquoi ? : L'installation technique permet de s'assurer que le logiciel est correctement intégré aux systèmes existants de la collectivité, garantissant ainsi un fonctionnement optimal dès le départ.

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Détails :

- Nos ingénieurs contactent la direction des systèmes d'information (DSI) pour établir les connexions nécessaires avec vos logiciels métiers (comme Civil finance, Astre, Sedit, etc.) et les bases de données existantes.

- Création et configuration de votre plateforme personnalisée.

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2. Initialisation et personnalisation de la plateforme

Description : Une fois la plateforme installée, elle doit être initialisée et personnalisée selon les besoins spécifiques de la direction financière.

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Pourquoi ? : Cette personnalisation assure que le logiciel répond précisément aux exigences comptables de votre collectivité, avant d'être présenté à la direction financière pour validation et ajustements finaux, facilitant ainsi son adoption par les utilisateurs.

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Détails :

- Envoi d’un questionnaire technique pour recueillir les informations relatives à votre mode de saisie budgétaire (normes comptables, budgets concernés, méthodes d'initialisation).

- Configuration de la plateforme en alignement avec votre calendrier de saisie et vos procédures internes.

3. Formation de la direction financière

Description :  Une formation complète est délivrée à la direction financière afin de leur permettre de maîtriser l'outil (gestion des utilisateurs, compréhension des onglets...), de réaliser les derniers paramétrages (choix des fonctionnalités à utiliser, personnalisation de l'affichage...) et de comprendre le fonctionnement selon les différentes étapes budgétaires (saisie, arbitrage, voté, budget supplémentaire...).

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Pourquoi ? : Une formation complète assure que tous les administrateurs et la direction financière prennent en main la solution tout au long de la préparation budgétaire. L'essentiel est de pouvoir comprendre le cheminement, exploiter les fonctionnalités clés et se projeter dans l'utilisation long terme.

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Détails :

- Formation des administrateurs : gestion des utilisateurs, saisie des services/gestionnaires, vue spéciale pour la direction financière, ratios financiers, vision globale des phases budgétaires.

- Validation des données remontées : noms des budgets, lignes budgétaires, noms des services/gestionnaires.

- Choix des personnalisations : affichage des tableaux, argumentaires.

- Validation des fonctionnalités présentées lors des formations des gestionnaires/services : opérations, statuts, inscriptions orphelines, etc.

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4. Formation des gestionnaires de saisies et utilisateurs

Description : Organisation de créneaux de formations d'1h30 pour les responsables de saisie afin de présenter les principales fonctionnalités et l'ensemble de la solution, suivis d'un accompagnement basé sur les guides utilisateurs et le support client de la plateforme.

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Pourquoi ? : Cette phase permet de faciliter la compréhension, l'adoption et l'utilisation de la solution par vos responsables de saisie, cette phase de formation est essentielle pour la mise en place de la solution dans votre collectivité. L'équipe Manty veille à la bonne intégration de la solution dans votre collectivité sur l'ensemble des étapes.

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Détails :

- Démonstration du parcours de saisie et mise en situation réelle (saisie par les gestionnaires)

- Formation sur la mise en place et le partage d’argumentaire

- Les utilisateurs auront ensuite accès à l’enregistrement de la session pour visionnage en replay, aux supports de formation en ligne (Vidéo et documentation) et au chat de support

- Accompagnement long terme avec des sessions de formation “rappel” et l’envoi d’une newsletter mensuelle avec nos évolutions logicielles.

 - Formation personnalisée et validée en amont avec la direction financière sur le parcours de saisie en tant que responsable de saisie

- Précision des fonctionnalités obligatoires ou optionnelles et à utiliser ou à ne pas utiliser

- Présentation des supports supplémentaires : guides utilisateurs, vidéos tutorielles, support chat, formation de rappel tous les ans, club utilisateurs, newsletters clients avec nos évolutions etc.

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Après validation des vérifications initiales, le déploiement de l'outil est progressivement étendu à l'ensemble des utilisateurs, en fonction des besoins spécifiques de chaque service. Une communication efficace et un accompagnement continu sont essentiels pour garantir une adoption fluide du logiciel, avec des sessions de formation supplémentaires et des ressources à disposition. Enfin, un suivi régulier et une évaluation continue permettent de recueillir les retours des utilisateurs et d'ajuster les fonctionnalités afin de maintenir un haut niveau de satisfaction et d'efficacité dans l'utilisation de l'outil.

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Conclusion

Un déploiement réussi repose sur une planification stratégique, des objectifs clairement définis et une évaluation continue, soutenus par une communication forte. Les équipes de Manty accompagnent au quotidien leurs clients dans la mise en œuvre de cette méthodologie pour garantir un déploiement efficace et pérenne de leurs solutions logicielles. Si vous utilisez Manty Budget et souhaitez étendre son utilisation, ou si vous envisagez de devenir client, contactez-nous pour discuter de vos besoins et découvrir comment nous pouvons vous aider à déployer une solution de préparation budgétaire.

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