Notre approche de la préparation budgétaire pour les conseils départementaux

Collectivités aux budgets importants et complexes, les départements n’ont pourtant que peu modernisé leurs processus et leurs outils de préparation budgétaire. Alors qu’ils manient des budgets totalisant 70 milliards d’euros en 2021 selon l’ADF, leurs services font face à des obligations réglementaires et des attentes croissantes de la part des élus, aussi bien en termes de qualité des comptes que de lisibilité du budget.

Depuis 2020, nous développons notre module Manty Budget, un outil d’aide à la préparation budgétaire à destination du secteur public, aujourd’hui capable de répondre aux besoins des départements.

Mais quels sont ces besoins spécifiques des conseils départementaux ? Et quelle est notre approche pour y répondre ? Nous y répondons dans cet article en 3 parties : garantir l’accès aux données, simplifier les processus, assurer la qualité et la fiabilité des comptes.

1. Garantir la sécurité et l’accessibilité des informations budgétaires

L’utilisation d'outils qui ne sont pas dédiés à la préparation budgétaire pose un risque considérable en matière de sécurité de l’information. Traditionnellement, les services départementaux naviguent entre de multiples fichiers Excel et de traitement de texte, des mails, des discussions au téléphone…Les informations ne sont centralisées dans le logiciel financier qu’en fin de processus – et seulement en partie. Les sources d’erreur sont donc nombreuses : ligne effacée par erreur ou cachée dans un tableau Excel, information prise en compte dans le système financier mais oubliée dans un rapport ou une synthèse… Les questions et argumentations, précieuses pour la prise de décision, ne sont pas toujours centralisées, au même titre que les arbitrages réalisés lors des différentes séquences de la préparation.

Or, les départements manient chaque année plusieurs milliers de lignes de budget, auxquelles sont associés des millions d’euros. En conséquence, les cellules comptables et la direction financière consacrent un temps considérable à la fiabilisation et la consolidation des informations. Et malgré ce travail, il est fréquent que les chiffres du président, du DAF ou encore du DGS diffèrent au moment de la conférence d’arbitrage.

Le département de la Savoie, qui a participé à l’expérimentation de la certification des comptes, a recensé et décrit l’ensemble de ses processus. Ce travail préparatoire a, entre autres, invité à « une plus grande automatisation et une plus forte intégration des outils informatiques [pour] sécuriser les flux de données comptables et [pour] limiter les erreurs – et donc les risques – de saisie et d’enregistrement ». Pascal Bellemin, dans Gestion & Finances publiques, 2022/1.

La procédure traditionnelle manque aussi de souplesse et de réactivité : une fois la préparation du budget bien avancée, la capacité des services financiers à mettre à jour des lignes budgétaires – par exemple pour prendre en compte une nouvelle prévision du montant de la CVAE - devient très limitée. Certains départements sont ainsi pratiquement incapables de modifier leur budget plus d’un mois avant le vote.

Pour répondre à cette problématique, Manty Budget centralise l’ensemble de la procédure sur une plateforme unique. À tout moment de la préparation, les directions accèdent à leurs propositions budgétaires. Tant que le budget n’est pas voté, le DAF peut ouvrir et fermer les saisies, et prendre en compte les arbitrages. Chaque action – ajout ou modification d’une inscription budgétaire ou d’un argumentaire, arbitrages successifs – est historisée.

Par ailleurs, les services financiers doivent produire des informations compréhensibles à partir de la donnée contenue dans leur logiciel ou d’autres supports. Ces informations leur sont nécessaire chaque année pour :

• Mettre en place un cadrage budgétaire, puis évaluer les demandes des services et leurs argumentaires.
• Produire des synthèses en amont des réunions avec les directions et des conférences d’arbitrage.
• Produire les rapports obligatoires, tels que le Rapport d’orientation budgétaire, le rapport sur l’égalité entre les femmes et les hommes, etc. Certains départements, comme les Hauts-de-Seine, ont même fait le choix de publier leurs jeux de données relatives au budget primitif en Open data.

Quel était le budget et le taux d’exécution de chaque service, ou de chaque projet de politique publique, lors de l’exercice précédent ? Des circonstances nouvelles sont-elles apparues ? Pour répondre à ces questions, les services financiers s’appuient généralement sur le requêteur de leur logiciel métier ou sur Business Object, couplé à des retraitements sur Excel.

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Ce processus est extrêmement chronophage. Il crée aussi une dépendance aux agents « experts » dans le requêtage et ne permet pas non plus un accès à des données à jour : ces retraitements sont effectués de manière ponctuelle, alors que la préparation budgétaire s’étend sur plusieurs mois.

Pour pallier ce problème, l’extraction des données pertinentes et la production de graphiques peuvent être automatisés. Ainsi, l’espace de Manty Budget réservé aux services permet de comparer directement leurs propositions au cadrage indiqué par les services financiers. La plateforme est dotée d’un onglet « analyse », dans lequel s’affichent automatiquement les montants proposés par gestionnaire, nature et fonction, une comparaison avec les budgets antérieurs ainsi qu’un fléchage des dépenses vers les différents projets du département.

Si le département est également doté de la solution décisionnelle Manty Décision, les agents peuvent intégrer des graphiques plus poussés dans leur argumentaires. Le temps ainsi gagné permet de soulager les cellules comptables souvent surchargées, et de faire monter la puissance d’analyse du département.

De son côté, le DAF accède à une synthèse du budget depuis un espace réservé : il peut y consulter des ratios financiers (total des dépenses ou recettes par chapitre, total des dépenses de gestion courante, des dépenses d'ordre...mais aussi indicateurs d'épargne). A l’issue de la préparation, le budget est ré-importé en un clic dans le logiciel financier afin de créer la maquette et de suivre l’exécution.

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2. Simplifier les processus et améliorer la collaboration entre les parties prenantes

L’utilisation d’une plateforme collaborative permet de remettre la conception du budget au cœur du travail des services et de partager plus largement la compétence budgétaire – un avantage du point de vue managérial. Les services peuvent faire preuve d’une véritable implication dans un processus qui peut facilement susciter des tensions.

Pour cela, l’outil doit avant tout être facile d’utilisation, ne pas nécessiter de formation longue et limiter au maximum les tâches fastidieuses, telles que les saisies multiples ou l’utilisation d'outils multiples parfois difficiles à prendre en main. Au contraire, la partie technique doit s’effacer au profit de l’utilisateur et de ses compétences métier. L’outil doit aussi donner facilement accès à toutes les informations nécessaires aux agents. Ceux-ci ont, entre autres, besoin de connaître l’avancement de leur consommation du budget de l’année en cours à tout moment et de pouvoir consulter une synthèse de leurs propositions saisies. A défaut, les services tendent généralement de reproduire le budget de l’année précédente : notre hub budgétaire a donc également un rôle pédagogique.

Son avantage est aussi de permettre de travailler simultanément sur plusieurs séquences budgétaires. Les services financiers peuvent par exemple préparer le budget primitif du département tout en avançant en parallèle sur le budget supplémentaire de l’exercice précédent, sans risque de confusion.

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3. Assurer la fiabilité et la qualité des comptes

La préparation budgétaire des départements fait également face à un enjeu de qualité comptable. Les départements sont généralement des collectivités matures en termes de pilotage budgétaire et de fiabilisation des comptes, et se placent dans une logique de long terme.

En effet, leurs budgets d’investissement importants et la dépendance de leurs recettes à la situation économique – le fameux « effet ciseau », avec les dépenses d’aides sociales d’un côté, et des recettes sensibles à la conjoncture telles que les DMTO et la CVAE – impliquent de reposer sur des données fiables et complètes.

Dans un article de la Gazette des communes, le directeur des finances du conseil départemental de la Meuse estime que “la qualité comptable permet de dégager des marges de manœuvre ou de ne pas supporter de dépenses inutiles”.

Leurs outils et méthodes de préparation budgétaires, en revanche, restent limités. S’ils ont pris tôt le virage de la dématérialisation – en interne et dans leurs relations avec les usagers, notamment dans le domaine de l’action sociale -, les départements font aujourd’hui face à un enjeu de modernisation des outils et des approches. Les logiciels comptables, par exemple, n’ont pas réellement été conçus pour préparer et exécuter un budget complexe.

Les départements déploient également des approches novatrices en matière de comptabilité analytique. Néanmoins, à l’heure actuelle, celle-ci reste chronophage et rarement exploitée à son plein potentiel en raison de la rigidité des logiciels financiers et des contraintes de ressources.

Manty Budget facilite la mise en œuvre de cette comptabilité : vous pouvez relier les inscriptions budgétaires aux opérations directement sur la plateforme, ce qui évite de devoir s’appuyer sur des tables de correspondances afin de pouvoir présenter un budget compréhensible aux élus départementaux.

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Pour cela, notre outil permet également une conception du budget qui intègre une ventilation efficace par opération ou politique publique dès le début de la préparation. Vous pouvez directement saisir le budget par opération sur la plateforme avant de le transcrire suivant la nomenclature comptable, sans devoir passer par des tableurs Excel. Plus besoin, donc, de réaliser de multiples retraitements pour constater l’ensemble des dépenses et des recettes afférentes à un centre de coût ou une politique publique. Cette conception permet aussi de réaliser facilement un “budget vert”, comme le font par exemple la Mayenne depuis 2021 (avec près de 43 millions d’euros de dépenses “favorables” en 2022), et maintenant son SDIS.

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Concernant les projets impliquant plusieurs directions, la direction financière peut facilement s’assurer qu’ils n’ont été oubliés dans aucun des services concernés grâce à une vue transversale, et zoomer sur les budgets prévus par chacun d’entre eux. La plateforme permet également de faire varier les axes analytiques (ce que ne permet pas le logiciel financier) grâce à un système de “catégories” personnalisables.

Enfin, Manty Budget intègre directement le Plan pluriannuel d’investissement. Les décideurs peuvent constater l’ensemble des dépenses prévues et des services concernés sur plusieurs années, l’échéancier des AP/CP et les reports à prendre en compte.

Ainsi, les élus accèdent à un budget lisible, contextualisé et anticipant les années à venir. En conférence d’arbitrage, la décision du président devient véritablement politique.

Conclusion

Conçu pour et avec des administrations publiques, Manty Budget est la seule plateforme collaborative de préparation budgétaire capable de répondre aux enjeux des départements. Facile d’utilisation, ce hub budgétaire leur permet de fiabiliser, sécuriser et moderniser leur préparation budgétaire, tout en économisant considérablement sur le temps jusqu’ici consacré à des tâches fastidieuses.

Si vous avez aimé cet article, n'hésitez pas à découvrir notre solution Manty Budget, ou à contacter un chargé d'affaires pour en parler de vive voix, et voir comment Manty peut moderniser la préparation budgétaire de votre département.

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