Le retour d'expérience de Montigny-le-Bretonneux, première commune à adopter Manty Budget

Désireuse de rénover sa préparation budgétaire, la ville de Montigny-le-Bretonneux a été la première à adopter un outil de préparation budgétaire dédié au secteur public.

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L’histoire commence début 2020, alors que la commune est utilisatrice du logiciel de pilotage Manty Décision. En accompagnant la collectivité dans l'utilisation de cet outil décisionnel, Laure Crémieux, directrice Produit chez Manty, s'est rapidement rendue compte des difficultés présentées par la préparation budgétaire.

Christelle Dain, Directrice des finances de Montigny-le-Bretonneux, témoigne de nombreux allers-retours de classeurs Excel par email (et de ne jamais avoir la bonne version de fichier), et de “difficultés à consolider le budget” à partir d’éléments hétérogènes fournis par les services. Enfin, la difficulté d’accès et le manque d’information financière disponible pour préparer leur budget, sont remontés par les services.

Laure Crémieux propose alors la création d'un module dédié à cet exercice, et spécifique au secteur public. La commune accepte l’offre de co-construction, et Manty se lance dans la conception et le développement au début de l’été 2020.

Après une phase d'expérimentation réussie pour le budget primitif 2021 dans trois services pilotes, la préparation du budget 2022 de la ville a été réalisée entièrement sur Manty Budget.

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La plateforme a permis à la collectivité d'optimiser les processus - un progrès d'autant plus précieux dans un contexte de crise sanitaire, où les ressources sont contraintes et les urgences, fréquentes. Elle a aussi harmonisé le travail des différents services : par exemple, les argumentaires accompagnant les propositions des différents services sont désormais réalisés sur une même trame, et accompagnés de données chiffrées qui se mettent automatiquement à jour.

Pour Carine Loos, Directrice générale des services, "ce type d'outil permet de consolider des données chiffrées, et de fait, pendant les séances d'arbitrage, de se concentrer sur le fond et de proposer aux élus des points réellement tangibles pour permettre une meilleure prise de décision".

Interrogés, les agents ont déclaré avoir apprécié d'être libérés d'un processus inutilement lourd, et de ne plus devoir naviguer d'un outil à l'autre pour rédiger leur budget.

À lire sur le même sujet : Les 5 meilleures pratiques de préparation budgétaire

Caroline Baranes, Directrice des Systèmes d'Information, rappelle : “comme tous les services, la DSI devait à la fois remplir un fichier Excel, qui [lui] permettait de remplir un argumentaire, indépendamment de tout travail propre à chaque service, qui est d'élaborer son budget. Donc, on avait plusieurs manipulations de données, de fichiers, de recopies". Nathalie Hamon, responsable de la préparation budgétaire de la commune, estime elle aussi que la double saisie sur Excel puis à nouveau dans le logiciel financier constituait un processus "beaucoup plus long" que celui réalisé à l'aide de Manty Budget. D’après la direction générale, la plateforme leur a permis d'économiser un temps de travail conséquent se comptant en centaines de jours-homme, en évitant de multiples aller-retours entre la direction financière, les services gestionnaires et les élus.

Les élus disposent de leur propre accès à la plateforme et peuvent consulter de manière autonome les propositions budgétaires de leurs services respectifs. Tout comme les directions, ils se sont réjouis de disposer d'un outil offrant une visibilité financière à plus long terme, en dépit d'un contexte économique et réglementaire en constante évolution.

Pour découvrir les différentes fonctionnalités de Manty Budget, consultez notre démonstration interactive !

Une satisfaction mesurée auprès des utilisateurs

Pour mesurer la satisfaction à l’issue de la préparation du budget primitif 2022, la ville a réalisé un sondage auprès des élus, directeurs généraux, chefs de service, gestionnaires du budget ou chargés de saisie, et du service des finances. 91% des utilisateurs se sont déclarés satisfaits ou très satisfaits de la plateforme, notant entre autres son caractère "intuitif et simple d'utilisation" et la possibilité de disposer instantanément de données à jour. Ils ont néanmoins souhaité des améliorations de l’onglet arbitrage de l’outil, selon eux pas assez adapté aux contraintes des réunions d’arbitrage avec les élus.

Carine Loos, estime quant à elle que l'outil est "gagnant-gagnant, à la fois pour les services financiers, les services gestionnaires, la direction générale et les élus".

Un autre point positif remonté est l'écoute des besoins des utilisateurs. C'est par exemple le cas de la fonctionnalité de statut des inscriptions (”à traiter”, “prêt”), fonctionnalité développée en quelques jours à la demande de la Directrice des Finances, Christelle Dain.

Prochaine étape : après une préparation du budget primitif 2022 sans encombre, Montigny-le-Bretonneux va pouvoir utiliser la plateforme pour préparer son budget supplémentaire à partir du mois de mai.

Pour en savoir plus sur ce sondage, lisez notre article En chiffres : le retour d’expérience de Montigny-le-Bretonneux sur la plateforme Manty Budget

Une amélioration en continu grâce aux collectivités clientes

La société Manty continue de collaborer avec Montigny-le-Bretonneux et la dizaine de collectivités ayant déjà adopté l’outil, pour développer de nouvelles fonctionnalités améliorant encore le processus de préparation budgétaire.

Actuellement, Manty développe avec plusieurs communes, dont Clamart, une fonctionnalité permettant de préparer le budget d'investissement par projet ou action tel que recommandé par la LOLF. Grâce à ce mode, qui sera bientôt disponible pour tous les clients de la plateforme, Montigny-le-Bretonneux mettra en avant ses politiques d'inclusion et du handicap, et budgétera les projets liés aux Jeux Olympiques de 2024.

Pour en savoir plus, lisez notre article : Préparer sereinement le budget de sa collectivité en mode projet

S'y ajouteront aussi la possibilité d'y intégrer le Plan pluriannuel d'investissement et le suivi des AP/CP, pour avoir une véritable vision financière sur le long terme. Enfin, Manty ambitionne d’avoir un hub budgétaire collaboratif complet d’ici la fin de l’année 2022, prenant en compte toutes les étapes de la préparation du budget d’une administration publique.

Gabriel du Chalard et Elena Richard

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