Infocom’94 et le décisionnel : la grande interview

Avec Olivier Fouqueau, Directeur Général, et Eric Loiseau, Chef de projet numérique, d’Infocom’ 94.

Pouvez-vous nous présenter Infocom’94 ?

Olivier Fouqueau : Infocom‘94 est une structure de mutualisation avec un statut juridique de syndicat intercommunal; nous sommes donc une collectivité territoriale. Existante depuis 1966, Infocom'94 a obtenu la compétence informatique l'année où l'homme a marché sur la lune en 1969 (rires), et depuis nous nous sommes focalisés sur le développement de SI pour nos adhérents.

A partir de l'an 2000, Infocom’94 a petit à petit quitté le monde du développement, et a terminé sa mue principale avec l'émergence d'un nouveau fonctionnement : passer par des prestataires logiciel et construire son propre Data center pour y stocker ses données. Sur la couche applicative nous fournissons donc un service SaaS à travers notre Data center, et accompagnons nos utilisateurs dans la maîtrise des produits mis à leur disposition. Nous avons aujourd’hui une quarantaine de produits, qui sont des logiciels métiers spécifiques aux collectivités territoriales.

Éric Loiseau : Nos adhérents sont au nombre de 17 collectivités du Val-de-Marne (16 Mairies et 1 territoire de la Loi NOTRe, totalisant 550 000 habitants et environ 14 500 paies chaque mois. Infocom’94 est composé de 22 agents pour gérer tout cela !

Pourquoi être passé d’un développement en interne à l'achat de solutions logicielles pour vos adhérents ?

Olivier Fouqueau : En 1969 il n'y avait pas vraiment de solution à destination du monde des collectivités territoriales, notamment pour les finances et les ressources humaines, qui sont des produits phares fonctionnant avec des règles un peu différentes de celles du privé.

On a vu ensuite émerger un certain nombre de produits issus d'éditeurs spécialisés, ou d'éditeurs qui avaient décidé de monter une branche à destination des collectivités territoriales, jusqu’à la situation actuelle où nous avons un marché avec un grand choix de produits disponibles.

Aujourd’hui nous faisons appel à ces éditeurs existants et, sur certains sujets émergents, nous observons l’arrivée de nouveaux acteurs à intervalles réguliers. C'est typiquement le cas de l'Open Data ou de la GRU, avec des produits très spécifiques mais aussi très en phase avec le marché du CRM. Pour nous, la valeur ajoutée d‘une solution aujourd’hui c'est allier un système “intelligent” à un accompagnement qui inclus la capacité de l’éditeur à comprendre et à aider les utilisateurs.

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Comment savez-vous que vous avez bien rempli votre mission pour les collectivités, et quelles sont vos problématiques ?

Olivier Fouqueau : On ne le sait jamais vraiment (rires), on sait que quand ça ne va pas les adhérents nous le font remonter. Quand tout fonctionne parfaitement, on ne nous le dit pas.

La principale problématique rencontrée actuellement c'est que l'on a beaucoup de données. Les soucis d'exploration de ces données étaient en général plutôt exclusifs à chaque métier. Aujourd’hui l’enjeu est de pouvoir croiser ces données en silos, sans avoir besoin de compétences très fortes côté utilisateur.

Côté accompagnement, une des difficultés repose sur le fait qu'il existe des collectivités de toutes tailles : de 2500 à 100 000 habitants, et nous nous devons d’arriver à répondre à un besoin identique, mais avec des compétences internes et des capacités différentes d'absorption de nos logiciels. Une ville de 2500 habitants n'a pas les mêmes ressources qu'une ville de 90 000, donc ce n’est pas toujours évident. L’idée c'est de trouver des produits qui puissent s'adresser à tous ces profils de collectivités.

Comment se passent les échanges autour des outils avec les adhérents ?

Éric Loiseau : Depuis notre transformation implémentée en 2015, on a introduit un certain nombre de points d'échanges avec nos adhérents. A l'époque, il y avait une zone principale qui était celle des élus, et nous avions ensuite des contacts avec les agents utilisateurs par famille de métiers. On a depuis systématisé les Clubs utilisateurs et rencontres pour élargir et renforcer les échanges.

Il y a deux couches qui sont importantes dans nos interlocuteurs : les DSI qui sont des porteurs de solutions, et les DGS qui en sont les prescripteurs. Ce sont ceux qui, avec nous, vont proposer aux élus d’Infocom’94 des choix stratégiques, des évolutions de logiciels etc…

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Olivier Fouqueau : Au sujet du décisionnel, nous avions quelques grosses collectivités sur notre territoire qui avaient besoin d’outils d’analyse et de prospective. Nous avons alors accompagné tout un processus autour de discussions sur : c'est quoi l'objectif ? Qu'est ce qu'on veut ? Qu’est-ce qu’on va chercher ? À l'époque, Eric a nourri toute cette réflexion avec une méthode projet, consistant à valider à chaque étape, à faire signer tout le monde dès qu'il y avait accord sur une enseigne technique ou un mode de fonctionnement. En fin de compte, nous sommes arrivés à présenter à nos élus un marché innovation, qui nous permettait de démarrer sous forme de POC sur 3 produits.

À qui parle le décisionnel dans les collectivités ?

Olivier Fouqueau : Ce type d'outil va en premier lieu parler à un maire et à un DGS. C'est un outil décisionnel, c'est un outil de management stratégique, qui peut ensuite intéresser un élu aux finances. Les principaux utilisateurs ce sont les acteurs du quotidien, les DGS et les directions finances, parce que derrière nous allons avoir une stratégie de Business Intelligence (BI), qui va parler en interne : challenger les services sur l’exécution budgétaire par exemple, donner de la visibilité à des élus dans leurs démarches vis-à-vis d’un conseil municipal, répondre à une interrogation du maire ou des citoyens, et chercher un maximum d'informations par rapport à l'activité. Et enfin être en capacité d’avoir l’information à disposition, de façon dynamique et permanente.

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Comment avez-vous décidé avec quel éditeur partir pour du décisionnel ?

Olivier Fouqueau : Quand nous avons découvert la solution Manty Décision, nous avons été très vite convaincus que c’était la solution la plus adaptée à toutes nos collectivités, par rapport aux besoins qui avaient été exprimés. ll a fallu ensuite apporter la preuve par l'exemple grâce à un POC, car les grosses structures voulaient des outils techniques déjà présents sur ce marché, ayant des ingénieurs qui y étaient déjà formés. Cependant, les trois quarts de nos collectivités n’avaient pas ces ressources en interne, et nous avons réalisé que Manty pouvait être plus facile à utiliser pour un DGA, DGS ou encore un gestionnaire, pour obtenir des indicateurs.

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Éric Loiseau : Avec les solutions historiques, dès qu'un service exprime un besoin, il est obligé de passer par un ingénieur de la DSI pour qu’il fasse les requêtes et les traduise en indicateurs, ce qui rend la prise de décision longue et incertaine. Avec Manty, on s’en affranchi grâce au système de requêtes en langage naturel, rendant la donnée instantanément accessible à l'ensemble de nos collectivités.

Olivier Fouqueau : Ce qui est intéressant, c’est qu’on est devenus des adeptes de l’informatique pour les nuls. Avec le BI clé en main, n’importe quel utilisateur va pouvoir produire ses propres indicateurs. L'important c'est qu’on n'a pas besoin d'avoir fait polytechnique, on n'a pas besoin d'être un informaticien. On a juste besoin de la compétence métier pour savoir quelles sont les requêtes en langage naturel qu'on doit saisir pour avoir des indicateurs. On n'a pas besoin qu'un informaticien traduise plus ou moins bien l'expression de notre besoin sous forme de langage SQL, on s'affranchi de toute cette couche technique pour pouvoir proposer un outil décisionnel qui parle aux métiers.

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Comment s’est déroulé le POC avec les collectivités pilotes ?

Olivier Fouqueau : Le plus gros du travail a été de montrer que le produit donnait une plus grande liberté dans la capacité à construire indicateurs et tableaux de bord pour les collectivités pilotes. On a eu une chance énorme dans cette phase de travail : Manty a su se montrer à l’écoute, présent, réactif dans sa façon de construire, de revoir et même de découvrir certaines choses par rapport à la mise en fiabilité des données.

Certaines collectivités étaient, à l'origine, attachées à d’autres outils de BI, mais ont finalement adhéré complètement à la démarche de Manty. Leurs retours et demandes ont challengé le produit Manty, ont permis de l’améliorer, et in fine après le POC, nous avons contractualisé. Ce qui est intéressant aussi, c'est que Manty a toujours eu la capacité de rentrer dans cette logique de construction, sans forcément avoir un carnet de devis à la main à côté. Avec beaucoup d’éditeurs, quand on leur demande un coup de main ou quelque chose de particulier, on doit faire un devis, un bon de commande, il faut une facture. Avec Manty il y a le produit et l’accompagnement qui va avec, ce qui a permis d'aller vite.

Qu'est-ce que vous avez reçu comme premiers retours et ou en êtes vous aujourd’hui sur le décisionnel auprès de vos adhérents ?

Olivier Fouqueau : La concrétisation c’était après le marché innovant. Chez nous on a un minimum de six collectivités qui doivent vouloir un produit pour le rentrer dans notre catalogue de services. Nous avons bien eu le compte d'au moins six collectivités suite à une enquête auprès de chacune, et ces mêmes collectivités ont voulu continuer avec Manty sur un périmètre plus large, ce qui était pour nous la concrétisation du job réussi ! Manty avait été accepté, on était tous alignés sur cette vision du BI, et c'est la raison pour laquelle nous sommes passés de 3 connecteurs aux logiciels métier (Ciril Finances, Ciril RH et Astech Services Techniques) à 6 (Gestion de la relation citoyen 6TZEN ...). Et maintenant, nous avons plusieurs collectivités qui sont intéressées par ouvrir encore le scope.

Éric Loiseau : On a besoin d'un porteur du projet haut placé pour vraiment asseoir le projet dans la collectivité et le développer. C'est là où s'arrête notre capacité d'accompagnement, on propose un produit, on répond à un besoin concret pour les utilisateurs. Mais si derrière il n'y a pas un porteur du projet pour le développer en interne, c'est hors champ pour nous.

Dans la mesure où l’on héberge les données collectées par ces collectivités, on se rend compte que ces données sont nombreuses et ont beaucoup de fraîcheur - et ça c'est quelque chose de formidable - mais pour les exploiter il faut des ressources et un pilotage important. Mais c’est encore une fois un moyen, un prétexte, pour orchestrer une transformation de la gestion quotidienne de la fonction publique territoriale.

Vous-même vous ne pouvez pas pousser à l'utilisation, cela est-il un frein ?

Olivier Fouqueau :  Tout à fait, mais au final, les meilleurs commerciaux sont nos adhérents. À partir du moment où un certain nombre d'entre eux utilisent la plateforme et en parlent, cela crée une émulation.

Éric Loiseau : Chez Infocom’94 nous avons plusieurs chefs de projets, qui gèrent chacun plusieurs applications métier. Chaque chef de projet organise avec l'éditeur des clubs utilisateurs en général trois fois par an avec les utilisateurs finaux. Ça leur permet de mieux connaître les éditeurs, de voir leurs visages et d'échanger avec eux. Et cela permet éventuellement de partager sur les difficultés qu'ils ont pu rencontrer avec le produit, échanges qu’ils n’auraient pas eu par écrans interposés (chat, mail).

On parle beaucoup de fiabilisation des données en ce moment, est-ce une problématique pour vos collectivités adhérentes ?

Olivier Fouqueau :  Nous hébergeons les applicatifs dans lesquels sont stockées les données, en revanche ces données ne nous appartiennent pas, elles sont la propriété de chaque adhérent. Nous sommes surtout sur de l’accompagnement, donc on peut uniquement s'emparer de thématiques, de questions - et à travers un élu ou un DGS - porter un certain nombre de conseils ou d'informations autour de la solution. Par exemple :  « attention si l’on veut créer ces indicateurs RH, il y a un certain nombre d'informations dont il faudra s'assurer de la justesse préalablement, notamment dans la gestion de la carrière, car si les dates ne sont pas saisies dans le bon champ, on aura des données incohérentes. » Ainsi chacun voit ce qu'il y a à faire dans sa structure et ses données, nous sommes vraiment là pour éveiller et alerter. Si jamais un DG souhaite profiter de nos conseils pour ensuite briefer les services, afin d'avoir des données de meilleure qualité, c'est lui qui le décidera.

Vous êtes membre de Déclic, une association qui fédère les syndicats numériques, qu’est ce que ça représente pour vous ?

Olivier Fouqueau : Nous avons de la chance aujourd'hui parce que les structures de mutualisation sont en effet fédérées avec Déclic, ce qui permet de toucher plus de 17 000 communes au niveau national. Dans le même temps, nous sommes un partenaire fort de l'État, que ce soit par le biais du secrétaire d'État aux collectivités territoriales, ou par l'aménagement numérique du territoire. Cela nous donne un rôle de facilitateur. À la fois de faire remonter les retours et demandes de nos adhérents sur l'écosystème vers l’Etat, et en même temps de faire redescendre l'information vers ces mêmes adhérents.

En quelque sorte, nous sommes des porteurs de la transformation des collectivités grâce au numérique (rires).

Enfin, le mot de la fin : quel avenir pour le décisionnel à Infocom’94 ?

Olivier Fouqueau : Ça dépendra surtout des collectivités ! La première phase avec les connecteurs Finances et Ressources Humaines s'est bien passée (même si certains adhérents ne les utilisent pas encore à 100% des possibilités). Services techniques, CCAS, logement et GRU sont en cours de déploiement.

Nous nous attendons donc maintenant à une appréhension et une utilisation de plus en plus forte de la plateforme décisionnelle par les collectivités adhérentes, puis nous verrons si elles nous demandent d’élargir les périmètres avec de nouveaux connecteurs.

Propos recueillis par Gabriel du Chalard.

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