Le pilotage à Vallée Sud Grand Paris : interview avec Geoffroy Adamczyk, DGAR

Vallée Sud Grand Paris (VSGP) est un territoire de 47 kilomètres carrés, situé dans le département des Hauts-de-Seine en banlieue parisienne. 900 agents travaillent au sein de l’intercommunalité, qui se revendique “tournée vers l’avenir francilien”, et a entamé une démarche de pilotage par la donnée à la mi-2020.

Pouvez-vous vous présenter et présenter votre collectivité ?

Geoffroy Adamczyk : L’établissement Vallée Sud Grand Paris est un établissement public territorial (EPT), ce qui est l'équivalent d'une métropole pour la région Île-de-France. Il regroupe 11 communes et un peu plus de 400 000 habitants. Il a été créé le 1 janvier 2016, suite à la réforme de la loi NOTRe.

J'ai rejoint cet EPCI en 2018, au poste de directeur général adjoint aux fonctions ressources (DGAR) : les ressources humaines, les finances, la commande publique, le juridique, les systèmes d’information, ainsi que divers aspects plus proches de la logistique. Auparavant, j’ai occupé des postes à responsabilités équivalentes dans d’autres collectivités, et avant cela, j'étais DRH de différentes communes. Ce parcours me permet d'avoir à la fois la vision communale et la vision intercommunale.

Quelles sont les spécificités de VSGP ?

G. A. : Cet EPCI est issu d'une fusion de plusieurs EPCI. La transition pose, encore aujourd’hui, des questions de reprise d'activités - afin d’assurer la continuité du service public -, mais également, pour les services supports, de reprise de logiciels et de process utilisés par les anciennes communautés d’agglomérations.

Quels sont les enjeux de la collectivité, en tant qu’EPT ?

G. A. : Nous avons quatre grands cœurs de compétences : les ordures ménagères, les politiques d’aménagement, la culture et le sport, et enfin des compétences plus techniques - que nous appelons compétences “réseau” - : l'eau, l'assainissement, l'éclairage public et la voirie.

En termes de pilotage, l’enjeu est de faciliter la lecture des politiques publiques, par exemple pour les élus. Nous avons besoin de rendre accessibles, de manière instantanée et facilement visualisable, des informations relatives par exemple aux recettes et aux dépenses, à la fréquentation des services, ou encore à la perception en temps réel d’un service. Cet accès immédiat à l’information nous permet d’être agiles dans nos réponses.

Accédez au tableau de bord "Le journal mensuel du maire" démo de Manty Décision

Pouvez-vous nous présenter l’historique de votre relation avec Manty, et pourquoi vous avez choisi de doter VSGP d’une solution décisionnelle ?

G. A. : Ma relation avec Manty est assez ancienne puisque j’ai connu les fondateurs au lancement de leur projet. A cette époque, je travaillais dans une collectivité pour laquelle la proposition des fondateurs me semblait pertinente. La collectivité a servi à la fois de laboratoire d'essai et de pépinière pour le projet Manty, qui a grandi et mûri. J’ai ensuite retrouvé la société en arrivant à Vallée Sud Grand Paris.

En arrivant ici, j’ai constaté des manques dans l’exploitation et la présentation des données. Nous avions des solutions applicatives métiers, qui sont faites pour ce qu'elles font, c'est-à-dire le travail quotidien. Par contre, elles ne facilitent pas la prise de décision, l’approche par les élus, ni la visualisation. Nous avions aussi des équipes qui changeaient assez fréquemment, avec à chaque fois une perte d‘historique et de compétence, sur des fonctions très importantes, notamment de finance, qui entraînait une baisse de qualité administrative et de productivité. Cela m’a  poussé à doter la collectivité d'un outil qui permette aux nouveaux arrivants - mais pas seulement - d'extraire et de visualiser des informations essentielles.

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Au tournant de l’année 2020, j'ai donc repris contact avec Manty pour voir comment leur solution avait évolué. Mi-2020, nous avons installé Manty sur les périmètres RH et finance. Et effectivement, l’outil permet d’accéder facilement aux données et de bien visualiser celles-ci. J’insiste beaucoup sur la visualisation, le fait de transformer de la donnée en information et de raconter une histoire. Cela, nous le faisons grâce à Manty. De cette manière aussi, les informations ne dépendent pas des personnes qui les ont mises en place et qui sont parfois parties avec. En cela, Manty permet d'assurer une uniformité.

C’est aussi un formidable outil de partage des fonctions supports. Il permet d’obtenir des informations plus facilement et plus rapidement, sans solliciter les services supports. C’est un moyen de diffuser une culture de la visualisation et du contact avec la matière financière et avec la matière RH, sur des aspects qui parfois étaient abordés une fois par an ou une fois tous les 2 ans. Les directeurs et les managers sont finalement assez friands d'informations mises à jour quotidiennement, par exemple sur leur taux d'absentéisme ou la répartition cadres/non cadres dans leurs équipes. Ce sont des choses qu’ils connaissaient auparavant de manière intuitive ; avec Manty, ils ont une meilleure connaissance, presque architecturale, de leurs services et de leurs prestations.

Quelle a été la méthodologie de déploiement et les différentes étapes, du choix du SID jusqu’à aujourd’hui ?

G. A. : La première étape a été la bonne assimilation de l'outil par les fonctions ressources et par le chef de projet, qui est notre contrôleur de gestion. Ensuite, il nous a fallu fiabiliser les requêtes. Au début de l’utilisation de Manty, il faut paramétrer les logiciels selon les définitions et les libellés propres à la collectivité, puis comparer les résultats des requêtes types de Manty avec nos propres chiffres.

La troisième étape a été la réflexion sur les tableaux de bord. Nous avons d’abord déterminé quels étaient les besoins “classiques”. A partir de cela, nous avons enregistré à peu près une vingtaine de requêtes, qui font qu'aujourd'hui, à la première connexion, les utilisateurs ont accès à des tableaux de bord RH et finance préconçus, qui répondent à la plupart de leurs besoins.

Nous avons pâti de la crise sanitaire, qui nous a obligé à mettre ce projet de côté un certain temps parce que nous avions d'autres urgences à gérer. Mais début 2022, nous avons réinvesti ce projet avec une deuxième formation et sensibilisation, après une première session mi-2021 auprès de plusieurs directions pilotes, qui avaient été conquises par le produit. La deuxième session a été prolongée par des formations assurées par notre chef de projet, en petits groupes- 3 personnes maximum -, qui se sont déroulées sur tout le mois de février, pour que les utilisateurs soient vraiment autonomes et qu'ils acquièrent des pratiques. Nous en voyons déjà le résultat concret, quotidien, puisque chaque semaine davantage de personnes se connectent sur la plateforme !

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Où en est le déploiement aujourd’hui ?

G. A. : Nous avons déployé Manty au sein de toutes les directions, sans exception. Nous avons à peu près une trentaine de comptes : les directeurs, les DGS, le DGS et quelques chefs de service qui s'occupent particulièrement de finances.

Pour l’instant, les données concernées sont celles des logiciels finance et RH, pour lesquels nous avons deux grandes batteries de tableaux de bord. Nous avons aussi pour projet de connecter notre logiciel de facturation des conservatoires : non seulement c’est une activité importante, mais elle nous permettra aussi de réaliser des croisements intéressants, notamment sur les coûts de fonctionnement de nos conservatoires et les ratios de facturation. Actuellement, pour obtenir ces éléments, nous devons passer par des retraitements et de la mobilisation de temps humain qui semblerait plus utilement utilisé ailleurs. Manty nous fait déjà gagner un ETP, qui serait autrement consacré à l‘extraction et au retraitement.

Quel usage avez-vous de Décision ?

G. A. : J'ai un profil "administrateur", donc je vois l’ensemble des tableaux de bord. J’ai aussi mes propres tableaux, un pour les finances et un pour les RH. En ce moment, je prépare le compte administratif, et c’est assez facile d’aller prendre des informations complémentaires, ou des informations plus précises, en zoomant : je me rends sur le tableau “finances”, je choisis une politique publique, et j’obtiens directement tous les graphiques et les informations que je peux mettre dans le compte administratif. Je n’ai pas à aller dans le logiciel finances, sélectionner les chapitres, relancer la requête… tout cela est fait automatiquement sur Manty Décision. C’est aussi très autonome, je n’ai pas à faire des demandes auprès des autres services. J’ai aussi un tableau sur la masse salariale, que je consulte tous les mois.

Parmi les utilisateurs à Vallée Sud Grand Paris, y a-t-il des cas d’usage spécifiques ?

G. A. : Je peux penser à notre directeur général des services, qui a également vu l'intérêt de l’outil. Il a pris ses fonctions très récemment, et a donc demandé à avoir des tableaux de bord sur la masse salariale. Nous lui avons présenté ce que Manty faisait et il a sélectionné trois tableaux, à partir desquels nous avons créé avec lui un tableau de bord complet RH, qui lui permet d’avoir toutes les informations dont il a besoin sous la main.

L’utilisation de Manty libère aussi du temps pour les services supports, qui peuvent se consacrer davantage au suivi et à la formation, et permet de diffuser la culture et la conviction que les directions métiers sont aussi concernés par les éléments de support finances et RH. Il y a un caractère politique en la matière.

Manty nous sert aussi à rédiger les rapports que les collectivités doivent très fréquemment rendre dans tous les domaines - l’égalité femmes-hommes, le handicap, l'utilisation des crédits…Dans ce cadre, Manty, qui interroge les bases de données sur beaucoup d'aspects, permet de gagner énormément de temps dans la production de ces rapports - puisque les extractions et les présentations sont immédiates - et de les enrichir par des données additionnelles, fiables, qui sont ensuite historicisées.  

Accédez au tableau de bord Rapport égalité femmes-hommes démo de Manty Décision

Début janvier, alors que nous avons constaté au niveau national une explosion de l’absentéisme due au Covid-19, le DGS consultait quotidiennement des tableaux de bord de l’absentéisme. Ils lui ont permis d'anticiper le fait de devoir éventuellement aménager les horaires d'ouverture de nos équipements, même si bien heureusement cela n’a pas été nécessaire. C'est une anecdote qui montre le côté pratique, quotidien de Manty.

Avec ce suivi de l’absentéisme Covid, nous nous sommes placés dans une optique de pilotage, et Manty nous a fait gagner du temps puisque, très concrètement, nous n’avions pas besoin de lancer nos requêtes tous les jours sur le logiciel finance, puis de faire un tableau Excel et une présentation : tout cela apparaît directement sur Manty.

L’autre avantage de Manty, c’est ce côté collaboratif. C'est un produit qui évolue en fonction des usages, de ce que chaque client en fait. Il s'améliore régulièrement, et on voit là le côté assez plastique du produit.

Est-ce qu'aujourd'hui, vous partagez certains des tableaux de bord avec les élus ?

G. A. : Pour l'instant non, en raison d’une particularité des EPCI, qui est que les élus ont aussi des fonctions dans leurs communes, ce qui fait qu’ils sont très pris. Ils sont présents pour les éléments réellement stratégiques, de pilotage, donc nous préférons leur offrir ces informations sous forme de notes. De cette manière, nous leur présentons les résultats, les grands arbitrages à réaliser.

Vous avez assisté à une démonstration de Manty Budget, qu’en avez-vous pensé ?

G. A. : Le produit me semble très adapté. Il n’est pas compliqué et semble relativement souple. Mon ambition est d'utiliser le module de budget pour la préparation budgétaire 2023, dans la mesure où le module nous paraît très adapté à notre système de conférence budgétaire et d'arbitrage. Le principe, c'est vraiment de faire les choses en direct : nous pourrons tout afficher sous forme de projection dans la salle de réunion, avec des graphiques, et faire évoluer en direct les chiffres de en fonction des demandes des élus. Le produit nous permettra d'accélérer foncièrement le travail et de le faciliter.

Pour en savoir plus sur Manty Budget, rendez-vous sur la page dédiée.

L'aspect visuel me paraît fondamental dans un produit comme celui-ci, parce que ça permet d'avoir une cartographie mentale de ce qui est dit. D’ailleurs, l’outil a aussi des fonctions de cartographie, avec lequel nous pouvons présenter un projet en termes géographiques et d’apprécier la répartition des politiques publiques sur le territoire. La datavisualisation permet de raconter une histoire. Les chiffres bruts ne suffisent pas, il faut toujours les mettre en relation et les associer à une image réelle, une carte ou des courbes. C’est ce qui permet d’être frappant dans sa communication.

Il y a aussi la possibilité d’enregistrer le budget en format “vert”, avec des pastilles pour classifier les inscriptions. Cela va être un vrai plus, parce que c’est une demande de nos élus. Et pour l’instant, les collectivités font ce budget vert sur la base du volontariat, mais je pense que d'ici dix ans, le budget vert fera partie de la nomenclature comptable.

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Quelles différences voyez-vous dans Manty Décision entre le début et aujourd’hui ?

G. A. : La personnalité de Manty Décision s’est affirmée. Il y a une structure solide, qui est toujours la même, et qui a pris davantage de chaire. Tout au début, Manty a un peu tâtonné, puisque c'était un outil nouveau. Le produit s'est ensuite développé pour vraiment se caler aux besoins des collectivités et d’autres modules sont apparus, tel que celui dédié à la préparation budgétaire.

Aujourd’hui, Manty peut aussi se plugguer sur une quarantaine de logiciels. C'est un développement qui montre que ses développeurs pensent vraiment aux besoins des collectivités : ils peuvent répondre à tout type de collectivités, de différentes tailles, structures ou besoins en termes de pilotage.

Le produit a aussi bien évolué à la hausse en termes de fiabilité. Au tout début, les données qui sortaient étaient assez brutes, donc il fallait les comprendre et les retraiter. En 2020, le travail de fiabilisation a été beaucoup plus rapide grâce à l’expérience et la compréhension des matrices et des tables que Manty avait acquises : leurs ingénieurs data savent repérer les données qu'ils ne devraient pas remonter, celles qui devraient être retraités, etc.

A l’époque où j’ai connu les fondateurs, la commune leur avait proposé un bureau, où ils travaillaient de 8h00 à 22h, et ça codait en Python toute la journée. Ce n’était pas le garage de Steve Jobs, mais pas loin ! Il leur a fallu comprendre tous les libellés, toutes les colonnes du logiciel finances. Ensuite,  ils ont trouvé une voie de développement technique et de développement commercial, qui correspondait au marché.

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Quelle est votre vision du pilotage par la donnée - et globalement des solutions décisionnelles - au sein des collectivités territoriales ?

G. A. : En règle générale, les collectivités sont aujourd'hui assez peu encouragées à utiliser ce type de produit, ou du moins elles ne le font pas spontanément. En revanche, elles y sont de plus en plus poussées par le fait qu’elles doivent, d'un point de vue réglementaire, produire de plus en plus d’informations, de rapports et de communications. La loi République numérique oblige les collectivités à publier leurs données : très peu le font, pour l’instant, mais c'est une obligation. Tout cela oblige nécessairement à avoir un cœur de connaissance sur notre data. Et au fond, les solutions métiers ne sont pas tournées vers l'extraction et la présentation. Donc nous avons besoin d'outils pour cela.

Par ailleurs, nous sommes dans une société où tout va très vite. Le retour d'information est très rapide, que ça soit sur des réseaux sociaux, parce que nous avons des relevés automatiques… tout cela forme presque un environnement mental, des habitudes. Cela fait que lorsqu’on nous demande un chiffre et qu'on se dit : ”il va falloir qu'on fasse ceci, cela va prendre du temps”, les élus ne comprennent pas. Parce que le citoyen lui-même ne comprend pas. Or avec Manty, lorsqu'on est capable de croiser de la donnée métier, ressource, issue des services à la population… cela nous permet de rendre compte très rapidement et d’être réactifs. Et ça, c'est aussi l'avenir en termes de communication politique !

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En somme, je pense que les collectivités sont poussées par le réglementaire et poussées tout simplement par les pratiques des usagers. Cela fait que les outils professionnels ne peuvent pas faire l'économie d'évoluer dans ce sens. Un produit comme Manty, qui permet le croisement de données et la visualisation, fait partie en quelque sorte de la mallette obligatoire du manager du XXIe siècle. Il ne peut tout simplement pas faire autrement que de maîtriser la data et de présenter de l'information autour de la data. D’ailleurs, c'est aussi ce qui permet de lutter contre les fake news.

Et puis il y a un 3ème aspect, qui est encore assez peu développé, mais la donnée est aussi de la richesse. De la richesse qu'on peut, dans certains cas, confier aux entreprises ou au marché, pour la faire fructifier et créer davantage de richesse pour les citoyens, en faisant circuler la donnée, en la ré-injectant.

L'exemple type, c'est la mobilité. On sait, bien entendu, que rendre publiques les données de la SNCF et de la RATP, de la circulation des voitures, etc., a une utilité pour le citoyen. Cela vous permet aujourd'hui de savoir que votre bus arrive dans une minute ou qu’il n’y a pas de vélo disponible à telle station. Ces données permettent de faire naître des niches économiques, qui produisent en retour de la richesse pour l’usager.

Les collectivités doivent se rendre compte qu'elles sont productrice et réceptrices de données qui peuvent être valorisées, financièrement et pour l'usager. C'est une prise de conscience qui est en train de se produire dans certains secteurs, tels que la mobilité, l'énergie, et qui va se développer dans les autres secteurs. C'est assez évident sur tous les champs d'intervention des services publics. Il faut passer de la data à l'information, et de l'information à l'action !

Propos recueillis par Gabriel du Chalard et Elena Richard

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