Prospective RH : les prévisions de masse salariale dans les collectivités locales

Que ce soit pour faire une projection de la masse salariale de sa collectivité en fin d’année (également appelé atterrissage) ou pour élaborer le budget de personnel (chapitre 012) lors de la préparation budgétaire, les équipes RH des administrations publiques simulent régulièrement leur masse salariale. Mais alors, qu’est-ce que la prévision de masse salariale ? Pourquoi les administrations publiques et notamment les collectivités locales les réalisent-elles ? De quelle manière s’y prennent-elles ?

Prévisions de masse salariale, késako ?

La masse salariale constitue une part importante des dépenses de personnel des collectivités que l’on retrouve au chapitre 012 “charges de personnel et frais assimilés” de la nomenclature comptable M14. Elle comprend les coûts liés à la rémunération (c’est-à-dire les salaires, les primes et les indemnités), ainsi que les charges sociales et patronales.

Pour rappel, la nomenclature M57 va s’appliquer à toutes les collectivités et leurs groupements à partir du 1er janvier 2024. Vous souhaitez en savoir plus sur l’instruction budgétaire et comptable M57, consultez notre fiche dédiée !

En s’appuyant sur leurs données historiques et en intégrant l’impact financier de divers facteurs, les administrations publiques créent des scénarios et tentent d’estimer ou de prévoir le montant de leur masse salariale future.

Ainsi, tout au long de l’année, le ou les agents en charge de la prospective RH (secrétaires de mairie, DGS, DRH ou chargé de prospective RH) réalisent leur atterrissage de fin d’année, prévoient le budget de personnel N+1 au cours de la préparation budgétaire et réalisent parfois des scénarios pour anticiper des changements sur le moyen ou même long terme (de 3 à 10 ans).

À quoi sert la prospective RH ? Pourquoi les collectivités simulent-elles leur masse salariale ?

Dans son rapport public annuel 2023 “Les finances locales, un mode de financement à redéfinir”, la Cour des comptes indique que les dépenses de personnel représentaient 46 % des dépenses de fonctionnement du bloc communal.

Dans le contexte actuel de contraintes budgétaires et institutionnelles, et en raison de son poids significatif dans les dépenses de fonctionnement, la masse salariale est souvent vue comme un domaine clé de la gestion budgétaire et de l’allocation efficace des ressources.

Ainsi, les collectivités - qui suivent et pilotent leur masse salariale au quotidien - se retrouvent également à la simuler et construire des scénarios dans le cadre d’une démarche de prospective RH. Cela leur permet notamment de : 

• déterminer précisément le budget de la masse salariale future, pour l’intégrer dans leur budget prévisionnel, et donc d’éviter au maximum une décision modificative en cours d’année.
• planifier au mieux les besoins en personnel et en compétences et notamment le recrutement, les départs à la retraite, le personnel de remplacement et saisonnier.
• d’anticiper l’impact des évolutions réglementaires sur leurs dépenses.

Découvrir les évolutions institutionnelles qui vont impacter la masse salariale de 2024 !

In fine, la prospective RH permet aux administrations publiques d’adapter les RH aux enjeux de leur établissement.

Faire sa prospective de masse salariale

Pour simuler leurs dépenses de masse salariale, les structures collectent les informations nécessaires aux prévisions et préparent leurs scénarios. La prospective RH est un exercice souvent complexe et chronophage dû aux difficultés à extraire, retraiter et croiser les données.

Plus d’informations sur les obstacles rencontrés par les collectivités dans le baromètre du pilotage et de la prospective de masse salariale réalisé en partenariat avec l’ADGCF !

Collecter les informations

Phase cruciale dans la réalisation de prévisions de masse salariale, la collecte permet de réunir toutes les données nécessaires à l’élaboration de simulations précises et fiables. Les agents en charge de la prospective récupèrent : 

• les données relatives à la paie contenues dans le SIRH;
• diverses informations contextuelles comme les données d’absentéisme, les ETPT ou les heures supplémentaires. 

Attention, les informations contextuelles sont parfois difficiles d’accès, difficiles à exploiter ou à croiser. C’est par exemple le cas des données provenant de fichiers Excel éparses, de notes de réunions, de formulaires, etc. 

Préparer des simulations et scénarios

Les scénarios sont réalisés à partir des données récoltées et en utilisant des outils tels qu’Excel (comme 51% des participants au baromètre du pilotage et de la prospective de masse salariale), ou alors un logiciel de prospective voire un SIRH disposant d’un modèle prédictif. L’agent renseigne ses hypothèses et ajuste différents paramètres allant du glissement-vieillesse-technicité (GVT) qui comprend par exemple les avancements d’échelon et de grade, mais également les mesures réglementaires telles que la revalorisation du point d’indice qui impactent la masse salariale.

Pour en savoir plus sur les éléments pris en compte par la plupart des équipes RH dans leurs simulations, consultez notre étude sur la prospective de masse salariale réalisée avec l’ADGCF !

La création de multiples scénarios aide les collectivités à visualiser les différentes trajectoires possibles de la masse salariale et peut être facilitée par l’utilisation de tableaux de bord et d’un logiciel automatisant le processus de prospective de masse salariale.

À retenir sur les projections de masse salariale

• Les prévisions de masse salariale dans la fonction publique sont un exercice essentiel pour la planification budgétaire et la gestion stratégique des administrations publiques.
• Les scénarios appuient également les démarches de prospective RH et la gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences (GPEEC) en simulant les futurs possibles et permettent de réfléchir à une vision long terme de l’évolution de la masse salariale. 
• Afin de faciliter le pilotage et la prospective RH, Manty a développé un nouveau logiciel qui permet aux administrations publiques d’évaluer, de suivre et de simuler leur masse salariale. Sans utiliser l’IA, mais avec son super modèle de simulation - qui s’adapte aux particularités de votre structure - Manty Prospective RH vous permet de réaliser facilement vos simulations de masse salariale !

Pour en savoir plus sur la réalisation de la prospective RH dans Manty Prospective RH, contactez un de nos chargés d'affaires pour une démonstration !