Absentéisme, postes vacants, besoins saisonniers... ces éléments qui impactent la masse salariale des administrations publiques

Vue comme une composante essentielle à la bonne santé financière des administrations publiques, la masse salariale nécessite un pilotage précis. Pour cela, les équipes RH s'appuient sur diverses informations afin de réaliser des prévisions et d’estimer plus précisément leur budget RH lors de la préparation budgétaire. Absentéisme, postes vacants, astreintes, heures supplémentaires… focus sur ces éléments qui impactent la masse salariale et permettent d’affiner la prospective RH.

Pour en savoir plus sur les simulations de masse salariale, consultez notre fiche dédiée à la prospective RH !

Pour construire ses prévisions, le service RH prend tout d'abord en compte les données de la paie qui constituent le cœur de la masse salariale. Il s'agit par exemple du traitement indiciaire brut (TBI), de la nouvelle bonification indiciaire (NBI), du supplément familial de traitement (SFI), du complément indemnitaire annuel (CIA) et de l’indemnité de fonctions, de sujétions et d'expertise (IFSE), des heures supplémentaires et complémentaires ou encore des cotisations et contributions sociales.

Les informations contextuelles pour la prospective RH

Pour compléter la vision apportée par les données de la paie et pour être au plus près de la réalité de la structure, l’équipe RH peut également : 

• utiliser des informations contextuelles pour faire un état des lieux et disposer de toutes les clés pour préparer les prévisions.
• intégrer des éléments tels que les postes vacants ou les besoins saisonniers à la simulation. 

On retrouve principalement ces données au sein du logiciel de gestion des ressources humaines (parfois appelé SIRH). Cependant, certaines informations comme les besoins en recrutement peuvent également être collectées via des formulaires ou sur des fichiers Excel.

Des informations parfois difficiles à intégrer

47% des collectivités sondées dans le cadre du Baromètre du pilotage et de la prospective de masse salariale indiquent ne pas parvenir à réaliser des simulations aussi fines que souhaité pour préparer leur budget. Plusieurs facteurs peuvent expliquer la prise en compte parfois complexe des données dans les simulations :

• La difficulté à calculer la variable précisément. C’est par exemple le cas de l’absentéisme dont le calcul nécessite la distinction des agents permanents et non permanents et le calcul complexe des ETP (équivalent temps plein). Afin d’éviter celui-ci, les administrations ont tendance à utiliser des méthodes moins précises - comme l’application d’un pourcentage - pour prendre en compte cette information.
• La difficulté à croiser des données provenant de différentes sources comme le logiciel de gestion des RH ou encore des fichiers Excel épars.

L’utilisation d’un outil dédié au pilotage et à la prospective de masse salariale connecté au SIRH, comme Manty Prospective RH, permet aux collectivités d’automatiser ces processus et d’éviter les retraitements et ressaisies aux équipes en charge.

Des informations à intégrer aux simulations de masse salariale

Les équipes RH prennent en compte les mesures réglementaires qui vont impacter la masse salariale durant l’année n+1, mais elles peuvent également intégrer : 

• Les départs à la retraite, c’est-à-dire sortir les agents des effectifs à partir de leur date de départ. Ces derniers entraînent une réduction naturelle de la masse salariale, notamment si leur poste est ensuite fermé ou si les agents sont remplacés par des personnes ayant moins d’expérience et un traitement brut indiciaire moins élevé. Comme mentionné dans la Gazette, la part des agents de moins de 50 ans progresse fortement dans la fonction publique territoriale et cette dernière comptait notamment 25,8% de seniors dans ces effectifs en 2020. Intégrer les départs à la retraite dans les simulations permet de mieux anticiper leur impact sur la masse salariale, en plus de prévoir les besoins de recrutement. 
• Les besoins saisonniers - liés à des événements ou des activités ponctuelles comme la sécurité des points d’eau durant l’été - entraînent une augmentation temporaire de la masse salariale. Dans la simulation, il est donc important de distinguer ces agents “non récurrents” afin que leur coût soit basé sur l’année n-1 et non sur le mois passé (comme c’est le cas pour les agents récurrents) et uniquement sur la période pendant laquelle ils interviennent. Prévoir et gérer les enveloppes permet d'obtenir des prévisions plus réalistes.

Avec Manty Prospective RH, liez facilement vos agents “récurrents” et “non récurrents” lors du paramétrage de la plateforme, et gérer les saisonniers par enveloppe dans la simulation.

Des éléments contextuels pour préparer les hypothèses de simulations

En amont des simulations, les administrations analysent également certaines données pour préparer leurs hypothèses :

• La notion d’ETPT - c’est-à-dire d’équivalent temps plein travaillé - correspond à l’ETP (équivalent temps plein) corrigé de l’absentéisme. Ainsi, un agent à temps plein sur 12 mois correspondra à 1 ETP et à 0,50 s’il a été absent la moitié du temps. Observer les ETPT offre à la structure une vision plus claire de l’occupation réelle des postes au cours de l’année, qui peut être assez différente des ETP si le taux d’absentéisme est assez élevé par exemple.

• L’absentéisme - principalement associé aux absences des agents pour raisons de santé - est une notion intéressante à observer en amont d’une simulation puisqu’il entraîne généralement une augmentation indirecte de la masse salariale. En effet, la d’administration engage parfois temporairement un remplaçant ou demande à d’autres agents de réaliser des heures supplémentaires pour maintenir la qualité des services publics. Les absences non rémunérées peuvent quant à elles réduire temporairement la masse salariale. Les structures suivent notamment le taux d’absentéisme, le coût de l’absentéisme et le type d’absence afin de mieux intégrer cette variable dans leur budget.

• Les postes vacants, qui sont des postes ouverts sans agent affecté, sont par exemple liés à un départ ou à l’ouverture d’un poste. Lorsque ces positions ne sont pas immédiatement pourvues, elles entraînent une baisse de la masse salariale. Le suivi des vacances de postes, et notamment leur durée, permet à la structure d’anticiper le coût de l’agent qui sera recruté et de se questionner sur les raisons et le devenir de ces postes. Par exemple : que faire pour ce poste de gestionnaire des marchés publics vacant depuis plus d'un an ? En effet, une vacance de poste indique également un besoin en recrutement insatisfait qui peut entraîner des coûts indirects, comme une augmentation des heures supplémentaires pour le service concerné, à prendre en compte dans la simulation.

Pour plus d’informations sur les variables que les collectivités souhaitent intégrer à leurs prévisions de masse salariale, consultez le Baromètre du pilotage et de la prospective de masse salariale !

À retenir

• Que ce soit pour l’absentéisme, les vacances de postes ou les besoins saisonniers, la prise en compte d’éléments contextuels contribue à façonner une prospective de masse salariale plus fine et complète, adaptée aux besoins de l’administration et permettant par exemple d’éviter de réaliser des décisions modificatives au budget RH en cours d’année.
• Afin de faciliter le pilotage de la masse salariale et d’automatiser la prospective de masse salariale (notamment la prise en compte des informations contextuelles), Manty a développé Manty Prospective RH. Le logiciel permet aux DRH d’administrations publiques d’évaluer, de suivre et de simuler leur masse salariale simplement. Avec son modèle de simulation avancé qui s'adapte aux particularités de la structure, Manty Prospective RH permet de visualiser facilement l’impact des postes vacants, des besoins saisonniers, etc., sur la masse salariale !

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