Top 5 des tableaux de bord Enfance/Petite Enfance à suivre dans sa collectivité

Après des articles sur les indicateurs à suivre pour les DAF et les DRH de collectivités, il était temps que nous nous penchions sur les tableaux à suivre pour les services enfance & petite enfance des communes et intercommunalités, tant le sujet est vaste et mérite d’être exploré.

Voici donc un top 5 des tableaux de bord enfance & petite enfance les plus utilisés par nos clients sur leur plateforme Décision, présenté par Julia Lacolle, Directrice Opérations chez Manty.

1 - Tableau de bord pour automatiser les données à transmettre à la CAF

Le reporting auprès de la Caisse d’allocations familiales exige un temps de travail considérable dans les Directions Enfance/Petite Enfance des collectivités.

Tous les mois, la direction doit indiquer le nombre d'heures de présence des enfants, celui d'heures facturées aux familles ainsi que les montants facturés. Elle doit aussi saisir les prix horaires des places en crèche, à la cantine et en accueil, qui varient d'une famille à l'autre en fonction du quotient familial, et selon une grille de prix régulièrement révisée par la ville. Enfin, la direction doit identifier le nombre d’heures réservées et facturées à la famille, lorsque celle-ci a annulé sa réservation au dernier moment. Or, ces opérations peuvent facilement être automatisées à l’aide d’un outil d’aide à la décision.

Notre conseil

Mettre en place un tableau de bord automatisé reprenant les données à transmettre à la CAF. Celui-ci vous permettra :

• De créer ce tableau une seule fois puis de vous y reporter à chaque nouvelle demande de la CAF.
• De disposer de toutes les informations souhaitées en un seul endroit (montants facturés, détails des présences, dépenses, recettes, masse salariale ...)
• De visualiser ces données sur une période précise en un clic, par exemple sur le mois dernier, ou sur l’exercice complet.
• De voir les chiffres aussi bien au global qu’en zoomant sur un accueil ou une école précise.
• D’ajouter des données financières (par exemple, le ratio dépenses/recettes par lieu) ainsi que de ressources humaines (tels que les salaires brut et charges patronales versés par accueil), qui doivent également être fournis à la CAF.

Accéder au tableau de bord CAF - Education sur la plateforme démo de Manty Décision

2 - Tableau de bord de suivi des présences dans les accueils

Ce tableau de bord permet en premier lieu de comprendre les dynamiques territoriales afin d’adapter la carte scolaire et de répartir les effectifs entre les différents sites : y a-t-il des crèches ou centres d’accueil en sous-fréquentation dans ma ville ? Y a-t-il des heures creuses excessive dans certaines crèches, et est-ce pertinent de toutes les garder ouvertes ? Certaines crèches sont-elles en excès ou en manque de personnel ?

D’autre part, une visualisation des données de fréquentation sert à comprendre les dynamiques saisonnières et horaires :

• En fonction des mois de l'année : est-il nécessaire d'ouvrir autant d'accueils dans ma ville pendant les vacances scolaires ?
• En fonction des jours de la semaine : par exemple, le nombre d’accueils ouverts le mercredi est-il adapté ?
• En fonction des heures d'accueil : les enfants restant rarement après 18h30, est-il nécessaire d’y affecter 3 encadrants ?

Enfin, une connaissance fine de la fréquentation est nécessaire pour assurer un approvisionnement suffisant (en couches par exemple) tout en évitant le gâchis (denrées périssables des cantines).

Les indicateurs à suivre dans un tableau de bord des présences aux accueils

D’après notre expérience, les Directions Enfance & Petite Enfance créent généralement des tableaux de bord permettant de visualiser le nombre de réservations par accueil, le nombre d'annulations par accueil et le nombre de présences réelles par accueil.

Ces informations sont ventilées en fonction des mois, des jours de la semaines, ou encore des plages horaires des accueils.

Par ailleurs, l’enjeu est aujourd’hui d’ajuster l’offre pour les familles à notre mode de vie moderne.

Les parents demandent de plus en plus fréquemment de la souplesse dans le temps de crèche de leurs enfants, notamment en fonction de leurs horaires de travail, voire de télétravail.

→ Manty accompagne l’adaptation des contrats pour les familles et des horaires d’ouverture des crèches grâce à l’analyse des fréquentations réelles. Les tableaux de bord permettent entre autres de répondre aux questions suivantes :

• Les contrats proposés aux familles de ma collectivité sont-ils assez flexibles ?
• L’offre de ma ville correspond-t-elle à la PSU (Prestation de service unique) recommandée par la CAF ?

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Accéder au tableau de bord Périscolaire - Présence des accueils sur la plateforme démo de Manty Décision

3 - Tableau de bord de gestion des effectifs agents

Une répartition efficace des effectifs entre les différentes structures est un enjeu primordial de pilotage des ressources dans une collectivité.

Si cette répartition n’est pas optimale, les collectivités peuvent se retrouver dans l’une des situations suivantes :

• Manque d'encadrants dans un site, ce qui implique que certains agents doivent bouger au dernier moment d'un site à un autre, que la Direction doive appeler des assistantes maternelles qui n'étaient pas supposées travailler ce jour là, ou pire, affecter des agents dont ce n'est pas le métier à un rôle d'encadrant pour la journée ou pour l’activité.

Légalement, la collectivité doit respecter un certain taux d'encadrement dans chaque lieu : il doit y avoir suffisamment d'encadrants par rapport au nombre d'enfants pour assurer une surveillance et une sécurité suffisante.

• Trop d'encadrants sur un site au regard du nombre d'enfants, ce qui implique de payer des agents inutilement. Ces ressources  dépensées en salaires auraient pu être allouées à d’autres projets ou services et posent problème en termes d’optimisation de la masse salariale globale de la collectivité, d’autant plus dans un contexte de baisse des dotations où chaque euro compte.

En période de Covid, la situation est encore plus délicate car les absences sont fréquemment annoncées au tout dernier moment et les Directions doivent s’adapter. Dans un article de La Gazette des communes, Annick Bouquet, adjointe au maire de Versailles chargée de la petite enfance et présidente de l’Association des maires des Yvelines, alerte que le “manque de personnel est si criant qu’il pousse à des fermetures de berceaux” au plus fort de la crise, en dépit des aides financières de la Cnaf.

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4 - Tableau “Observatoire social” de ma collectivité

Pour pouvoir adapter l’offre de services aux caractéristiques de la population à un instant T, la collectivité doit être en capacité de réaliser des analyses précises des dynamiques économiques, sociales et géographiques.

Nous conseillons de suivre les deux thèmes suivants dans un tableau de bord, avec si possible des visualisations géographiques :

1) Visualisation des quotients familiaux et des lieux de résidence des familles au sein de ma ville.

Le quotients familiaux varient en fonction de la composition du foyer (famille monoparentale, nombre d’enfants et âge des enfants) et de ses revenus. Une vision claire de la répartition des familles par tranche en fonction de leur lieu d’habitation permet par exemple de favoriser la mixité sociale en dessinant au mieux la carte scolaire et en anticipant le montant des subventions de la CAF.

2) Suivi du taux d’effort des familles

Observer la participation des foyers ainsi que le nombre de familles jouissant d’une tarification horaire basse par zone géographique, permet là encore d‘assurer une mixité sociale au sein des établissements scolaires.

Il en est de même pour le suivi de la participation des foyers selon les activités : il permettra d’assurer un accès égal aux différentes activités sans discrimination de revenus.

5 - Tableau global de l’activité à destination de la Direction

Les Directions Générale et Enfance de la collectivité ont besoin d’accéder à une vue synthétique et globale de l’activité du périmètre Enfance-Petite Enfance afin de piloter l’activité.

Voici les indicateurs globaux que nous proposons de suivre, dans un tableau qui pourra être partagé aux directeurs :

• Une vue rapide des inscriptions (scolaire et crèche) et des coûts moyens ;
• Une analyse des inscriptions scolaires et postscolaires ;
• Une évaluation de la tarification et de l’accessibilité des activités ;
• Une analyse de la petite enfance

Accéder au tableau de bord global Enfance sur la plateforme démo de Manty Décision

Ces indicateurs sont présentés sous forme de graphiques mais aussi de cartes, et s’appuient sur des données métier, financières et de ressources humaines.

Comment réaliser et accéder à ces tableaux de bord ?

Vous allez avoir besoin d’un outil décisionnel connecté aux données de vos logiciels métiers. Ensuite, vous pourrez préparer les indicateurs, que vous rassemblerez en tableaux de bord.

Cette solution logicielle peut être un outil complet tel que Manty Décision, ou combiner Business Object (pour la partie extraction) avec des retraitements sous Excel. Une autre solution, bien que plus compliquée, consiste à combiner un ETL (par exemple Talend) avec une solution de visualisation de données.

Pour aller plus loin

Voilà, vous connaissez maintenant les tableaux de bord les plus utiles à votre Direction Enfance et Petite enfance ! Pour aller plus loin, vous trouverez d’autres exemples d’indicateurs sur cette page de notre site : Pilotage enfance et petite enfance avec Manty Décision.

Vous pouvez aussi en apprendre plus sur les outils d'aide à la décision en lisant notre Petit guide de l'informatique décisionnelle à l'usage des collectivités territoriales et notre Comparatif des solutions décisionnelles pour collectivités territoriales.

Si vous avez aimé cet article, n'hésitez pas à découvrir notre solution Manty Décision, ou à contacter un chargé d'affaires pour en parler de vive voix, et voir comment Manty peut améliorer et accélérer le pilotage de votre collectivité.

Julia Lacolle

Directrice Opérations