Déployer un outil informatique en collectivité : méthodologie, exemples et préconisations

En charge de la mise en place d’un nouvel outil dans votre collectivité, vous avez trouvé le logiciel qui répond à votre cahier des charges et vous l’avez implémenté auprès d’une équipe pilote. Vous souhaitez maintenant étendre son utilisation à de nouveaux utilisateurs, mais comment orchestrer ce déploiement en douceur et avec efficience ?

Il existe plusieurs stratégies de déploiement en fonction des objectifs stratégiques, des attentes ou même de l’organisation de votre collectivité. Dans cet article, nous vous présentons la méthodologie utilisée par les équipes Manty pour accompagner nos clients dans cette démarche, ainsi que des exemples et de bonnes pratiques pour vous permettre de naviguer dans cet exercice plus aisément.

Lors de l'implémentation d'un outil informatique, la phase de déploiement consiste à introduire celui-ci à grande échelle dans l’organisation et à le faire entrer dans les usages et le quotidien des utilisateurs finaux. 

Lors de la mise en place de Manty Décision par exemple, cette phase de déploiement intervient après le lancement du projet, la personnalisation des indicateurs et leur validation par les porteurs du projet et les référents métier. 

Méthodologie et préconisations pour un déploiement réussi

Au quotidien, nos équipes accompagnent les administrations publiques clientes dans leur déploiement de la plateforme Manty aux usagers. L’objectif principal : leur permettre de créer de la valeur dans leur quotidien grâce à une donnée pertinente et pour une utilisation durable. Au fil de nos expériences, nous avons affiné notre méthodologie de déploiement pour faciliter la déclinaison de leurs objectifs stratégiques à travers des tableaux de bord opérationnels !

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Cadrer les objectifs de mon déploiement : le “Pourquoi” ?

“La phase de déploiement, tout comme l’implémentation d’un nouvel outil informatique dans une organisation, est au service d’une stratégie globale.”

Déterminer le “pourquoi” correspond à la première étape pré-déploiement. En effet, nous constatons souvent au sein des collectivités que l’acquisition de Manty est l’initiative d’un pôle stratégique qui a des objectifs et des besoins à large échelle. Lorsqu’ils souhaitent ouvrir des accès à un grand nombre d’utilisateurs finaux, les référents métier doivent alors clarifier leurs objectifs stratégiques et les transformer en objectifs opérationnels :

• Assurer une transparence dans la transmission d’informations à toute strate hiérarchique : Afin de responsabiliser les chefs de service sur le suivi de l’absentéisme dans leurs équipes, la DRH souhaite qu’ils puissent accéder en autonomie aux tableaux de bord actualisés qu’elle aura construits pour eux.

• Uniformisation des tableaux de suivi : Pour que les chefs de service puissent suivre leur consommation de crédits et en assurer une utilisation optimisée au jour le jour, la Direction financière souhaite mettre en place un tableau de bord commun avec des méthodes de calcul unifiées. Ce tableau permettra au DAF et aux Services d’avoir les mêmes données lors des réunions d’orientation budgétaire.

• Rapidité d’accès à l’information : Un DGS n’est pas satisfait du délai entre la demande d’un tableau de suivi de la réception des subventions et le moment où il accède finalement à l’information. Lui donner accès et le former sur Manty Décision lui permettra de rechercher l’information en autonomie.

• Soutien d’une démarche de dialogue de gestion : Pour travailler avec les services sur une base commune d’indicateurs de suivi des ressources (RH, finances) et d’activité (propre à chaque service), le contrôleur de gestion souhaite construire un tableau personnalisé par service auquel celui-ci aura accès. Il servira de support lors des revues de gestion trimestrielles avec les services.

• Accompagnement dans la gestion de projet et la prise de décision : La Directrice Pilotage et Performance de la collectivité doit assurer un suivi efficace des grands projets tels que les rénovations, les constructions de sites, etc. Elle souhaite donc partager ses tableaux de suivi des grands projets - qui contiennent des informations quantitatives (suivi des enveloppes budgétaires) et qualitatives (responsables, référents, prochaines étapes) - à la Direction Générale et aux référents concernés pour permettre une meilleure prise de décision.

Afin d’engager cette réflexion sereinement, les collectivités peuvent se baser sur un modèle ou un plan d’action. Chez Manty, c’est Justine Sevestre, notre experte en parcours utilisateurs, qui a élaboré un plan d’action “type” permettant d’accompagner les chefs de projets et décideurs stratégiques à réfléchir à la finalité du déploiement et à les mettre en action. Ce document, présenté lors d’un atelier, leur permet de prendre la mesure de l’impact du changement sur leurs collaborateurs et de les rassurer sur les changements qui vont opérer.

Définir un plan opérationnel : “Quoi, à Qui, Comment et Quand ?”

Une fois les objectifs du déploiement clarifiés, les collectivités doivent définir un plan opérationnel de déploiement. Elles peuvent pour cela répondre à plusieurs questions :

• Quelles données diffuser ?

Il est important que les référents métier valident les donnée diffusées aux services lors du déploiement. En effet, les informations sont parfois sensibles comme c’est le cas pour certaines données RH, ou le déploiement nécessite la personnalisation de certains indicateurs pour mettre en avant un sujet précis. Une fois les indicateurs clés sélectionnés et les tableaux modèles construits, adaptés et validés par les référents, ils sont désormais prêts à être transmis !

• À qui ?

Qui seront les récepteurs des tableaux ? Les DGA, les Directeurs, certains services en particulier… Cette question est liée au “comment” que nous verrons juste après. En effet, un déploiement peut se dérouler en plusieurs phases en fonction des destinataires et des objectifs auxquels il répond. Les porteurs et administrateurs de la plateforme doivent donc lister les futurs utilisateurs et anticiper leurs droits d’accès. 

• Comment ? 

Cette question fait référence à la stratégie de déploiement employée par la structure. Chez Manty, nous proposons plusieurs modèles adaptés aux collectivités territoriales. 

Par exemple, le déploiement “via un service test” consiste à ouvrir des accès ou à diffuser les tableaux de bord à un ou plusieurs services souhaitant tester la démarche. Le but étant de recueillir leurs retours, d’adapter les tableaux et informations diffusées sur le fond comme sur la forme, puis d’ouvrir les accès à l’ensemble des autres services. Le déploiement dit “en hiérarchie” consiste quant à lui à ouvrir les accès dans un premier temps aux DGA ou Directeurs qui vont impulser la démarche au sein de leurs directions et être moteurs sur leur périmètre. Ils vont ainsi pouvoir accompagner leurs équipes au changement lors de l’ouverture des accès aux niveaux hiérarchiques inférieurs : chefs de services puis agents.

• Quand ? 

Enfin, la temporalité souhaitée du déploiement joue un rôle primordial dans l’adoption future de ce changement. Il est crucial de ne pas déployer ou ouvrir les accès avant des périodes creuses telles que les vacances scolaires ou d’urgence comme la préparation budgétaire qui sollicite de nombreux agents.

Nous préconisons également la réalisation d’un test de déploiement par les administrateurs ou référents métiers. La création d’un compte restreint comme pour un futur utilisateur permet alors de s’assurer que tout fonctionne de manière optimale.

S’assurer d’une communication forte

Comme dans toute démarche de changement, la communication est clé ! Il est primordial de bien communiquer en amont, pendant et après le déploiement de façon à rassurer les équipes et anticiper les peurs et réticences. Ainsi, lorsque l’intérêt et l’enjeu de mise en place d’une nouvelle plateforme ne sont pas explicités, l’adoption et l’adhésion future seront faibles.

Pour en savoir plus sur la manière dont vous pouvez lever la résistance au changement dans votre administration, consultez notre article sur le sujet !

Chez Manty, nous proposons par exemple un plan de communication complet avec des emails type, explicatifs de notre plateforme.

• En amont du déploiement : nous préconisons une intervention de la part du porteur stratégique (souvent DGS) sous forme de Comité de Direction ou d’email. L’objectif est ici d’expliquer la démarche et de rassurer : pourquoi un déploiement va t-il avoir lieu ? À quel besoin répond-il ? Quand les agents vont-ils recevoir leurs accès ? Comment seront-ils accompagnés dans la démarche ?
  
  
• Pendant le déploiement : nous proposons des modèles d’emails reprenant des articles de notre centre d’aide, des conseils et des bonnes pratiques pour guider les agents lors de leurs premiers pas sur la plateforme. 

Les erreurs lors de cette phase peuvent affecter le succès d’un déploiement. Lors du déploiement de Manty Décision par exemple, certaines collectivités n’ont pas informé leurs agents en amont. Ces derniers n'ont donc pas compris pourquoi ils avaient désormais accès à un nouvel outil et en quoi celui-ci consistait, causant un usage en dessous des objectifs prévus. 

Assurer un suivi post-déploiement

Dernière étape et non des moindres, le suivi long-terme. Afin de créer un usage régulier et pérenne de l’outil informatique, il est nécessaire de mettre en place des communications, des actions, des répétitions qui vont encourager les utilisateurs à le manipuler et à l’apprivoiser.

• Accompagner par la formation 

La formation des utilisateurs est une étape cruciale pour assurer la bonne compréhension de l’outil informatique et une utilisation sur le long terme. Les plans de formation sont établis en amont du déploiement avec les porteurs du projet et peuvent être complétés au fur et à mesure dans une démarche agile.

Lors du déploiement de Manty Décision par exemple, nous commençons par des formations initiales basiques de manière à former les utilisateurs à la consultation. Nous organisons ensuite des formations approfondies permettant d’explorer en détail les fonctionnalités et données de la plateforme, et ainsi d’aider les agents à devenir des utilisateurs experts capables de personnaliser leurs tableaux. Enfin, les utilisateurs bénéficient de la mise à disposition de replay de formations, le partage de supports et de documentations, l’accès à des tableaux de bord tutoriels, la mise en place d’un centre d’aide exhaustif, etc. 

• Recueillir les retours et animer une communauté d’utilisateurs

Afin de recueillir les retours et les besoins, de comprendre l’utilisation de l’outil et d’adapter les tableaux transmis comme le plan de formation en conséquence, nous préconisons l’envoi d’un questionnaire de satisfaction par le porteur du projet à l'ensemble des utilisateurs.

De plus, il est pertinent d’enrichir l’expérience utilisateur via l’animation d’une communauté. Manty organise par exemple des clubs utilisateurs réguliers, permettant aux collectivités de se rencontrer et d’échanger sur des thématiques précises (RH, Finances, Population …). De même, l’envoi de newsletters mensuelles met en avant les dernières fonctionnalités et tableaux, gardant les utilisateurs engagés. 

Conclusion

“Un déploiement réussi implique une planification stratégique, des objectifs définis et une évaluation continue soutenus par une communication forte”

Comme nous venons de le voir, le succès d’un déploiement repose sur plusieurs facteurs et notamment : un bon cadrage des objectifs, l’organisation et le partage des responsabilités, une phase de test avec un échantillon d’utilisateurs finaux, une communication adéquate et un suivi sur le long terme. 

Nos équipes accompagnent au quotidien nos clients dans leur réflexion et la mise en œuvre de la stratégie adéquate pour un déploiement réussi. Vous utilisez Manty Décision et souhaitez déployer le logiciel dans votre collectivité ? Contactez votre cheffe de projet !

Vous n’êtes pas encore client et souhaitez discuter de vos besoins, prenez rendez-vous avec un de nos chargés d’affaires.