Piloter son plan de mandature avec Manty Décision

Le plan ou projet de mandature, bien que non obligatoire, est une feuille de route de l’action publique de la collectivité sur le temps pluriannuel du mandat. Réalisé en début de mandat, il retranscrit et hiérarchise les priorités des élus en actions et mesures concrètes et mesurables. Il est donc primordial de pouvoir l’évaluer en cours et en fin de mandat. Une des collectivités utilisant Manty Décision pilote son plan de mandature à l’aide de notre solution de visualisation de données. Zoom sur ce travail…

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Le plan de mandat est un document réalisé par une collectivité, dans notre cas un département, en début de mandat afin de traduire et formaliser les engagements de campagne (préservation du cadre de vie et de l’environnement, le développement de la mobilité, l’attractivité du territoire) en actions précises. 

• Pour les élus, le projet de mandat est un outil précisant les priorités de développement de la collectivité et concrétisant les grandes orientations politiques du mandat.
• Pour les services de la collectivité, ce document constitue un outil opérationnel. En effet, il décline le projet politique en actions précises et mesurables, donnant ainsi une direction claire, fluidifiant le travail durant le mandat et renforçant la confiance entre les élus et les agents. 
• En libre accès, le plan de mandat est enfin un document utile aux habitants qui peuvent alors s’adresser aux élus sur les axes de développement et les actions entreprises. Il contribue en ce sens, à entretenir le dialogue social entre les élus et les citoyens. 

Finalement, le plan de mandature offre plus de visibilité aux orientations et actions prioritaires, qui sont toutes contenues dans un seul document. Il permet à la collectivité d’agir avec cohérence et transparence et il garantit l’évaluation régulière des mesures jusqu’à la fin du mandat (même s’il n’engage pas la responsabilité de la collectivité).

Ainsi, une fois le plan de mandature réalisé, il faut que les services suivent les actions qu’ils mènent dans le cadre de ce plan et en faveur de l’atteinte de ces objectifs.

Le suivi du plan de mandature avec le connecteur Import Excel de Manty Décision

Ainsi, après les élections, les élus de la majorité et les services déclinent leurs objectifs politiques (“Protéger et accompagner les personnes vulnérables”) en objectifs stratégiques (“Accompagner le maintien à domicile”) puis en objectifs opérationnels (“Soutenir les ménages mal logés”). À la suite de cela, la collectivité met en place un suivi de son plan de mandat.

Pour les aider à piloter leurs politiques publiques, nous avons développé une méthodologie pour automatiser le suivi du plan de mandature avec Manty Décision et le connecteur Import Excel.

En effet, les collectivités suivent et évaluent généralement leur plan de mandat sur Excel, dans un fichier regroupant l’ensemble des grandes orientations, les actions qui leur correspondent, ainsi que leurs indicateurs. Ce tableau, qui est extrêmement volumineux et peu lisible, permet difficilement de suivre et de faire ressortir les informations qui intéressent les DGA, la DGS et les élus. Importer ce fichier dans Manty Décision permet d’utiliser Excel pour le mettre à jour périodiquement, mais de piloter le plan de mandature sur une plateforme simple à utiliser, à l’aide de graphiques clairs et de tableaux de bord adaptés. Les informations sont donc beaucoup plus lisibles, et plus simples à diffuser, etc.

Pour rappel, l’import Excel de Manty Décision permet aux collectivités d’ajouter simplement leurs sources de données les plus éparses à la plateforme Manty par le biais de fichiers CSV/XLS. Ces données servent ensuite à créer des indicateurs, des tableaux de bord, et appuyer la prise de décision !

Notre méthodologie : 

1. La première étape est de découper les objectifs opérationnels en indicateurs SMART - c’est-à-dire spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini -, de désigner qui est responsable de chacun d’entre eux et quels sont les résultats attendus à 1 an, 2 ans, 4 ans, etc. Enfin, elle détermine l’action à réaliser liée à cet indicateur. Par exemple, après que les services en collaboration avec la direction du pilotage ont déterminé les indicateurs, ces informations sont ajoutées dans le tableau Excel du plan.

Par exemple, pour “Soutenir les ménages mal logés” la collectivité pourrait mettre en place l’action “Expérimenter avec l’accompagnement social lié au logement (ASLL)” évaluée par l’indicateur “nombre de ménages accompagnés” et les résultats attendus seraient 1000 personnes cette année et 2500 personnes dans deux ans. 

2. La collectivité doit ensuite déterminer où se trouve la donnée qui va permettre le suivi et sous quels formats se présente-t-elle ? Celle-ci peut se trouver dans des logiciels métiers ou dans des tableaux Excel. Dans le cas que nous vous présentons aujourd’hui, certains indicateurs proviennent des logiciels sur les périmètres “social” ou “finances”. D’autres indicateurs, relatifs à des projets, proviennent de tableaux Excel, complétés par les directions et ensuite importés automatiquement dans Manty Décision pour mettre à jour les visualisations sur la plateforme. Ces différentes sources d’informations (logiciels ou Excel) peuvent être croisées au sein de tableaux de bord sur Manty Décision afin d’avoir une image complète d’une orientation/d’un axe. 

Nous pouvons vous accompagner (sur demande) à créer les tableurs adaptés à votre plan de mandature pouvant être importés dans Manty Décision.

3. La troisième étape est le choix de mise en page des données. En effet, il est critique de rendre les indicateurs lisibles et attrayants. Comment la collectivité souhaite-t-elle les organiser ? Quels types de graphiques et de visualisations choisir ? Ainsi, il est par exemple possible de créer un tableau de bord très complet à destination des élus et du DGS ou de créer des tableaux de suivi par axe (politique, stratégique, opérationnel) ou par directeur. En choisissant avec attention la visualisation la plus adaptée à chaque indicateur, la collectivité rend son plan de mandature encore plus lisible et facilite son suivi. Il est par exemple possible d’utiliser les graphiques en jauge qui mettent très bien en avant le pourcentage de réalisation d’un projet ou d’une action, ou encore le tableau qui met très bien avant les informations diverses d’une même action. L’utilisation d’un tableau croisé dynamique permet quant à lui de visualiser très clairement la répartition des coûts d’actions ou de comparer différents résultats.

4. Enfin, la dernière étape est le choix de la méthode de diffusion de l’information. Quelles données sont accessibles à quelles personnes ? Comment les utilisateurs peuvent-ils récupérer les indicateurs et accéder aux tableaux de bord ? À quelle fréquence ? En fonction des besoins et des préférences de chacun, il sera par exemple possible de recevoir par mail des rapports préconstruits en PDF et de choisir une fréquence de réception bi-annuelle plutôt qu’au jour le jour. Ou alors de consulter les tableaux de bords directement sur Manty Décision.

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Les avantages du processus associant Manty Décision et le connecteur Excel : 

• Les informations notées par les services dans le document Excel (comme l’avancement de certains projets) ou celles provenant de certains logiciels (comme le nombre de demandeurs d'emploi) vont être facilement accessibles.
• Les indicateurs sont lisibles et permettent de faire rapidement remonter les informations pertinentes à la DG et à l’exécutif, mais aussi de pouvoir, plus facilement, évaluer et mettre à jour le plan chaque année.
• Le suivi efficace des actions concrètes et actionnables mises en œuvre, facilite la diffusion d’informations et leur valorisation.

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Pour en savoir plus

Les orientations politiques doivent être rationalisées en indicateurs de suivi pour être présentées de façon concrète, claire et limpide, aux élus comme à la population. Le plan de mandature est donc un formidable outil permettant, entre autres, de donner l’impact chiffré des actions entreprises par l’administration de la collectivité sur ses axes prioritaires depuis le début du mandat.

Il est donc très intéressant d’automatiser - avec le connecteur Excel de Manty Décision par exemple - une partie du processus pilotage du plan de mandature et de disposer plus rapidement et simplement de données qui montrent l’accompagnement des citoyens au quotidien et valorisent la mission citoyenne de la collectivité. Notre module permet ensuite de partager simplement le ou les tableaux de bord plan de mandature préparé(s), avec les élus comme la population par un lien public.

Pour en savoir plus sur notre connecteur “Import Excel”, consultez notre site internet : https://www.manty.eu/importexcel et pour Manty Décision : https://www.manty.eu/decision

Pour plus d’exemples d’utilisations de ce connecteur, découvrez notre article sur la mise en place d’une revue de gestion ou notre article présentant deux cas d’usage : un concernant les services techniques et l’autre l’évaluation de politiques publiques.