Mettre en place une revue de gestion grâce à l’import Excel dans Manty Décision

Appuyer le dialogue de gestion, réunir la collectivité autour d’un référentiel commun et d’indicateurs partagés : c’est ce que plusieurs de nos clients ont fait cette année en mettant en place une revue de gestion.

En s’appuyant sur les données exploitées avec Manty Décision, ils ont créé des tableaux de bord automatisés, qui servent de support à chaque revue. Pour cela, ils ont utilisé la fonctionnalité d’import de fichiers Excel, qui permet de rassembler des données issues de sources multiples.  

Comment rassembler des données issues de sources éparses, en tirer des indicateurs financiers, de ressources humaines et d’activité, et utiliser ceux-ci pour piloter au mieux l’allocation des ressources et l’action des services, en concertation avec tous les acteurs concernés ?

Tout cela, bien sûr, sans consacrer des heures, voire des journées de travail à des tâches à faible valeur ajoutée : copier/coller de tables de données, calculs répétitifs sur Excel, mise en page…

Face à cette problématique, plusieurs de nos collectivités clientes ont décidé de mettre en place ou d’automatiser une revue de gestion à l’aide du connecteur Excel de Manty Décision.

Le connecteur Excel vous permet d’importer n’importe quel fichier CSV en un clic, puis de manipuler les données et de les croiser avec diverses sources, qu’il s’agisse d’autres fichiers Excel ou de vos logiciels métiers. C’est le meilleur moyen de rassembler toutes vos données éparses - y compris celles qui ne se retrouvent dans aucun logiciel métier, ou qui doivent être rassemblées à partir de sources multiples - et de les exploiter pour le pilotage de votre collectivité.

En effet, la revue de gestion mobilise des sources diverses, afin de produire des indicateurs prenant en compte l’ensemble de l’action de la collectivité. Elle peut constituer l’une des briques du dialogue de gestion, à l’interface des niveaux décisionnels et opérationnels, en apportant une connaissance fine des moyens, des activités, des contraintes et des dynamiques. De cette manière, la collectivité exercera ses compétences au mieux et au meilleur coût possible – en d’autres mots, elle renforcera et améliorera l’action publique locale.

Pourquoi instaurer une revue de gestion ?

La mise en place d’une revue de gestion permet à une collectivité de faire, à intervalles réguliers, un point sur l’utilisation des ressources et l’activité des services. Elle doit donc être adaptée aux spécificités de la collectivité, à son organisation interne ou encore à sa santé financière, et peut en conséquence prendre des formes variées. Sa fréquence (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle) tout comme son contenu (nombre et niveau de granularité des indicateurs, directions concernées) sont généralement fonction de la taille de la collectivité, de ses objectifs ou encore de la maturité de sa stratégie de pilotage.

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La revue s’inscrit donc dans le dialogue de gestion et améliore la prise de décision en apportant une information précise, contextualisée et à jour. Elle favorise l’anticipation des risques et peut amener à corriger une trajectoire en cours d’année, plutôt qu’au seul moment de la préparation budgétaire. Elle peut avoir des objectifs financiers, tels que le suivi de l’exécution budgétaire ou l’évolution de la masse salariale, ou d’efficacité dans l’utilisation des ressources. Elle permet aussi une lecture commune des informations : en assurant la disponibilité et la pertinence de la donnée mais aussi assurant une interprétation collective.

« J’insiste beaucoup sur la visualisation, le fait de transformer de la donnée en information et de raconter une histoire. Cela, nous le faisons grâce à Manty ». Geoffroy Adamczyk, DGAR de l’établissement public territorial Vallée Sud – Grand Paris. Lire son interview complète ici.

Le but du contrôle de gestion n’est en effet pas de définir et produire des indicateurs en soit : les tableaux de bord n’ont de sens que dans la mesure où ils sont régulièrement exploités.

« L’intérêt [des tableaux de bord] et leur valeur ajoutée se mesureront à leur utilisation et à leur intégration dans les processus de décision de l’organisation », La Gazette des communes, Fiche finance, Tableaux de bord et indicateurs : l’animation du dialogue de gestion.

Par exemple, en 2022, la revue de gestion a été l’occasion pour certaines collectivités de constater l’impact de l’inflation et de la hausse des prix de l’énergie sur leurs dépenses et d’adapter leur budget en conséquence. D’autres ont réalisé un focus sur l’absentéisme et le coût des remplacements d’agents absents.

La revue de gestion peut aussi amener à une diffusion plus large de l’information dans la collectivité. Une synthèse peut ainsi être envoyée à l’ensemble des agents dans un but de transparence. Celle-ci fédère l’ensemble des acteurs en favorisant la mise en place d’un référentiel commun, fondé sur des indicateurs homogènes dans l’ensemble des services. Élargir l’accès à l’information a également pour avantage de permettre aux agents responsables de la saisie de constater l’utilisation qui est faite de ces données et leur valeur ajoutée dans la prise de décision, et éventuellement d’améliorer la saisie et la qualité de la donnée. Cette transparence favorise enfin le positionnement du contrôleur de gestion auprès des agents, en montrant à voir les modalités et la finalité de son travail.

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Comment appuyer ma revue de gestion avec Manty Décision et l’import Excel ?

Plusieurs de nos clients ont déjà mis en place une revue de gestion et automatisé son support avec Manty Décision. L’un d’entre eux a par exemple défini 45 indicateurs rassemblés dans un document d’une dizaine de pages :

• Données financières générales ;
• Indicateurs de ressources humaines (notamment la masse salariale, les heures supplémentaires et l’absentéisme) ;
• Indicateurs budgétaires ou données d’activité pour ses huit directions ainsi que son CCAS.

Si une large partie des informations peut être obtenue à partir des logiciels métier, certaines données d’activité n’existent que dans des documents Excel : soit parce que les logiciels ne permettent pas la saisie d’informations intéressant la collectivité, en fonction de ses enjeux particuliers ; soit parce que les agents en charge de la saisie n’ont pas accès au logiciel métier, ou sont peu habitués à l’utiliser. En outre, des données produites par d’autres acteurs peuvent également se révéler pertinentes pour la revue de gestion. L’import Excel permet par exemple de suivre l’activité de délégataires ou de mesurer les prix des sociétés sous-traitantes au regard de leurs résultats. L’import Excel permet ainsi aux collectivités qui le souhaitent de mettre en place une revue de gestion transversale, et de travailler avec l’ensemble des services et des acteurs.

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La plateforme dispose de toutes les fonctionnalités permettant de réaliser la revue entièrement sur la plateforme : mise en page, commentaires, imports d’images, filtres sur les indicateurs…Elle présente aussi des visualisations modernes et intuitives, qui permettent une compréhension facile par l’ensemble des destinataires. Elle favorise donc non seulement le partage d’information, mais aussi la transmission de connaissances : les commentaires qui peuvent accompagner chaque indicateur et les zones de texte libre permettent par exemple au contrôleur de gestion de commenter les données et d’apporter son analyse.

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Surtout, l’ensemble des indicateurs est mis à jour automatiquement : en continu pour vos données issues des logiciels métiers, ou à chaque nouvel import pour celles émanant de documents CSV. L’usage de votre tableau de bord est donc double :

• Ponctuellement, pour préparer une réunion ou diffuser le tableau sous forme de PDF auprès d’agents n’utilisant pas eux-mêmes la plateforme.
• Au fil de l’eau, en surveillant l’évolution des indicateurs clefs.

Lorsque nécessaire, ces indicateurs sont commentés, par exemple pour détailler un poste de dépense ou expliquer une baisse d’activité en raison de la crise du Covid-19.

La plateforme permet en outre de faire évoluer la revue de gestion avec le temps. Mieux vaut, pour les collectivités ne disposant pas encore d’un document stabilisé, avancer par itérations. L’outil évite donc deux difficultés majeures se présentant pour les indicateurs réalisés, par exemple, en traitant des données sur Excel :

• La difficulté à modifier un indicateur
• La perte de connaissance et de compétence lors du départ de l’agent ayant créé cet indicateur

À l’inverse, le requêteur en langage naturel de Décision permet de retrouver immédiatement le sens et la construction d’un indicateur, et de le modifier si besoin : par exemple en changeant le filtre temporel, ou en « zoomant » sur une dépense ou un service précis.

Avec Manty, « les indicateurs ne sont pas figés et peuvent être adaptés à tout moment, en fonction des besoins ». Mélissa Magron, contrôleuse de gestion à Montigny-le-Bretonneux. Voir l’intégralité de son témoignage en vidéo ici.

Conclusion

Avec l’import Excel, Manty Décision vous permet de mettre en place une revue de gestion complète, régulière et transversale sans surcharge de travail. Ce connecteur présente aussi de nombreux autres usages : suivi de projets ou d’un plan de mandature, évaluation de la politique d’achat, ou encore suivi d’activité.

Si vous avez apprécié cet article, découvrez toutes les autres possibilités offertes par le connecteur Excel sur notre page dédiée, ou contactez un chargé d’affaires pour en parler de vive voix et voir comment Manty peut améliorer et accélérer le pilotage de votre collectivité.