Le pilotage décisionnel des petites communes

Conscientes de la nécessité d’être d’autant plus performantes en raison des contraintes qui pèsent sur elles, les petites communes sont de plus en plus nombreuses à adopter une solution de pilotage décisionnel.

Mais nombre d’entre elles hésitent à sauter le pas : trop compliqué, trop cher… le pilotage décisionnel et l’exploitation des données ne seraient pas faits pour elles.

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Pourtant, les petites communes – ou intercommunalités - gagneraient d’autant plus à adopter une solution décisionnelle afin de gagner en efficacité, en collaboration et en qualité de la prise de décision. A la condition de se doter d’un outil adapté.

Pourquoi et comment les petites communes se dotent-elles d’une stratégie de pilotage décisionnel ? Quels outils utiliser, et comment s’appuyer sur les expériences de communes faisant face à des enjeux similaires ?

Une petite commune, avec des moyens limités, peut-elle mettre en place un véritable pilotage par la donnée ?

Bien sûr ! Et d’autant plus que les petites communes ont souvent des effectifs moindres : on compte 8,8 ETP pour 1 000 habitants en moyenne dans les communes de 1 000 à 2 000 habitants, contre 20,6 pour les communes de 80 000 à 100 000 habitants (Les collectivités locales en chiffres, 2021, Direction générale des collectivités locales).

Ces communes disposent de moins de postes dédiés au pilotage et à l’efficacité de l’action publique, tels que le contrôle de gestion. Souvent surchargés, les agents ont aussi moins de temps à consacrer à des tâches stratégiques, considérées comme non urgentes, et pourtant essentielles. Elles ont donc d’autant plus besoin d’outils performants et de processus efficaces.

Dans le même temps, les petites communes ne sont pas les moins actives en termes de projets, au contraire, et cherchent à se donner les moyens d’agir pour mener à bien des initiatives. Une prise de décision appuyée par une connaissance fine de la situation financière de la commune, de l’activité de ses services et des caractéristiques de son territoire, leur est alors indispensable.

Dans une interview auprès de la Gazette des communes, Gilles Alfonsi, directeur adjoint de la stratégie, de l'organisation et de l'évaluation du département de la Seine-Saint-Denis, estimait que « les collectivités sont sous-dotées en outils de pilotage des politiques publiques » : il leur est donc difficile « de les connaître, de les suivre, de les décrire »

Pour autant, les petites structures ne peuvent pas se permettre de consacrer des moyens excessifs à l’obtention d’une information complète, et la marche paraît souvent trop haute pour mettre en place une stratégie ambitieuse de pilotage par la donnée.

Enfin, elles subissent de plein fouet les bouleversements actuels, face auxquels elles doivent se montrer réactives. Tout d’abord, parce que l’effet des crises pour elles est démultiplié : l’absence d’un agent en raison du Covid-19, par exemple, n’a pas le même impact dans une équipe de quelques personnes que dans un service plus pléthorique. En parallèle, certaines communes vivent d’importantes évolutions démographiques, socio-économiques ou organisationnelles (telles que la mutualisation de compétences).

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D’autres devront faire face, dans les prochaines années, à des dépenses importantes pour s’adapter au changement climatique – c’est par exemple le cas des communes littorales ou de montagne. Elles ont donc besoin de visibilité afin de pouvoir piloter des projets d’investissements.

Les petites villes « représentent un maillon essentiel au service des citoyens : leur capacité à innover et réinventer leurs modes d’action a été particulièrement mis en évidence durant la crise sanitaire liée au Covid-19. Leur rôle est majeur pour accompagner les mutations de la société, accompagner le plan de relance et répondre aux aspirations de nombre de nos concitoyens ». Guide du programme « Petites villes de demain » de l’ANCT.

Mettre en place des processus efficaces

Les petites communes peuvent facilement mettre en place un pilotage décisionnel, à la condition de respecter 3 principes :

1. Limiter les tâches chronophages

Les collectivités, peu importe leur taille, font face à un obstacle majeur dans l’exploitation de leurs données : l’architecture des systèmes d’information, construits en silos. Pour croiser des données issues, par exemple, des logiciels de gestion financière, de ressources humaines et Enfance, les agents doivent généralement extraire les données à l’aide d’un requêteur, puis les retraiter sur Excel. C’est en raison de cette accumulation de tâches à faible valeur ajoutée que la réalisation d’un tableau de bord basique demande plusieurs heures de travail, au détriment de la véritable activité d’analyse. Ce travail doit en outre être répété à chaque demande des élus ou d’un service, mais aussi pour la production des rapports obligatoires et la transmission d’informations à d’autres organismes, tels que la CAF. Déjà dommageable en termes de bonne gestion et d’efficacité dans les grandes organisations, ce fonctionnement se révèle quasiment impossible pour les plus petites collectivités.

Or, ce travail chronophage peut facilement être automatisé avec Manty Décision. Les données, une fois centralisées dans un datalake, peuvent être croisées et visualisées comme si elles provenaient d’une seule source. Les données sont aussi extraites tous les jours – ce qui vous épargne de travailler avec des données vieilles de plusieurs semaines, voire plusieurs mois, faute de temps pour les mettre à jour. Une fois les indicateurs créés, l’utilisateur n’a plus besoin de relancer la requête, contrairement au processus « classique » sur Excel.

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Enfin, la plateforme permet de partager facilement les informations, en interne comme en externe. Elle sert donc à :

• Diffuser l’information au sein d’un service ou entre les services, en partageant des tableaux de bord à d’autres utilisateurs ou au format PDF ;
• Produire rapidement des rapports synthétiques ;
• « Mettre à niveau » de nouveaux agents ou élus sur des enjeux particuliers ;
• Mais aussi valoriser l’information en la transmettant à des partenaires. Les indicateurs créés avec Manty Décision permettent de répondre aux demandes de l’intercommunalité, ou servent de support aux élus pour échanger avec leurs pairs. Ils peuvent aussi être ouverts aux citoyens, pour mettre en avant les réalisations de la commune sur son site Internet ou dans sa revue locale.

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2.    Utiliser des outils intuitifs et rapides à prendre en main

Les outils décisionnels classiques ont souvent été construit à destination d’utilisateurs « experts » : dans l’utilisation de la solution, mais aussi dans la connaissance de tous les logiciels métiers dont sont issues les données qu’ils ont à traiter. D’utilisation complexe, ces outils nécessitent des formations poussées, coûteuses en temps et en financement, et qui créent une dépendance de la collectivité à l’égard d’un nombre très limité d’utilisateurs.

A lire également, notre Livre blanc de la comparaison des solutions décisionnelles pour collectivités  

À l’inverse, Manty Décision est doté d’un requêteur en langage « naturel », qui ne nécessite pas de compétences techniques ou métier particulières. La plateforme est ergonomique et intuitive, ce qui facilite sa prise en main. Les fonctions de visualisation ont été pensées pour produire une information ordonnée et compréhensible, et réaliser un travail de pédagogie auprès des acteurs moins habitués à manier la donnée, ou qui ne sont pas experts sur un sujet particulier. Elles sont utiles, par exemple, pour responsabiliser les directions de services sur leurs ressources humaines, ou encore pour communiquer auprès des élus sur des politiques publiques particulières.

Découvrez notre tableau de bord modèle pour la direction des finances sur la plateforme démo de Manty Décision

3. Adopter des solutions qui s’adaptent aux spécificités de la collectivité

Contrairement aux grandes collectivités, les petites communes ont rarement les moyens de financer des outils sur-mesure (par exemple, en développant un outil en interne, ou en bénéficiant d’un accompagnement approfondi). Leurs choix sont donc souvent limités à des outils rigides, qui ne permettent pas la prise en compte de leurs problématiques particulières. Or, toutes les petites communes sont loin de faire face aux mêmes enjeux ! Certaines sont par exemple fortement endettées, tandis que d’autres sont en bonne santé financière mais souhaitent mettre en place des projets importants. La situation d’une petite commune rurale n’est pas la même que celle d’une collectivité de même taille intégrée dans une métropole.

Leurs outils décisionnels doivent donc pouvoir prendre en compte ces spécificités. Cela passe par la capacité des utilisateurs à définir eux-mêmes leurs indicateurs : un tableau de bord envoyé régulièrement aux élus par la DAF, par exemple, devra analyser de manière plus ou moins détaillée l’absentéisme ou les heures supplémentaires réalisées par les agents, en fonction des priorités. La commune doit également pouvoir décider des périmètres métiers à intégrer : certaines auront pour priorité de maîtriser les coûts liés aux interventions des services techniques, tandis d’autres auront avant tout besoin d’analyser l’activité de leurs crèches.

Pour autant, il ne s’agit pas de fournir un outil minimal, et de laisser ses utilisateurs livrés à eux-mêmes, bien au contraire !

Découvrez Décision Essentiel, l'outil décisionnel clé en main dédié aux petites structures.

S’appuyer sur l’expertise du prestataire et les expériences d’autres collectivités

Pour mettre en place un pilotage efficace, les petites communes doivent être en mesure de s’appuyer sur un outil dédié à la territoriale et construit à partir d’une connaissance approfondie de ses spécificités métier. Elles doivent pouvoir capitaliser sur les expériences de collectivités similaires – que ce soit en termes de population, de compétences ou de priorités.

« Manty connaît parfaitement (et uniquement) le monde des collectivités territoriales », Franck Pichon, Vice-président aux finances et à la mutualisation, de la Communauté de communes du Haut Pays Bigouden. Lire son interview ici.

Manty Essentiel donne accès à 150 indicateurs, ainsi qu’à 14 tableaux de bord prédéfinis, construits en collaboration avec d’autres collectivités clientes. Ces indicateurs et tableaux de bord - sur les périmètres Finances et RH - rassemblent les informations nécessaires aux petites structures qui ont pas ou peu de ressources internes dédiées au pilotage.

Consultez les 14 tableaux de bord de Décision Essentiel sur cette page !

Manty Décision permet également de comparer la situation de votre commune à la moyenne des communes de la même strate au niveau national, grâce à des références en open data.

Découvrez notre exemple de tableau de bord d'indicateurs calculés à grâce à l'open data sur la plateforme démo de Manty Décision

Enfin, Manty crée un espace d’échange et de partage d’expérience entre les collectivités à travers son Club utilisateur, qui organise des rencontres en distanciel tous les mois. Vous bénéficiez ainsi des bonnes pratiques mises en place par d’autres collectivités et des cas d’usage sur des intérêts communs ou des enjeux d’actualités, tels que la gestion de l’absentéisme pendant la crise sanitaire, ou encore les réponses à l’augmentation des prix de l’énergie.

Conclusion

Contrairement aux idées reçues, les petites communes sont en capacité de mettre en place un pilotage décisionnel, en s’appuyant sur les données qu’elles collectent et produisent. Elles en ont même d’autant plus besoin que leurs moyens financiers et humains sont limités, et qu’elles mènent des projets ambitieux.

Votre commune souhaite se doter d’un outil pour rendre son administration plus efficace et plus transparente ? Découvrez notre solution Manty Décision Essentiel, ou contactez un chargé d'affaires pour en parler de vive voix, et voir comment piloter votre commune grâce à Manty.