Guide pour la bonne gestion des collectivités territoriales : comment appliquer les recommandations relatives au pilotage avec Manty ?

Enseignements précieux pour les collectivités, les recommandations des chambres régionales des comptes (CRC) constituent des propositions d’amélioration, faisant suite aux enquêtes et contrôles réalisés auprès des structures pendant l’année. À partir du Guide pour la bonne gestion des collectivités territoriales écrit par Vincent Potier - expert en gouvernance et compétences publiques -  et regroupant un florilège de recommandations de magistrats financiers, nous vous proposons des pistes de réflexion et d’actions pour quelques-unes d’entre elles. Certaines relevant d’enjeux de pilotage stratégique par les données. 

La question sous-jacente de la donnée et du pilotage dans les recommandations.

Dans ce guide, la question de la donnée et du pilotage revient à plusieurs reprises dans les recommandations “rappels à la règle de droit” ou “relatives à la performance de la gestion”. En effet, la fiabilité et la qualité des données sont primordiales pour garantir l’alimentation des outils de pilotage, la pertinence des analyses et des stratégies mises en œuvre par les collectivités et donc, leur bonne gestion. 

Évidemment, les solutions de visualisation de données et en amont leur ETL (ce qui vient extraire la donnée depuis une source et la structurer pour la rendre exploitable) traitent et nettoient les données. Mais si un agent s’est trompé de colonne lorsqu’il a rempli son logiciel métier, qu’il a entré du texte dans un champ numérique, ou a rempli un tableau de façon sporadique ; alors plus de travail sera nécessaire pour exploiter le potentiel des données. Cela limitera également les possibilités de lectures et d’analyse des données comme lorsqu’il manque des points sur une courbe.

En bref, il est donc nécessaire que les informations contenues dans les systèmes d’information soient régulièrement mises à jour et qu’une attention particulière soit portée sur la saisie des données dans les logiciels métiers !

Les quelques exemples que nous allons aborder dans cet article touchent des domaines variés, allant des ressources humaines à la politique sportive de la ville, en passant par l’équilibre budgétaire et financier des collectivités. Ils sont inspirés de recommandations dans lesquelles la donnée est particulièrement importante !

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Les ressources humaines

Le pilotage des ressources humaines : masse salariale, recrutements et heures supplémentaires

Les chambres régionales des comptes ont fait plusieurs recommandations concernant les ressources humaines et notamment le pilotage de la masse salariale, des heures supplémentaires et des recrutements. En effet, la gestion des ressources humaines est souvent vue comme un levier de maîtrise de la situation financière de la structure devant être piloté avec attention. 

Pour concevoir, faire évoluer leur stratégie, et atteindre leurs objectifs, les collectivités “matures” sur l’utilisation de la donnée suivent leurs indicateurs clés dans des tableaux de bord. Au sein de ceux-ci, ils peuvent notamment piloter :  

• Les effectifs et les mouvements avec des indicateurs comme le nombre d’agents (par catégorie, par filière), les débuts de poste et sortie de service par date, etc. ;

• Les heures supplémentaires avec des indicateurs tels que le nombre d’heures supplémentaires et leur coût, le cumul des heures supplémentaires par service, le nombre et le coût des heures complémentaires, etc. ;
• La masse salariale grâce à des indicateurs comme le montant de la masse salariale ventilé par catégorie, par filière, et par service.

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Découvrez les tableaux de bord RH disponibles sur notre plateforme de démonstration Manty Décision (Direction RH, Suivi des effectifs, Suivi de l’absentéisme, etc.) !

Grâce à des visualisations simples, la Direction des ressources humaines peut facilement identifier un problème, mettre en place une stratégie de rééquilibrage et s’assurer de son efficacité. 

Prenons l’exemple d’une collectivité dans laquelle les agents font fréquemment des heures supplémentaires. Le suivi d’indicateurs relatifs aux heures supplémentaires va permettre de mettre en évidence le nombre et le coût des heures supplémentaires, mais également souligner les tendances grâce à leur répartition temporelle, par catégorie ou encore par service. La collectivité peut alors mettre en place des mesures correctrices avant même que sa chambre régionale de comptes ne s’en soit rendu compte !

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Nous pouvons également prendre l’exemple d’une commune à qui la chambre régionale des comptes avait fait remarquer un déséquilibre dans la répartition des emplois permanents et non permanents. La mise en place d’un tableau de bord avec des indicateurs d’effectifs et de mouvements va permettre à la collectivité de suivre l’évolution de ce ratio et s’assurer qu’elle va dans la bonne direction.

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Faciliter la mise en place de stratégie pluriannuelle et prévisionnelle de pilotage des RH

Les chambres régionales des comptes observent, dans plusieurs collectivités, un manque de formalisation des lignes directrices de gestion (à quelques exceptions près). L’absence de stratégie pluriannuelle de pilotage de ressources humaines se fait remarquer dans différentes situations comme lorsqu’il manque, dans le ROB, des informations sur l’évolution prévisionnelle des dépenses de personnel ou que la collectivité a des difficultés à tester différentes hypothèses de stratégie pour ses ressources humaines.

Manty est en train de développer un nouveau module de prospective RH pour les ressources humaines. Pour en savoir plus et participer à la co-construction de celui-ci, contactez-nous via notre formulaire de contact.

De plus, certaines collectivités n’ont pas encore mis en œuvre une gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences (GPEEC), ou fixé d’objectifs chiffrés et d’indicateurs précis pour leur démarche. Afin de faciliter la mise en place parfois complexe et chronophage de la GPEEC, certaines collectivités ont choisi d’utiliser un outil de gestion des compétences et de management des ressources humaines. Celui-ci permet notamment de faciliter la production des référentiels ainsi que l’exploitation des données RH lorsqu’il bénéficie d’un connecteur au SIRH. Les collectivités utilisant Mouvital’ et Manty bénéficient par exemple du connecteur de Manty à leur SIRH, et de l’expertise de Mouvital dans la mise en œuvre de la GPEEC.

Pour en savoir plus sur le partenariat entre Manty et Mouvital’, consultez notre article “Faire de la GPEEC avec Manty et Mouvital”

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L’équilibre budgétaire et financier

Parmi les recommandations qui concernent l’équilibre budgétaire et financier des collectivités, plusieurs font référence et rappellent les obligations et les exigences de la mise en place d’un plan pluriannuel d’investissement (PPI). En effet, durant leurs enquêtes et leurs contrôles, les CRC se sont rendu compte que plusieurs collectivités n’avaient pas formellement mis en place leurs PPI. Or, la formalisation du plan pluriannuel d’investissement permet à la collectivité de s’assurer de la compatibilité des projets à venir avec ses moyens financiers, et de maintenir une certaine transparence de la démarche.

Il est conseillé aux collectivités d’élaborer, d’adopter et de mettre en œuvre leur PPI selon une démarche rétrospective et prospective. Afin de faire une analyse rétrospective de sa situation, la collectivité peut utiliser des tableaux de bord pour suivre des indicateurs tels que :

• Le montant des dépenses et des recettes de fonctionnement hors produits et charges financières ;

• Le montant de l’excédent brut de fonctionnement dégagé ;
• La capacité d’autofinancement (CAF) brute dégagée ;
• La capacité d’autofinancement (CAF) nette dégagée ;
• L’exécution globale des dépenses et recettes par mois ;
• Le remboursement de l’emprunt (chapitre 16) ;
• Les taux d’épargne (brut et net) ;
• Le montant de la dette ;
• Le poids de la dette ;
• Et la capacité de désendettement ;

Ces indicateurs sont, pour la majorité, ventilés par exercice budgétaire

Découvrez le Tableau de bord “Rétrospective budgétaire” sur Manty Décision !

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Elle est également encouragée à avoir une vision prospective et notamment, pour les opérations structurantes, d’évaluer les conséquences des investissements sur l’équilibre des sections de fonctionnement du budget.

Enfin, pour suivre et piloter le plan pluriannuel d’investissement (PPI), certaines collectivités utilisent les autorisations de programme et crédits de paiement (AP/CP). Les collectivités qui disposent de Manty Budget peuvent l’utiliser pour piloter leurs AP CP : les données du module AP/CP du logiciel comptable alimentent un tableau de synthèse de leurs AP/AE et le détail des opérations rattachées. 

Pour en savoir plus sur le pilotage des AP/CP dans Manty, consultez notre article !

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La politique sportive des collectivités et leurs groupements 

L’une des chambres régionales des comptes rappelle l’importance du suivi des coûts d’exploitation des équipements sportifs et notamment les centres aquatiques. La question de la rénovation ou de la reconstruction de ces équipements, - souvent vieillissants et dont les coûts d’exploitation sont élevés en particulier pour l’échelon communal-, est récurrente pour les collectivités. Sans même parler de la hausse massive des prix de l’énergie depuis début 2022. Afin d’accompagner cette réflexion et de définir une stratégie de gestion des équipements, les centres aquatiques doivent faire l’objet d’un suivi renforcé, permettant de mesurer le coût du service rendu aux usagers. 

En mettant à profit leurs différentes sources de données, les collectivités peuvent suivre une multitude d’indicateurs dans un tableau de bord dédié : 

• À partir du logiciel comptable, il est possible de suivre les postes de dépenses des équipements tels que l’eau et l’assainissement (60611), l’énergie-électricité (60612), le chauffage urbain (60613), etc. 
• À partir du logiciel de gestion des ressources humaines, la collectivité peut suivre sa masse salariale, le nombre d’agents employés sur chaque équipement, le nombre d’absences, etc.
• À partir de son logiciel de billetterie (comme Elisath par exemple), la collectivité peut récupérer des informations sur la fréquentation des piscines comme le montant total des achats, la répartition des horaires de passage, ou encore les recettes. Ces informations peuvent être ventilées par activité (piscine libre, sauna, cours de natation, etc.) et par type de tarification (famille nombreuse, carte entrée jeune ou adulte, etc.).

Conclusion

Parmi les nombreuses recommandations des chambres régionales et territoriales des comptes (rien que 2000 générées entre octobre 2018 et décembre 2020 !), plusieurs encouragent les collectivités à mettre en place et à consolider leur pilotage stratégique.  

Ces recommandations font écho à la mission de Manty d’aider les administrations publiques à être plus efficaces et transparentes, ainsi qu’aux modules que nous avons développés, notre solution de visualisation de données et de pilotage stratégique Manty Décision et notre solution de préparation budgétaire Manty Budget.

Vous souhaitez améliorer la gestion de votre collectivité ? Prenez contact avec un de nos chargés d’affaire pour parler de votre projet et obtenir une démonstration.

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