Faciliter la déclaration de vos données PSU et PSO auprès de la Caisse d’allocations familiales (CAF)

Gestionnaires d’établissements d’accueil d’enfants et de jeunes enfants, les collectivités territoriales qui bénéficient des financements proposés par la Caf - tels que la Prestation de service unique (PSU) ou la Prestation de service ordinaire (PSO) - ont l’obligation de déclarer des données supportant l’emploi des fonds reçus. Cette télédéclaration trimestrielle est chronophage pour le service Enfance qui s’en charge, et présente plusieurs challenges : localiser et re-traiter les données, solliciter les services finances et RH pour recueillir les informations auxquels ils ont accès, etc.

La déclaration de données à la Caf, késako ?

Les caisses d’allocations familiales jouent un rôle important dans le financement des établissements accueillant des enfants en les aidant tant au niveau du fonctionnement, que des investissements. Leurs objectifs principaux sont de favoriser l’accessibilité à tous et encourager la mixité des publics, de mieux répondre aux besoins des familles, d’optimiser les taux d’occupation des équipements et de simplifier les modes de financement.

Via la Prestation de service unique (PSU), les Caf sont les premiers financeurs des établissements d’accueil du jeune enfant (Eaje). En 2021, elles ont financé 421 519 places dans des établissements.

L’obtention d’une aide de la Caf est conditionnée à la mise en œuvre d’objectifs, le respect des règles et des échéances définies dans les conventions signées entre les deux structures. Pour répondre à ces impératifs, les gestionnaires d’établissements, ici les collectivités territoriales, effectuent une télédéclaration des données d’activités et financières et doivent disposer des informations pour chacun de leurs établissements.  

Ces déclarations se composent d’une déclaration prévisionnelle et d’une déclaration réelle. Les collectivités perçoivent tout d’abord un acompte d’après leur déclaration prévisionnelle du début d’année. Chaque actualisation (ou déclaration) est donc particulièrement importante, car elle permet à la Caf d’ajuster les paiements de l’année en cours. 

Un écart trop important entre la déclaration prévisionnelle et la déclaration réelle pénalise la collectivité qui n’aura pas correctement évalué ses besoins. Au contraire, respecter les taux fixés permet d’avoir plus de financements et une meilleure relation avec sa caisse d’allocations familiales qui n’a pas à recontacter la collectivité, qui comprend bien ses besoins.

Au sein de la collectivité, c’est le service Enfance qui gère cette déclaration et sa mobilisation s’élève chaque année à plusieurs ETP. Celui-ci doit récupérer les données pertinentes des logiciels Enfance/petite Enfance, mais également des données financières et RH pour lesquelles il n’a en général pas accès et qui vont nécessiter de mobilier ces services.

Cette déclaration est assez compliquée à préparer pour le service qui fait face à différents problèmes.

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Les difficultés rencontrées lors de la préparation de la déclaration

Au sein de nombreuses administrations, l’information est organisée en silos. Cette logique de répartition permet, dans notre cas, au service Enfance d’accéder facilement aux informations contenues dans ces logiciels métiers. A contrario, celui-ci est totalement hors de la boucle des informations RH et financières contenues dans les logiciels utilisés par ces services, même si elles le concernent. Par exemple, le service Enfance a accès aux données liées aux heures de présence des enfants, contenues dans son logiciel métier, mais pas forcément aux informations liées à la facturation des heures. Dans ce cas présent, il est difficile pour lui d’estimer les montants encaissés et de faire des prévisions.

L’absence d’autonomie sur ces données signifie que le service Enfance doit obligatoirement s’adresser aux services RH et Finances pour les récupérer, au risque d’alourdir leur charge de travail et de rallonger le temps de préparation de la déclaration. Ce processus est donc chronophage et peut provoquer des tensions entre les services lorsque les demandes ou les informations arrivent tardivement.

Enfin, la multiplication des sources ainsi que la difficulté à récupérer certaines données - telles que la masse salariale - rend le processus particulièrement complexe, engendre des erreurs dans la déclaration et nécessite aux collectivités d’avoir un interlocuteur au sein de leur caisse d’allocations familiales pour répondre à leurs questions.

Simplifier et automatiser la production des indicateurs pour la déclaration

La création et la mise à jour des indicateurs observés pour la déclaration à la Caf peuvent être automatisés afin de lever les freins évoqués précédemment. 

Une plateforme unique centralisant les données financières, comptables, RH et opérationnelles de votre structure permet au service Enfance de retrouver, de façon autonome, les informations dont elles ont besoin. Un système de droits configuré en amont régule l’accès aux informations sensibles. 

La mise en place d’un référentiel unique permet de croiser les données provenant de différents logiciels et d’unifier le calcul des indicateurs. Le regroupement des sources de données permet, quant à lui, à la collectivité d’utiliser les unes ou les autres en fonction de leur fiabilité. Reprenons l’exemple de la facturation aux familles : les agents des services Enfance, Petite Enfance et Jeunesse voient les services qu’ils facturent, mais n’ont pas forcément accès aux montants encaissés et ne sont donc pas au courant des impayés. Ainsi, il est difficile, pour eux, de faire des prévisions budgétaires en se basant uniquement sur leurs données, et ils peuvent grandement bénéficier de celles, plus fiables, présentes dans le logiciel financier.

Les contrôles de cohérence mis en place par la Caf ne seront plus un problème avec le suivi des indicateurs dans un tableau de bord pluriannuel. Celui-ci permet de visualiser aisément les changements au fil des mois, de vérifier que la collectivité atteint les objectifs fixés. Piloter votre relation avec la Caf tout au long de l’année permet de gagner en flexibilité et en crédibilité.

Enfin, la mise en place d’un tableau de bord automatisé permet de remarquer, lorsque les données ne sont pas renseignées de la même façon par les différents agents, qu’il y a des champs vides ou des données fusionnées. Il est ainsi plus simple d’entamer une discussion autour de la fiabilisation des données et du pilotage avec des agents dont ce n’est pas le métier, et de donner plus de sens au travail de remplissage grâce à des données visibles, lisibles et compréhensibles.

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Quels indicateurs suivre dans le tableau de bord pour la déclaration auprès de la Caf ?

Au sein de Manty Décision, nous avons créé, avec les collectivités qui ont fait remonter le besoin, un tableau de bord leur permettant de simplifier leur démarche de déclaration Caf. 

Au sein de ce tableau de bord, vous pouvez, tout d’abord, retrouver des éléments de contexte/synthèse tels que le nombre d’établissements de la collectivité, la capacité d’accueil et le nombre de places. Ces informations, non nécessaires à la déclaration, apportent néanmoins du contexte en amont de la préparation. 

La seconde catégorie du tableau porte sur les grands indicateurs demandés par la Caisse d’allocations familiales. Il est possible de visualiser les données pour l’ensemble des équipements ou de paramétrer le tableau de bord pour un équipement spécifique en filtrant par activité et par lieu. Les indicateurs ci-dessous peuvent être ventilés par temporalité, par âge de l’enfant, ainsi que par établissement et par activité.

Vous souhaitez en savoir plus sur les indicateurs que vous pouvez trouver dans Manty Décision, découvrez notre plaquette d’indicateurs.

Retrouvez dans cette partie du tableau, les données de facturation telles que :

• Le nombre d’heures facturées 
• Les montants facturés aux familles
• Le taux d’effort

Sont également présents, les indicateurs de présence tels que :

• Le nombre d'enfants présents
• Le nombre d’heures réalisées 
• Le nombre de foyers dont la tarification est inférieure à un euro

Découvrez notre tableau de bord modèle CAF sur la plateforme démo de Manty Décision

Retrouvez également des données financières telles que :

• Les participations familiales non déductibles de la PS
• Les différentes subventions reçues

Suivez également des données RH telles que :

• La masse salariale
• Le montant des dépenses en personnel  (012) sur les services concernés
• Les salaires brut et brut chargés 

Ces données peuvent être ventilées par type de poste, nom du service, etc. Elles tirent profit du référentiel unique qui résout les problèmes de calculs généralement rencontrés avec un calcul unique déterminé à l’avance et qui sera utilisé à chaque fois. Par exemple, le calcul des heures effectuées par les agents ou du nombre d’agents en poste peut poser problème pour ces périmètres particulièrement touchés par l’absentéisme. Ainsi, un agent absent pour maladie ou congés fera l’objet d’un remplacement qui risque, en cas d’erreur de calcul, de faire varier les taux d’encadrements hors de ce qui a été prescrit par la Caf. 

Enfin, retrouvez des éléments de synthèse tels que les dépenses et recettes en investissement et en fonctionnement pour le périmètre choisi.

Conclusion

La déclaration des données à la Caf est une tâche qui peut être en partie automatisée. Le suivi des indicateurs au sein d’un tableau de bord, mis à jour en temps réel, évite les extractions et les calculs, “désilote” l’information et permet d’avoir les éléments nécessaires à la déclaration au même endroit.

L’utilisation d’une plateforme unique telle que Manty Décision facilite et accélère le travail effectué par le service Enfance et réduit le nombre de demandes aux services RH et Finances.

• Vous êtes client Décision et souhaitez faciliter la déclaration de vos données à la Caf, contactez votre chef de projet afin qu’il vous assiste dans cette démarche.
• Vous souhaitez vous équiper des connecteurs à vos logiciels métiers sur les périmètres Petite enfance, Enfance ou Périscolaire, prenez rendez-vous sur le site : https://www.manty.eu/decision 
• Vous n’êtes pas encore clients Décision et souhaitez en savoir plus, planifiez une démonstration : https://www.manty.eu/contactdecision