DAF d'une collectivité territoriale : quels indicateurs suivre ?

En tant que Directeur.trice Administratif et Financier de ma collectivité, mes responsabilités sont nombreuses :

• Il faut tout d'abord que je suive et que je contrôle les décisions financières prises au sein des différents services.
• Je me dois également d'établir des rapports clairs et concis à la Direction Générale des Services sur la santé financière de la collectivité.
• Enfin, mon rôle est également d'aligner la stratégie financière de la collectivité avec les choix politiques des élus.

Mais face à de telles responsabilités, quels indicateurs suivre en priorité ?

Exécution budgétaire

En tant que gardien des deniers publics, il est de mon devoir de suivre rigoureusement les mouvements financiers de ma collectivité. Le but est simple : à la fin de mon exercice, l'équilibre recettes-dépenses doit être au rendez-vous.

Pour ce faire, mes premiers indicateurs clés doivent me permettre de visualiser rapidement la tendance financière globale de la collectivité toute entière.

Je regarde les dépenses de fonctionnement et d'investissement mandatées par rapport au budgété, et fais la même chose avec les recettes.

Des visualisations par jauges sont pour cela idéales. En un coup d'oeil, je fais un rapide état des lieux et je peux facilement illustrer mes rapports et présentations pour ma.mon DGS et mes élus.

Découvrez notre tableau de bord démo du suivi de l'exécution budgétaire.

Cependant, avoir uniquement une vision globale en tant que DAF est loin d'être suffisant pour remplir l'ensemble de mes fonctions. Je dois pouvoir accéder au détail de la consommation budgétaire en fonction de chapitres précis, de natures particulières ou encore de services de mon organisation.

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Construire un tableau croisé dynamique reprenant l'ensemble des informations est donc pertinent pour avoir la vision d'ensemble et pouvoir zoomer sur les informations que je souhaite trouver (voir image ci-dessous avec les dépenses de fonctionnement par chapitre).

Outre le suivi des lignes budgétaires par chapitre, nature, fonction, je peux également choisir de rajouter d’autres dimensions d’études renseignées dans mon logiciel financier, comme par exemple les opérations, les gestionnaires et les politiques publiques.

Ainsi je peux suivre encore plus finement les montants engagés et mandatés par ma collectivité.

Construction Budgétaire

En bénéficiant d'une vision complète sur les comptes de ma collectivité, je joue l'important rôle de chef d'orchestre lors de la période de construction budgétaire !

Tout d'abord, en un clin d'oeil il me faut pouvoir visualiser le détail des budgets attribués à chaque service les années précédentes.

Dans mes tableaux, je choisis de suivre les budgets primitifs, les décisions modificatives, les autorisations spéciales, les budgets supplémentaires, les montants budgétés totaux; sur une seule et même ligne pour chacun de mes services.

Je sais ainsi exactement ce qui a été attribué et quels sont les services qui ont bénéficié de ces attributions les années précédentes.

Aussi, connaitre les montants budgétés de chacun des services prend d'autant plus de sens, si je suis capable de visualiser rapidement les taux de mandatement des années précédentes de ces mêmes services.

Je sais alors si un service précis a utilisé ses enveloppes budgétaires au cours des années précédentes, et je peux ensuite analyser les demandes pour l'exercice suivant en connaissant son passif de dépenses et recettes.

Sur le tableau ci-dessous vous pouvez donc voir les montants mandatés, le taux de mandatement et le primitif, pour un service sur les années 2018-2019-2020. Ce type de tableau s'obtient en quelques secondes sur Manty Décision, et peut être enregistré dans un tableau de bord pour être reconsulté plus tard, ou partagé avec les directions des services concernés.

En résumé, ces indicateurs pertinents me permettent de suivre les attributions budgétaires des années passées, de visualiser si ces budgets on été utilisés, et d'accepter ou non les demandes de budget de mes services en toute connaissance de cause. Accéder à ces informations rapidement et avoir de tels indicateurs automatisés, me fait gagner un temps précieux en période de préparation budgétaire !

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Suivi des factures

Les différents services de ma collectivité font appel à de nombreux prestataires externes.

Je dois m'assurer que ces prestataires sont bien payés à temps. Pour cela, je peux suivre par exemple le délai de traitement des factures.

Si mon indicateur me renvoie de longs traitements de factures, je peux prendre la décision de revoir le processus d'enregistrement et d'envoi des factures au Trésor Public.

Je peux également me fixer un seuil à respecter dans le délais de traitement, et pourquoi pas être averti.e automatiquement par une alerte e-mail lorsque mon indicateur se rapproche du seuil !

Découvrez notre tableau de bord démo du suivi des factures et marchés.

Choix d'investissement

Enfin, je joue également le rôle de conseiller financier pour mes élus.

Ayant une vision complète sur les comptes de ma collectivité, il est de ma responsabilité de renseigner mes élus et de jouer mon rôle de consultant financier dans le pilotage des politiques publiques.

J'accompagne donc mes élus et je les alerte sur les décisions qu'il serait financièrement possible de mettre en oeuvre ou non.

Je participe ainsi activement aux choix d'investissements. Pour cela, je mets en place un tableau dédié aux dépenses d'investissement de ma collectivité, filtré par mois et années (voir capture suivante). Ce tableau oriente ensuite les décisions d'investissements avec les élus et la direction générale.

Voilà, vous avez maintenant en tête les principaux indicateurs à suivre, et sous quelle représentation visuelle les consulter (jauge, graphique à barres, tableau ..). Vous pourrez trouver plus d'exemples d'indicateurs financiers sur cette page de notre site.

Si vous avez aimé cet article, n'hésitez pas à découvrir notre solution Manty Décision, ou à contacter un chargé d'affaires pour en parler de vive voix, et voir comment Manty peut améliorer et accélérer le pilotage de votre collectivité.

Julia Lacolle

Consultante secteur public

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