Comment suivre l’absentéisme dans une collectivité territoriale ?

‍La maîtrise des absences est un enjeu de taille pour le secteur public dont le taux d’absentéisme moyen en 2021 était de 9,6 %*. Au début de l’année 2022, le gouvernement a présenté son Plan santé au travail dans la fonction publique pour 2022-2025. Celui-ci vise, entre autres, à développer le pilotage de la santé au travail et à améliorer les conditions de travail afin de réduire les atteintes à la santé et les absences qui en découlent. 

Pour construire des plans d'action adaptés aux diverses situations qu'elles rencontrent, les collectivités doivent avoir une excellente connaissance de l'absentéisme dans leur structure. La mise en place de processus et d'outils appropriés permet de recueillir, d'analyser et de diffuser plus facilement les indicateurs pertinents et l'impact des mesures correctives. Dans cet article, nous avons choisi de nous pencher sur le suivi de l'absentéisme au moyen d'une solution décisionnelle...

Le suivi général des absences

Le taux d’absentéisme qui s’était stabilisé en 2018 est reparti à la hausse lors de la crise sanitaire qui a provoqué une hausse des maladies et des accidents du travail.

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De manière générale, les absences ont un impact significatif sur les collectivités tant en termes de coûts directs tels que les frais médicaux et les charges, que de coûts indirects comme la désorganisation des services, la dégradation de l’image de la collectivité et la discontinuité du service public. Le suivi des absences est donc critique et effectué par différents services tels que la direction des ressources humaines, la direction générale des services, les directions fonctionnelles, etc. Chacun de ces acteurs met en place un suivi différent, plus ou moins précis, en fonction de ses objectifs.

Les solutions décisionnelles, un outil au service du suivi et de la prise de décision.

Les données collectées au sein des logiciels métiers, en particulier celui des ressources humaines, sont particulièrement utiles pour suivre et avoir une meilleure connaissance des absences. Afin que les agents puissent les analyser plus facilement, celles-ci peuvent alimenter une solution décisionnelle choisie par la collectivité. 

Une solution décisionnelle peut permettre de regrouper plusieurs flux de données ; de calculer, de mettre à jour automatiquement et de visualiser simplement des indicateurs normalement difficiles à paramétrer avec Excel.  Ceux-ci, en fonction de leur degré de granularité, offrent une vision claire de l’état de l’absentéisme dans l’administration, mais permettent également d’aller dans le détail pour un suivi approfondi. Enfin, les tableaux de bord personnalisés donnent accès, à chaque acteur, aux informations qui lui sont pertinentes. 

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Tous ces avantages facilitent grandement le suivi de l’absentéisme et permettent de répondre à quatre problématiques de prise en charge : 

• La difficulté de faire un état des lieux de l’absentéisme et d’avoir des données mises à jour régulièrement ;
• La difficulté d’évaluer ses coûts et donc de bien le prévoir dans le budget ;
• La difficulté à identifier clairement des “bastions” d’absentéisme et donc diminuer la capacité d’agir structurellement ;
• Et enfin, la difficulté d’anticiper les absences longue durée.

Ce que l’on trouve au sein d’un tableau de bord général

Clé de compréhension, le tableau de bord permettant un suivi général est utilisé au quotidien par le service ressources humaines, mais il peut également être partagé avec la direction générale et les responsables de services. Il permet aux services particulièrement impactés par cette problématique de s’approprier leurs chiffres et d’avoir des données à jour permettant de prendre des décisions éclairées.

De nombreuses définitions et modes de calculs des indicateurs existent. Il est donc primordial de les définir en interne, et si possible, de se baser sur un guide édité par un tiers pour faciliter des comparaisons entre collectivités.

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Voici une liste de quelques indicateurs clés pour un suivi global de l'absentéisme :

• Nombre de jours d'absence
• Nombre d’agents absents et leur proportion
• Taux d'absentéisme
• Taux d’absentéisme médical
• Indice de gravité (ou la durée moyenne des arrêts en jour)
• Taux de fréquence (ou le nombre d’arrêts pour 100 agents)
• Taux d’exposition (ou le pourcentage d’agents absents au moins une fois dans l'année)

Ces indicateurs peuvent être ventilés sur une multitude de critères : la nature des absences, leur libellé, la période et le temps de travail, le statut et le profil des agents (catégorie statutaire, sexe, etc.), mais également par service et par lieu. 

Exemple : Suivre l’absentéisme lors des revues mensuelles avec les services.

Prenons un exemple, une collectivité a décidé d’utiliser un tableau de bord afin d’avoir un support de discussion commun lors des revues mensuelles entre la direction générale et les responsables de services. Le tableau, qui regroupe de nombreux indicateurs RH dont ceux sur l’absentéisme, offre à la direction générale une vision globale, mais lui permet également de se focaliser sur un service en particulier. Les responsables, quant à eux, ont accès aux chiffres qui les concernent, ce qui leur donne l’opportunité de réfléchir à des idées de mesures correctives en autonomie.

Exemple n°2 : Calculer le coût de l'absentéisme

Dans ce second exemple, une collectivité met en place un tableau de bord spécifique contenant différentes ventilations du coût de l'absentéisme. Ces indicateurs, généralement difficiles à calculer sur Excel car demandant extractions et retraitements, sont ici aisément accessibles. Une fois le calcul de l'indicateur ajouté dans la solution décisionnelle et l'indicateur créé, celui-ci se met automatiquement à jour à partir des données provenant du SIRH. Le suivi du coût de l'absentéisme apporte à la collectivité des informations primoridales pour mieux appréhender le volet financier de cet enjeu et notamment les dépenses liées aux absences qui pèsent très lourd dans les budgets.

Effectuer une analyse approfondie de l’absentéisme médical

D’après le Panorama Sofaxis 2021, dans les collectivités territoriales, en 2020, “les arrêts pour raison de santé représentent l’équivalent d’un agent absent tout au long de l’année pour dix employés.” 

Les employeurs publics mettent en œuvre des politiques de correction et de prévention au sein de leur structure afin de protéger la santé de leurs agents, d’éviter les accidents de travail et les maladies, et de réduire les coûts élevés engendrés par l’absentéisme notamment médical.

Il est donc primordial pour eux d’avoir accès, de pouvoir lire et comprendre facilement les données récoltées à toutes les étapes de la démarche de prévention et de répondre à quatre objectifs :

• Avoir une vision, à tout instant, de l’état de l’absentéisme médical au sein de la collectivité 
• Identifier les grandes tendances de la structure. Quels sont les services, les typologies d'agents et les lieux les plus impactés par les accidents du travail ? 
• Bien choisir et cibler les actions en fonction des tendances identifiées : sensibilisation des agents et des superviseurs grâce à des sessions de prévention, analyse des équipements, renforcement de la sécurité d'un site, recrutement d’une assistante de prévention, etc.
• Mesurer l’efficacité de la politique de prévention

Les tableaux de bord dédiés à l’absentéisme médical, alimentés par la solution décisionnelle, permettent de suivre les indicateurs globaux mentionnés plus haut en les ventilant par types d’absences, par direction et par profil d’agents (âge, sexe, catégorie statutaire, etc.) afin de faire ressortir les grandes tendances de la collectivité et les groupes les plus touchés.

Tant au niveau des directions que de la collectivité, il peut être bénéfique de se fixer des objectifs. Certaines solutions décisionnelles proposent par exemple des systèmes d’alerte permettant d’être notifié lorsque des seuils sont dépassés ou lorsque des situations atteignent une zone de surveillance. Ces notifications peuvent être accompagnées de recommandations permettant de répondre à cette alerte.

Manty travaille actuellement avec Sofaxis et deux grandes collectivités sur un ensemble de tableaux de bord permettant de piloter très précisément l’absentéisme médical au sein des collectivités. Ceux-ci permettent de suivre les grands indicateurs de l’absentéisme, mais contiennent également des fonctionnalités plus avancées dans le but de simplifier l’identification des bastions d’absentéisme et la gestion des cas individuels. 

Vous êtes intéressé par ce projet, contactez-nous pour en savoir plus.

‍Exemple : maîtriser les coûts d’assurance statutaire

Les collectivités territoriales souscrivent à des contrats d’assurance statutaire afin de ne pas supporter l’entièreté de la charge lors de l’arrêt de travail d’un agent. Afin de souscrire à un contrat au plus proche de la réalité du point de vue financier, celles-ci transmettent régulièrement des informations à leur société d’assurance. 

La collectivité peut créer un tableau de bord au sein de sa solution décisionnelle dans le but d'avoir des chiffres à jour et prêts à être envoyés à tout moment.

Les indicateurs que celui-ci peut contenir dépendent des demandes de la compagnie d’assurance, par exemple le nombre de jours d’absence et le nombre d’agents absents pour trois types d’absences : les congés longue durée, les congés longue maladie et les maladies professionnelles. 

Il est également possible de croiser ces données avec des données financières - telles que le montant des frais pour les arrêts maladie, en ventilant par période, plein ou demi-traitement - pour apporter une dimension supplémentaire à la réflexion sur les coûts de l’assurance statutaire.

De bons résultats, suite à la mise en place d’actions très ciblées, permettent de faire baisser le coût des contrats ou, au minimum, d’encadrer les hausses tarifaires et de négocier son assurance statutaire.

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Conclusion

L’absentéisme est une problématique récurrente pour la fonction publique territoriale, tout comme la maîtrise de leurs données en interne. Les solutions décisionnelles permettent aux collectivités territoriales de se réapproprier leurs informations et de les utiliser pour résoudre, dans le cas présent, le problème qu’est l’absentéisme. 

Les tableaux de bord, alimentés par un entrepôt de données, constituent un moyen simple et efficace pour suivre aisément et sur plusieurs années, les indicateurs d’absentéisme et les démarches de prévention mises en place.

• Manty propose une solution décisionnelle permettant d’effectuer le suivi de l’absentéisme dans les collectivités. Si vous avez aimé cet article, n'hésitez pas à découvrir Manty Décision.
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*Source : Panorama 2022 - Qualité de vie au travail et santé des agents dans les collectivités territoriales, par Sofaxis