Accompagner sa préparation budgétaire avec Manty Décision

Période charnière de l’année dans les collectivités territoriales, la préparation budgétaire est à la fois un moment de bilan, d’anticipation et de prise de décision stratégique. L’élaboration du budget est un exercice global : elle concerne bien sûr les finances, mais aussi l’action de la collectivité dans son ensemble, et bien sûr le politique.

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Comment assurer une préparation budgétaire sereine et réussie pour votre collectivité ?

Une préparation budgétaire réussie repose à la fois sur :

• Un processus de préparation fluide, collaboratif et limitant les erreurs et les pertes de temps.

Un outil collaboratif est donc nécessaire : les échanges par mail ou téléphone sont bien sûr utiles, mais montrent vite leurs limites. Une solution de préparation budgétaire doit donc centraliser l’ensemble des informations et garder la trace de chaque demande, modification ou décision. Elle ne doit pas pour autant complexifier la préparation pour les services : l’outil doit être facile d’utilisation et rapide à prendre en main pour les utilisateurs. C’est le cas du hub de préparation budgétaire Manty Budget.

• Et une information fiable, claire et complète.

Cela signifie que les décideurs ont besoin d’accéder à des données contextualisées - c’est-à-dire des données qui racontent une histoire - et systématiquement à jour. En outre, la collectivité doit casser les silos organisationnels afin de faire parler la donnée, en croisant des sources diverses : les différents logiciels métiers, les données fournies par des tiers, l’open data, etc.

Pour autant, les décideurs ne peuvent pas se permettre de solliciter en permanence leurs services pour des tâches d’extraction et de traitement : l’information doit donc pouvoir être obtenue rapidement et facilement, sans reposer exclusivement sur le travail d’un très petit nombre d’agents experts : c’est tout l’objet de notre solution décisionnelle Manty Décision.

En quoi la donnée est-elle la composante essentielle d’une préparation budgétaire ?

L’élaboration d’un budget nécessite en premier lieu de réaliser un bilan. Le budget de l’année en cours était-il adapté ? Au contraire, a-t-il fait l’objet de nombreuses décisions modificatives qui auraient pu être évitées, ou a-t-il mis certains services en difficulté ? Quelles étaient les circonstances dans lequel ce budget a été exécuté ? Quelles sont, actuellement, les contraintes pesant sur la collectivité sur le plan financier et réglementaire ?

D’autre part, la préparation budgétaire est un exercice d’anticipation, puisque le budget, par définition, autorise et prévoit. Ces conjectures sont réalisées sous 3 aspects :

• Les ressources humaines et financières disponibles à l’avenir ;
• Les besoins des usagers, sur des sujets aussi divers que les cantines scolaires ou les besoins en salage des routes ;
• Les priorités politiques, qui constituent la traduction du projet de mandat des élus de la collectivité. Le budget est donc intimement lié au politique dès le début de sa préparation, et non pas seulement au moment de l’arbitrage puis du vote.

Cet effort d’anticipation nécessite de s’appuyer sur des chiffres fiables, précis, et à jour, dans un souci d’efficacité mais aussi de sincérité des comptes publics. En conséquence, les services consacrent un temps très important – certains diront excessif – à obtenir l’information nécessaire : ils centralisent des données éparses, à partir d’extractions depuis les nombreux logiciels métier, ou en rassemblant des documents Excel remplis par les services.

Ils traitent ensuite la donnée pour transformer celle-ci en information cohérente et contextualisée – autrement dit exploitable. Enfin, ils mettent l’information en page et la diffusent, par exemple sous la forme de notes à destination des directions et des élus, ou encore au sein du Rapport d’orientation budgétaire. Pourtant, ce travail peut en large partie être automatisé à l’aide d’un outil d’aide à la décision tel que Manty Décision.

A lire également : notre Petit guide du décisionnel à l’usage des collectivités territoriales

Au-delà de l’aspect purement technique de création d’indicateurs, une préparation budgétaire efficace repose sur plusieurs principes de méthode :

1. L’implication des services : le rôle de ceux-ci est souvent limités à la saisie des propositions, dans un rôle presque passif. Pourtant, la diffusion de rapport relatifs à leur activité, voire à celle de l’ensemble de la collectivité, leur permet d’adopter une posture motrice et de participer à une réflexion d’ensemble sur le pilotage budgétaire.
2. L’actualisation des indicateurs à intervalles réguliers – et fréquents.
3. L’utilisation d'outils permettant d’exploiter directement les indicateurs produits, sans perte de temps dans du travail de mise en page, ni confusion dans la communication entre les directions.

Pour approfondir sur ce sujet, lisez notre article sur les 5 meilleures pratiques de préparation budgétaire

Bien sûr, il ne s’agit pas de réaliser cet exercice une seule fois par an, au début de la préparation budgétaire : les indicateurs doivent être suivis tout au long de l’année, afin d’anticiper les imprévus et de corriger les trajectoires, par exemple de consommation des crédits.

Cependant, la préparation budgétaire est toujours un moment de bilan, et l’occasion de faire le point avec l’ensemble des acteurs de la collectivité. Alors, comment utiliser un outil d’informatique décisionnelle dans le cadre de votre préparation budgétaire ? Quels indicateurs suivre, et comment les analyser ?

1. Réaliser une rétrospective budgétaire en amont du cadrage

Élaborer un budget suppose en premier lieu d’analyser la manière dont le budget précédent a été exécuté ; s’il permettait la mise en œuvre des objectifs fixés et s’il a pu être mis en œuvre avec fluidité.

La rétrospective intègre souvent des éléments de comparaison pluriannuelle, afin d’identifier les tendances budgétaires des années précédentes et de prendre en compte les écarts.

• La rétrospective s’attache aux équilibres entre dépenses et recettes, qui sont analysés selon les différentes dimensions réglementaires : fonctionnement et investissement, bien sûr, mais aussi chapitre, nature, fonction ou encore politique publique.

Le saviez-vous ? Les tableaux de bord Manty Décision offrent des espaces pour commenter chaque indicateur, et par exemple expliquer une baisse des revenus des services par des fermetures dues à la crise sanitaire, ou encore détailler les contrats de maintenance liés à une dépense.

• La rétrospective s'attache également à l’exécution, c’est-à-dire à la correspondance entre les dépenses ou recettes autorisées et prévues par le budget ; et les actions effectivement réalisées.

Cet indicateur révèle à la fois l’adéquation entre le budget et les besoins et capacités des services, et la rigueur de ceux-ci dans le respect du budget voté. Les directions ont ainsi une vision claire de leur situation présente. Elles se trouvent responsabilisées et sont en capacité d’anticiper l’exercice à venir.

A lire également : notre article sur les 3 manières de suivre les indicateurs financiers de votre collectivité avec Manty Décision

Outre le taux d’exécution global d’une direction ou d’un service, les indicateurs peuvent s’attacher à la répartition des dépenses et des recettes par type - par exemple, l’augmentation des dépenses des services techniques est-elle liée aux prix des matières premières ou à des interventions plus complexes ? - et par période – certaines dépenses ou recettes sont-elles saisonnières ? De cette manière, l’exécution peut aussi permettre d’identifier une progression des dépenses de 011 ou 012 trop importante par rapport au voté.

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Le saviez-vous ? Avec Manty Décision, vous paramétrez les droits d’accès pour que chaque directeur ou responsable du budget ait accès aux indicateurs de son périmètre respectif.  

Découvrez notre tableau de bord modèle de Rétrospective budgétaire sur la plateforme démo de Manty Décision

2. Réaliser une synthèse de l’activité des services

Si la rétrospective budgétaire permet d’analyser les ressources consacrées à l’action publique, la synthèse ou le rapport d’activité a plutôt pour but de constater les résultats obtenus.

Les indicateurs d’activité contextualisent les dépenses en les plaçant dans le contexte de l’action publique, voire d’objectifs politiques. Il peut s’agir d’indicateurs quantitatifs - tels que le nombre d’interventions réalisées par les services techniques -, ou de performance, par exemple le délai de l’intervention.

Découvrez notre tableau de bord modèle de rapport d’activité des services techniques sur la plateforme démo de Manty Décision

Une fois le niveau d’activité évalué, le service peut réaliser ses prévisions à partir du coût associé à cette activité : par exemple, le service Familles peut évaluer le coût d’un enfant inscrit à la crèche, puis formuler sa demande de budget en fonction du nombre d’inscrits prévus. De cette manière, les coûts évitables, tels que de nombreuses heures supplémentaires plutôt qu’une nouvelle embauche, sont repérés.

La synthèse de l’activité décentre la préparation budgétaire, qui a encore souvent tendance à se focaliser principalement sur l’évolution du 011, au détriment de la réflexion sur l’allocation des ressources. Elle a aussi pour but de déconstruire la « boîte noire » que constituent certains aspects de l’élaboration du budget, notamment celui des ressources humaines, en mettant en lumière la répartition des effectifs.

A lire également : notre article sur le Top 5 des tableaux de bord Enfance/Petite Enfance à suivre dans sa collectivité

Le saviez-vous ? Grâce à la fonction d’import de fichiers Excel de Manty Décision, vous importez des données issues de sources diverses. Certaines collectivités l’utilisent pour intégrer des rapports transmis par des délégataires qui, croisés avec leurs propres données financières, amènent à une estimation du coût de la délégation. D’autres intègrent des éléments plus qualitatifs, tels qu’une enquête de satisfaction réalisée auprès des usagers du service public.

3. Lister les nouveaux projets envisagés

La synthèse d’activité permet d’identifier les augmentations ou diminutions quasi « automatiques » des budgets, qui découlent d’un besoin immédiat - même si, bien sûr, les budgets alloués dépendront aussi des efforts d’efficacité et de performance mis en œuvre.

Cependant, les budgets intègrent également les priorités de politiques publiques. Prenons l’exemple d’une collectivité dont les élus ont fixé des objectifs ambitieux en termes de pratique sportive. La collectivité pourra étendre les horaires d’ouverture de certains équipements sportifs, et donc ses besoins en personnels et en énergie. Ces dépenses nouvelles doivent être prises en compte dès l’élaboration du budget. Dès l’année précédant la mise en place des nouveaux horaires, la direction chargée de ces équipements sportifs a donc besoin de connaître le coût horaire de l’ouverture de chaque équipement, et les recettes associées.

Par ailleurs, la collectivité pourra être amenée à réaliser des projets d’investissement correspondant à cette priorité politique, tels que la construction d’une nouvelle piscine municipale. Ces projets trouveront leur traduction dans le budget d’investissement, mais aussi celui de fonctionnement (dépenses de personnel, travaux d’entretien…et recettes liées à l’activité).  

Pour savoir comment analyser le coût et les bénéfices de vos équipements avec Manty Décision, lisez notre article qui présente 6 exemples de croisements de données utiles pour votre collectivité

Le saviez-vous ? Vous pouvez désormais importer vos graphiques Décision dans vos argumentaires et analyses sur Manty Budget.

4. Analyser ses ratios financiers

Alors que les 3 premiers points d’analyse font émerger les besoins et demandes, l’analyse des ratios financiers a pour but d’identifier des contraintes – ou à l’inverse des possibilités – liées à la santé financière de la collectivité, et aux objectifs fixés par la réglementation ou les élus.

Les ratios financiers sont multiples. Il s’agit donc de bien les définir et les sélectionner, afin de retenir un nombre limité – mais pertinent – d’indicateurs qui serviront de fil rouge à la préparation budgétaire et qui seront communiqués au-delà des services financiers.

Certains de ces ratios sont dits « obligatoires » : ils sont définis par le Code général des collectivités territoriales (par exemple à l’article R1323-1 pour les communes) et doivent être joint au Rapport d’orientation budgétaire. Il s’agit notamment des dépenses et recettes de fonctionnement, des impositions directes et de la dette, rapportés à la population ; de la proportion de dépenses de personnel dans les dépenses de fonctionnement, et d’autres. Valables pour l’ensemble des communes et intercommunalités, départements ou régions de France, ces ratios assurent qu’une comparaison entre collectivités similaires est possible.

De manière plus générale, les ratios financiers identifient :

• Certaines dépenses ou recettes par rapport à l’ensemble des dépenses ou recettes, afin de mettre en lumière leur « poids » dans le budget ;
• Des dépenses ou recettes par rapport à la population : ces indicateurs servent par exemple à estimer le coût par habitant d’un service public ;
• Les stocks et flux de la dette : ces ratios ont pour but d’éviter tout « dérapage » de l’endettement en évaluant l’endettement au regard des ressources de la collectivité, et d’anticiper ses besoins futurs.
• La fiscalité locale.

Le saviez-vous ? Manty Décision offre la possibilité de comparer les ratios financiers (ratios obligatoires et autres indicateurs d’intérêt) de votre collectivité avec ceux de collectivités similaires grâce à des données publiées en Open data.

Conclusion

A la fois exercice de bilan et d’anticipation, la préparation budgétaire est un moment essentiel du pilotage. Au-delà des tâches comptables qu’elle implique, elle permet de rassembler et diffuser l’information. Les indicateurs sont utilisés par la direction financière, lorsqu’elle réalise le cadrage puis consolide les propositions des services. Ils servent aussi de support aux directions métiers, qui peuvent ainsi objectiver leurs besoins et formuler leurs demandes. Enfin, ils fournissent aux élus le contexte financier et d’activité nécessaire pour réaliser leurs arbitrages. Au cours de l’élaboration du budget, la donnée facilite donc le dialogue entre gestionnaires demandeurs de crédits, les services ressources et élus, en créant un référentiel commun.

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Comme nous l’avons vu, il est extrêmement simple de suivre ces indicateurs financiers clés dans Manty Décision, ces indicateurs faisant même partie de notre bibliothèque de modèles. Pour aller plus loin, notre solution Manty Budget reprend ces indicateurs tout en y ajoutant des processus de saisie des propositions et d’arbitrage, le tout de façon collaborative : c’est ce qui en fait un hub de préparation budgétaire. Enfin, l’ajout de ces indicateurs venant de Manty Décision dans les argumentaires des services sur Manty Budget leur permet de justifier et de présenter simplement leurs inscriptions et opérations à la direction financière et aux élus.

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