Notre méthodologie pour préparer l’atterrissage de fin d’année de votre collectivité avec Manty Budget

En cours d’année, de nombreux événements impactent le budget des collectivités. Ces dernières années, plusieurs crises se sont succédé, encourageant de plus en plus de collectivités à réaliser des projections pour avoir une meilleure visibilité sur l’exécution budgétaire et pour mieux s’adapter. Certaines collectivités ont décidé de simplifier ce processus chronophage, habituellement réalisé sur Excel, en utilisant leur logiciel de préparation budgétaire Manty Budget. Comment font-elles ?

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Pourquoi utiliser son logiciel de préparation budgétaire pour faire son atterrissage ? 

Effectuées une ou plusieurs fois dans l’année après le vote du budget, les projections - également appelées l’atterrissage -  sont les prévisions des services sur le montant de leurs dépenses et recettes au 31 décembre de l’année. Elles donnent au directeur financier une idée de l’évolution des besoins des services et de la réalisation du budget à différentes périodes de l’année. 

Pour tout savoir sur les projections, consultez notre fiche financière !

Faire ses projections, oui, mais de quelle façon  ?

Dans la plupart des collectivités, les prédictions sont réalisées sur Excel, à partir d’extractions du logiciel financier, complétées par les services et ensuite analysées par la Direction financière. Cette méthode présente certains inconvénients, bien qu’accessible à tous et ne nécessitant qu’Excel :

• Certains chiffres - sur lesquels se basent les agents pour préparer les projections puis la Direction pour prendre des décisions -  évoluent constamment et ne sont pas à jour.
• La multiplication des fichiers et des versions rend l’échange d’informations plus complexe et augmente le nombre d’erreurs.
• La démarche est dans l’ensemble chronophage, car exigeant des retraitements, des simulations, et même la création du fichier initial sur lequel tout le monde doit pouvoir travailler. 

L’intérêt d’automatiser une partie de ce processus est de libérer du temps pour la Direction comme pour les services, et d’avoir des informations présentées simplement et au plus proche de la réalité.

Les projections dans Manty Budget 

Découvrez Manty Budget, le logiciel de préparation budgétaire collaboratif et intuitif de Manty !

Au cours des entretiens menés avec nos bêta-testeurs et notamment la Ville de Montigny-le-Bretonneux pour construire l’outil, l’importance croissante de réaliser des projections et les difficultés rencontrées pour les faire ont été mentionnées à plusieurs reprises. Nous avons donc réfléchi à une interface simple, pour les services comme pour la direction financière, dans laquelle chacun d’eux aurait accès aux données de la préparation budgétaire , mais également aux chiffres de l’exécution budgétaire. Disposer de ces informations permet de baser les prévisions sur des données à jour, et ainsi de prendre les meilleures décisions. Nous avons donc développé cette fonctionnalité à l’occasion de la V3 du module Budget fin 2022 !

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Les espaces d’atterrissage dans Manty Budget

Afin de faciliter la préparation et la revue des projections, nous avons créé deux espaces dans Manty Budget : 

• une interface pour les services dans lequel ils peuvent saisir les prédictions avec les données de la préparation et de l’exécution du budget
• une interface pour la Direction financière dans laquelle elle peut visualiser ces informations simplement et les filtrer en fonction de ses besoins

1. L’espace “Projections” des services

Au cours de l’année, à une ou plusieurs reprises, le service Finances de la collectivité va demander aux services de réaliser les prévisions à la lumière des mois qui se sont déjà écoulés et leur ouvrir l’espace de saisie qui se matérialise par un nouvel onglet “Projections”.

Cette interface a été imaginée pour faciliter la saisie de différentes manières : 

• Il existe 3 axes de saisie : par service et chapitre / par service, gestionnaire et chapitre / par service, opération et chapitre.
• La saisie est configurée par chapitre et non au niveau de la ligne budgétaire pour éviter que le travail ne soit trop long et fastidieux.
• Un tableau permet de saisir les projections pour les dépenses et l’autre pour les recettes.
• Les agents ont accès à un certain nombre d’informations - mises à jour automatiquement - telles que le montant du budget primitif, le budgété total, le montant réalisé, le pourcentage de réalisation et le reste à réaliser. 
• L’écart entre la projection et le budgété total est également calculé automatiquement.
• Les agents peuvent ajouter une justification à leurs prévisions pour donner du contexte à la Direction financière
• Une fois la saisie terminée, les agents peuvent changer leur statut de “à traiter” à “à jour”, et ainsi notifier la Direction des Finances.

2. L’espace de la direction financière

Dans l’espace qui lui est dédié, la Direction des finances a une vue unique de l’ensemble des prévisions renseignées par les services. 

Pour le budget sélectionné, le DAF retrouve un tableau avec les projections en fonctionnement et un autre avec les projections en investissement. Il peut également utiliser des filtres (service, opération, chapitre) afin de filtrer cette vue très complète.

Grâce à cette vue et une fois que les services ont terminé la saisie, la Direction des Finances peut tout d’abord vérifier et modifier les projections, ajouter des justifications, repasser le statut en” à traiter” s’il y a eu un oubli.

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En un coup d’œil, on peut voir le total des prévisions pour l’année en cours et l’écart avec le montant budgété. Avec les grands équilibres, on peut savoir si les prédictions sont proches de ce qui avait été budgété.

De plus, le service financier dispose des chiffres pour revoir et équilibrer les budgets, et notamment préparer des virements de crédit, décisions modificatives et autres budgets supplémentaires. Généralement compliqués à identifier, les virements de crédits ne peuvent avoir lieu qu’au sein d’un même chapitre. À l’aide de notre filtre “Chapitre”, le DAF peut visualiser très simplement, pour un même chapitre, les services ou gestionnaires qui ont fait des projections à la baisse et pourraient transférer leurs crédits à un service qui a fait une projection à la hausse. Par exemple, le DAF remarque que, pour le chapitre 011, le service communication a déclaré qu’il aurait besoin de 65 000 € et non de 75 000 € suite à l’annulation d’un événement. Le service communication, quant à lui, aura besoin de 339 000 € et non 329 000 €. La direction financière peut donc rééquilibrer facilement les budgets en virant des crédits d’un service à l’autre.

Enfin, la vue permet également, lorsqu’une phase de budget supplémentaire est ouverte, de savoir à l’avance ce qui sera demandé, car j’ai des informations sur ce que les services prévoient de budgéter ou de recetter.

Conclusion

De plus en plus de collectivités utilisent l’atterrissage pour faire face aux bouleversements et aux crises de ces dernières années. Celles qui utilisent la fonctionnalité “Projections” de Manty Budget ont accès à deux interfaces qui résolvent les difficultés habituellement rencontrées, de la création du fichier Excel à l’analyse et la comparaison des nombreuses lignes. L’espace de saisie intuitif et la mise à jour automatique de certains montants facilitent grandement toutes les étapes de préparation et analyse de l’atterrissage.

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Pour découvrir nos deux espaces Projections ainsi que les autres fonctionnalités de Manty Budget, contactez nos chargés d’affaires : https://www.manty.eu/contactbudget

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