Comment développer un nouveau logiciel pour le secteur public : notre méthodologie

Mi-2022, alors que Manty Budget, notre second logiciel, arrivait à sa troisième version et devenait véritablement très complet, nous avons commencé à réfléchir en interne à la création d’un nouveau module. Mais dans quelle direction nous diriger ? Nous avons alors puisé dans notre expertise en matière de données, notre connaissance approfondie des logiciels métiers des collectivités, ainsi que l’expérience précieuse acquise lors de la co-création de nos deux premiers logiciels, pour développer Manty Prospective RH dont le lancement a eu lieu en septembre 2023.

Mais que signifie réellement “co-créé avec les administrations publiques”, me direz-vous ? Dans cet article, nous allons vous présenter la manière dont nous travaillons main dans la main avec les administrations publiques pour développer des logiciels qui répondent à leurs attentes et qui simplifient leurs processus.

La différence avec nos deux précédents modules : une méthode formalisée

Malgré l'opposition souvent perçue entre le secteur privé et le secteur public, leur collaboration peut aboutir à d’excellents résultats, notamment en matière de développement de logiciels. Chez Manty, nous avons placé la co-création au cœur de notre approche et l’avons déjà expérimentée avec succès pour nos deux modules précédents. Le premier - Manty Décision - a vu le jour en 2017 dans un sous-sol de Courbevoie et a beaucoup impliqué la ville de Clichy (en la personne de l’ancien Directeur général adjoint Geoffroy Adamczyk). Manty Budget - le second - a été développé suite à l’identification d’un besoin (pain point en langage produit anglicisé) lors de nos discussions avec la Directrice des finances de Montigny-le-Bretonneux, Christelle Dain, et son équipe fin 2019. Leur aide a été précieuse et sans eux nous n’en serions pas là aujourd’hui !

Découvrir le retour d’expérience de Montigny-le-Bretonneux, première commune à adopter Manty Budget !

Notre méthodologie s'est affinée et améliorée depuis l'élaboration de Manty Décision. Lors de ma prise de fonction en tant que directrice produit en 2020, j’ai supervisé le développement du second module, ainsi que de la constitution d'une équipe produit dédiée au développement de nouvelles fonctionnalités (et de nouveaux modules !). Tout ce travail a permis une plus grande structuration de nos pratiques.

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Nous avons défini quatre pratiques clés qui guident notre approche : 

• Impliquer les futurs utilisateurs à chaque étape du processus
• Sortir une première version du logiciel puis itérer dessus, plutôt que d’attendre d’avoir un produit parfait
• S’adapter aux spécificités des différentes administrations et non l’inverse
• Utiliser l’intelligence collective pour proposer des idées novatrices.

Et notre méthode se décompose en sept étapes :

• Former une équipe pluridisciplinaire chez Manty
• Réaliser un premier cycle d’interview avec les clients pour comprendre leurs besoins
• Animer des ateliers de réflexion en interne 
• Imaginer et définir le concept du futur logiciel
• Mener un deuxième cycle d’interview avec les futurs utilisateurs pour leur pitcher l’idée
• Développer la première version du logiciel
• Procéder à des itérations et améliorer le logiciel

Le point de départ : les besoins métiers

Les informations qui ont servi de point de départ à ce travail ont été acquises au fil des années et regroupent : 

• des retours des administrations sur notre plateforme et l’identification de nouveaux besoins (hors du champ d’utilisation des modules existants) lors de réunions avec notre équipe Customer Success qui accompagnent les clients dans leurs projets.
• des suggestions de notre équipe commerciale, au contact quotidien des décideurs de ces administrations
• le brainstorming d’idées de l’équipe Manty 

Former une équipe pluridisciplinaire chez Manty

Nous avions déjà identifié que le prochain module faciliterait le travail du service RH, car une grande majorité des besoins exprimés étaient directement liés à ce périmètre. Mon collègue (et maintenant directeur produit) Louis et moi-même avions commencé à travailler sur un module dédié à l’absentéisme qui a finalement été intégré à Manty Décision. Alors, lorsque Manty a décidé de développer un nouveau module, nous avons commencé par composer une équipe projet pluridisciplinaire avec Sylvain (consultant senior et ancien de territoriale), Thomas (Head of Data), Lucie-Ana (anciennement Head of Customer Success) et moi-même (Head of Product) pour suivre le projet.

Réaliser un premier cycle d’interview avec les clients pour comprendre leurs besoins

Durant plusieurs semaines, l’équipe projet de quatre personnes a ensuite réalisé une quarantaine d’entretiens d’agents de collectivité, clients ou non, pour nourrir nos réflexions et notre matrice de critères - c’est-à-dire un grand tableau de nos thématiques triées par critère.

L'objectif des entretiens était multiple : 

• Comprendre en profondeur leurs besoins et défis : leur routine de travail, leurs objectifs, leur méthode d'évaluation de leurs performances, leurs tâches les plus chronophages, ainsi que les obstacles qui entravent leur efficacité.
• Identifier précisément le(s) agent(s) auxquelles nos solutions apporteraient de la valeur.
• Confirmer la compatibilité des solutions envisagées avec la plateforme.
• Déterminer la problématique prioritaire à traiter.

Les problématiques remontées ont ensuite été classées selon 3 critères : leur fréquence, leur difficulté, le nombre de personnes affectées par ce problème. À partir de ces informations, l’équipe projet avons identifié six grandes thématiques et six options pour le prochain module ainsi que des critères nous permettant de choisir le module. Un sondage a été envoyé par email à nos clients afin d’avoir de premiers avis sur chacune des solutions envisagées. Malheureusement, cette méthode n’a pas eu de succès et nous avons eu très peu de retours !

Animer des ateliers de réflexion en interne 

Pour approfondir le travail autour de nos six problématiques, j’ai organisé quatre ateliers de réflexion avec 16 employés de Manty aux profils variés. L’objectif était d’utiliser les compétences et l’expérience des experts présents dans toutes nos équipes, qu’ils soient développeurs, spécialistes de la relation client ou commerciaux, anciens agents de collectivités ou issus du secteur privé.

Ces ateliers ont permis de classifier les critères (importance et uniformité du problème, coût de développement, etc.), d’attribuer des notes à chaque idée de module et de déterminer un module “recommandé”. 

Imaginer et définir le concept du futur logiciel

Après des analyses et de nombreux échanges autour des retours recueillis précédemment, l’équipe projet avons finalement choisi de développer un logiciel de prospective RH. Alors, pourquoi ce choix ? 

Eh bien, lorsque nous avons comparé les six grandes thématiques grâce à notre matrice de critères, nous avons rapidement constaté que les équipes RH avaient de nombreux besoins en termes de prospective, paie, etc. Plus de la moitié des difficultés RH se rapportaient à la simulation de la masse salariale, et elles se présentaient de manière claire et uniforme chez nos interlocuteurs. 

Deuxième cycle d’interviews avec les collectivités

L’équipe projet a ensuite réalisé une deuxième série d'entretiens avec des responsables RH pour prioriser les 30 besoins liés à la prospective RH par importance, et ainsi déterminer les premières fonctionnalités à développer.

Parmi les besoins prioritaires, c’est-à-dire ceux devant impérativement figurer dans la version initiale du logiciel, on retrouvait par exemple : la difficulté à prendre en compte certains éléments comme l’absentéisme ou les départs à la retraite, les difficultés à voir un historique des coûts, car les organigrammes utilisés dans le logiciel financier sont différents de ceux utilisés pour préparer les simulations, etc. 

Développer une première version du logiciel

À partir de ces spécifications produit (c’est-à-dire la traduction des besoins en description de ce que le produit devrait faire), Colin, notre talentueux designer UX/UI, a réalisé les premières maquettes du logiciel. Très importantes, elles ont été à la fois présentées à de futurs utilisateurs et à l’équipe Manty pour validation, et ont servi de support lorsque notre super équipe technique - composé de Briac, Hélène et Florent - a commencé le développement du logiciel. 

Pour garantir que chaque avancée réponde aux attentes des utilisateurs, nous avons collaboré avec cinq collectivités bêta-testeuses et Laurence Huberty, consultante RH qui nous a accompagné dans le cadre de notre partenariat avec MouviTal’ (son logiciel de GPEEC). Elles ont partagé leurs difficultés, validé les maquettes et testé Manty Prospective RH tout au long du projet, nous évitant des erreurs.

Comme nous souhaitions proposer un logiciel simple et compréhensible pour analyser la paie et faciliter les projections, les principales difficultés que nous avons rencontrées étaient de ne pas laisser la complexité des fiches de paie et des organigrammes être visibles et devenir des obstacles pour nos futurs utilisateurs.

Malgré tout, la première version du logiciel a été mise en ligne en juin 2023 et utilisée par plusieurs collectivités pour la préparation budgétaire de leur masse salariale en septembre.

"C'est fou la projection des agents non-récurrents d'une année à l'autre a pris 5 minutes alors que ça nous prend d’habitude une journée", une bêta-testeuse, juin 2023.

Itérer et renforcer les fonctionnalités pour proposer une expérience encore plus poussée aux utilisateurs

Une fois la première version de Prospective RH mise en ligne, nous avons entamé la phase d'itération, c’est-à-dire que nous complétons progressivement les fonctionnalités existantes. Cela a par exemple été le cas pour l’affichage de la paie, qui peut maintenant être comparée aux années précédentes et être visualisée à l’aide de graphiques.

Nous continuons à avoir des appels réguliers avec nos trois super bêta-testeurs. Ils nous permettent de répondre à nos diverses questions, à valider les nouvelles fonctionnalités, etc. Au cours de cette période, de nouvelles collectivités intéressées par le projet sont devenues bêta-testeuse !

"C'est vraiment très poussé Prospective RH comme outil", d’après un contrôleur de gestion RH bêta-testeur.

Actuellement, notre solution a été conçue spécifiquement pour les DRH des collectivités. Cependant, les prochaines versions de la solution seront destinées à être utilisées par les DRH d'autres administrations publiques telles que des SDIS, des opérateurs d'État ou des Universités publiques.

Conclusion

Après avoir suivi une méthodologie centrée sur l’utilisateur final - ici les DRH de collectivités - et en ayant établi une collaboration étroite avec eux tout au long du processus, nous sommes parvenus à développer une solution complète, qui répond à un besoin métier complexe, tout en mettant l'accent sur l'ergonomie et l'intuitivité.

Après plus d'un an de travail, Manty est fier de vous présenter Manty Prospective RH, notre nouveau logiciel de pilotage et de prospective de la masse salariale pour les DRH du secteur public. 

Nous tenons à remercier chaleureusement tous ceux qui ont contribué à ce projet, que ce soit nos équipes internes, nos précieux bêta-testeurs ou encore les DRH des collectivités locales qui nous ont fait confiance. Votre participation active et vos retours ont été essentiels pour façonner cette solution innovante.

Pour découvrir Manty Prospective RH en détail, rendez-vous sur notre site !

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