Les 7 étapes de la gestion de projet informatique dans une collectivité

Étape 1 - Identifier le besoin

Tout d'abord, les acteurs de la collectivité vont devoir identifier les besoins en interne.

Souvent, cela part d'un service qui fait face à un problème (pain point), un collaborateur qui se plaint d'un processus mal optimisé ou de tâches redondantes qui pourraient être évitées.

Pour préciser le problème, il faut poser les questions suivantes aux agents concernés :

• Qu'est-ce que qui fonctionne déjà bien
• Qu'est-ce qui ne fonctionne pas de manière satisfaisante ?
• Quels sont mes besoins prioritaires ?
• Qu'est-ce qui me/nous ferait gagner du temps ?
• Quel type de changement informatisé pourrait optimiser ces points ?

Une fois les besoins identifiés précisément et mis par écrit, la recherche d'un prestataire pour optimiser le processus ou régler le problème peut commencer.

Pour en savoir plus sur les outils et les entreprises présentes sur ce marché, lisez notre Livre blanc des solutions décisionnelles pour collectivités territoriales

Comme d'habitude, pour tout projet de moins de 40 000€ il n'est pas nécessaire de faire un appel d'offre, de 40 000€ à 100 000€ on peut également se passer d'appel d'offre s'il s'agit d'un "achat innovant" (les systèmes d'information et autres logiciels rentrent souvent dans cette case), et il est également possible de se passer d'appel d'offre au-delà de 100 000€ si le prestataire est agréé UGAP. L'UGAP prendra une participation sur le total, le % dépendant du coût total du projet. Dans tous les autres cas, il faudra lancer un appel d'offre.

1. Une fois le prestataire contacté, il faut s'assurer que la méthodologie et les compétences de l'entreprise puissent répondre aux besoins identifiés précédemment. Il s'agit là de la phase de qualification : l'entreprise va poser de nombreuses questions afin d'avoir toutes les précisions nécessaires sur le projet et bien comprendre le besoin de la collectivité.
2. Suite à ces échanges, la collectivité va confirmer ou non la légitimité de l'entreprise pour répondre au besoin.
3. Le prestataire va ensuite faire une proposition commerciale, avec ce qu'il compte mettre en place, les modalités (agenda, organisation) et le coût total.
4. Si la solution proposée correspond, aussi bien en termes de budget que de résolution de problème / d'efficacité perçue, la contractualisation peut avoir lieu.
5. Une fois la contractualisation actée, la mise en place du projet informatique commence.

Pour rendre cet article plus explicite, nous allons prendre l'exemple d'une belle commune de 25 000 habitants en Isère, située au bord d'un lac, dans laquelle nous serons le DGS.

• Dans la collectivité, la Direction Générale identifie un besoin en termes de bonne utilisation et partage des données.
• Les points douloureux sont clairs : il est difficile d'accéder aux données, il est chronophage de traiter les données pour en sortir des tableaux de bord et visualisations, il est donc fastidieux d'accéder rapidement à des informations claires, précises et actualisées.
• En tant que décideur, j'ai contractualisé avec une entreprise externe éditrice de logiciel pour optimiser la gouvernance des données dans ma collectivité, par l'installation d'un logiciel de Business Intelligence et d'aide à la décision (SID), rendu disponible à tous les agents concernés.

Étape 2 - Identifier un porteur de projet

Il est primordial d'identifier une personne qui portera ce projet au sein de la collectivité. Cela peut être un DGS, un DSI, un référent métier ou un référent technique. L'enjeu principal est que cette personne soit la porte d'entrée de la collectivité et permette un échange d'informations fréquent et fluide entre toutes les parties prenantes aussi bien internes qu'externes.

• En interne, le porteur du projet fera comprendre aux parties prenantes l'importance de ce chantier ainsi que la légitimité du prestataire dans sa bonne réalisation. Il sera le chef d'orchestre du projet et s'assurera que toutes les parties prenantes jouent leur rôle.
• En externe, cet interlocuteur va pouvoir expliquer au prestataire les enjeux de sa propre collectivité, le contexte, les priorités, les stratégies et les agendas afin de permettre une bonne adaptation de la méthodologie.

Comment appliquer à notre exemple en Isère ?

• Dans un cas comme celui-ci, je choisis un porteur de projet qui a le temps et la connaissance nécessaire de la collectivité et de ses collègues, pour remplir ce rôle.
• Il s'avère que dans ma collectivité, cette fonction est parfaitement remplie par mon Contrôleur de Gestion.
• Ce porteur de projet aura dans cette phase un rôle de renseignement vis à vis de l'entreprise afin d'expliquer la dynamique interne et les priorités de la collectivité.
• Il présentera également aux référents métiers l'importance de ce projet, l'identité de l'entreprise et la valeur ajoutée de celle-ci, et surtout à Théophile, en charge de la Petite Enfance, qui est assez réticent au changement de manière générale, et ralentit la mise en place de ce projet depuis plusieurs mois.

À lire sur le même sujet : 6 exemples de tableaux de bord pour piloter votre collectivité.

Étape 3 - Cadrer le projet

Une fois l'interlocuteur principal identifié, la gestion technique débute.

La phase de cadrage permet d'aligner toute l'organisation et la méthodologie avec les besoins initiaux définis avant la contractualisation.

Cette étape cruciale consiste à définir le périmètre, identifier les parties prenantes ainsi que leur rôle, s'accorder sur le calendrier prévisionnel et lister les facteurs clefs de succès.

Ces derniers vont ici servir de critères pour pouvoir évaluer le niveau de réussite du projet à son terme. Cela peut être fixer le nombre d'utilisateurs attendus, dresser la liste d'indicateurs ou de fonctionnalités à développer, déterminer la fréquence d'usage attendue par les utilisateurs finaux, etc.

Reprenons notre exemple en Isère : mon but global étant l'utilisation et le bon partage des données, je nomme tout d'abord des référents métiers qui seront responsables de leur propre périmètre.

Le référent en ressources humaines sera ici ma DRH, en finance mon responsable de l'exécution budgétaire, en service à la population mon DGA Petite Enfance Théophile.

Ces référents vont pouvoir travailler main dans la main avec le prestataire, et de concert avec le Contrôleur de Gestion (qui est mon porteur de projet). Dès le début du projet, nous fixons les objectifs finaux :

• Je veux à terme pouvoir diffuser à tous mes chefs de services, un tableau de bord sur leur propre périmètre suivant l'exécution budgétaire. Je veux qu'ils puissent également suivre leur masse salariale, les absences dans leur service et que la direction des ressources humaines puisse anticiper les départs à la retraite des agents de ma collectivité. Les indicateurs clefs sont alors définis.
• J'ambitionne également que cet usage se fasse au niveau de la direction générale à fréquence hebdomadaire et au niveau des chefs de service de façon mensuelle. La fréquence et l'usage sont identifiés.
• Je souhaite dans un premier temps que cet usage se fasse par mes Directeurs adjoints avant de pouvoir déployer aux 12 chefs de services. Le nombre d'utilisateurs intermédiaires et finaux est défini.

Je conviens avec l'entreprise que cette première phase d'usage doit prendre effet dans un délais de 4 mois. L'entreprise fixe ensuite toutes les étapes intermédiaires en conséquence, en suivant les objectifs calendaires de ma collectivité.

Étape 4 - Lancer le projet & embarquer les parties prenantes lors du déploiement initial

Le lancement est une étape cruciale, qui aura un impact majeur sur le niveau d'investissement des interlocuteurs dans la bonne réalisation du chantier.

Une fois le porteur de projet global identifié et le cadrage fait, il faut ensuite rassembler les différents référents du projet au cours d'une réunion de lancement (kick-off meeting), afin de lister les besoins spécifiques et précis de chacun et les prioriser vis-à-vis des objectifs globaux du projet.

Lors de ce lancement, l'agenda prévisionnel du projet (avec les dates butoirs des différentes étapes) doit être compris et validé par toutes les parties prenantes.

Après cette réunion, les 4 mois d'après sont dédiés au déploiement initial :

1. La plateforme est mise en place, les accès sont créés pour les référents.
2. Des formations sont organisées et un suivi des utilisateurs est mis en place par le prestataire grâce à son équipe dédiée au succès client (customer success).
3. Le paramétrage est effectué avec le prestataire, les éventuels bugs sont signalés par les utilisateurs et corrigés.

Retour à notre commune de 25 000 habitants :

• Lors de cette réunion de lancement, mon contrôleur de gestion est présent pour lancer dynamiquement le projet et motiver les équipes.
• Mes référents RH, Finances et Petite Enfance sont autour de la table pour lister concrètement leurs besoins, et comprendre leur rôle dans la bonne tenue de ce projet.
• La DAF émet le besoin de suivre les données RH sur les absences des années précédentes, ainsi que les évolutions afin d'anticiper et déterminer les provisions, risques et charges dans la construction de son budget.
• À la fin de la réunion, tous les référents conviennent des prochaines dates des étapes intermédiaires, afin que le paramétrage par périmètre tienne les délais, et que la volonté d'un usage d'ici 4 mois soit respectée.
• Les mois suivants, la plateforme est mise en place, des formations organisées par vidéoconférence, et nous passons du temps sur le paramètrage avec les équipes du prestataire. Une étape de fiabilisation des données est également nécessaire.
• Tout se passe sans encombre et la plateforme est 100% utilisable au bout de 2 mois.

À lire sur le même sujet : DAF d'une collectivité territoriale, quels indicateurs suivre ?

Étape 5 - Recettage

Le recettage a pour but de faire un état des lieux de l'avancement à la fin du délai imparti par la collectivité. Il s'agit là de déterminer ce qui a été fait, ce qu'il reste à faire, si les délais sont respectés et si les facteurs clés de succès sont atteints.

Il prend la forme d'une réunion entre les référents et le prestataire, sorte de point d'avancement, ou seront posées les questions suivantes :

• Les facteurs de succès sont-ils atteints ?
• Le timing est-il respecté ?
• Le projet est-il dans sa globalité satisfaisant ?

Suivant les réponses à ces questions, les détails du projet et les délais peuvent être réadaptés : on peut ainsi faire évoluer les facteurs clés de succès. Les suites sont ainsi définies en fonction des résultats.

Dans ma commune de l'Isère, à la fin de ces 4 mois, une réunion a lieu avec le DGS (moi), le contrôleur de gestion et l'entreprise prestataire afin de faire un état des lieux.

• La plateforme est 100% fonctionnelle.
• Nous sommes en bonne voie : même Théophile, pourtant réticent au début du projet, utilise aujourd'hui la plateforme régulièrement et y voit une véritable utilité. "Avec cet outil je gagne des heures et des heures, que je passais précédemment à compiler des fichiers Excel" m'a-t-il confié à la machine à café.
• Nous remarquons avec l'entreprise prestataire que l'usage de la plateforme mise en place est légèrement inférieur à ce qui était attendu des référents et de leurs proches collaborateurs.
• Le prestataire propose l'organisation de formations d'une heure avec les 2-3 utilisateurs de chaque direction, pour susciter une appétence à l'outil et accélérer l'adoption. Nous acceptons et validons un planning de formation pour les prochaines semaines.
• Après réflexion, nos souhaits ont changé. Pour plus de facilité, nous souhaitons désormais que chaque chef de service puisse suivre les indicateurs financiers et RH sur un unique tableau de bord préalablement enregistré en Favori, au lieu de devoir aller ouvrir les 4 tableaux précédemment créés.
• Le chef de projet du prestataire recueille notre besoin et fixe une date de déploiement pour ce nouveau tableau de bord dans 10 jours.
• Les prochaines étapes sont donc organisées de façon à modifier en conséquence le projet et en faire un succès complet.

Étape 6 - Déploiement complet

Un nouveau projet informatique au sein d'une collectivité se doit d'être implémenté et testé par un premier échantillon de personnes.

Si les avancées conviennent et que le projet réalisé répond aux critères de départ et comble les besoins initiaux, vient le moment de déployer à tous les utilisateurs définis en étape 3. On parle alors de déploiement complet.

Les accès sont créés, puis des formations organisées. Enfin, un suivi est mis en place, pour être sûr que les utilisateurs prennent bien en main la plateforme et s'en servent régulièrement.

Des aller-retours et paramétrages supplémentaires avec le prestataire peuvent être nécessaires à cette étape.

Ainsi, dans ma commune de l'Isère :

• Les premiers utilisateurs de la plateforme ont été les référents métiers pendant toute la phase de construction du projet (déploiement initial).
• Après les 4 mois initiaux et la réunion de recettage, nous déployons la solution auprès des chefs de services et leurs collaborateurs proches.
• Ce déploiement complet s'accompagne de formations de 2h pour chaque service. Le seul service ayant besoin d'un nouveau paramétrage est le CCAS.
• Malgré les réticences initiales de certains agents, l'adoption se fait assez rapidement, et le budget du projet se trouve justifié par la réalisation progressive des facteurs clefs de succès

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Étape 7 - Expansion du projet

Plusieurs mois ou années après, le décideur peut choisir d'aller plus loin dans le développement du projet : il s'agit de la phase d'expansion.

Il peut s'agir par exemple d'implémenter cette solution informatique dans de nombreux autres services ou encore embarquer les élus sur le projet, et ainsi augmenter le nombre d'utilisateurs de la solution.

Cette expansion peut également se traduire par une volonté des décideurs initiaux d'intégrer un nouveau périmètre à ce projet.

Retour à notre exemple en Isère :

• 6 mois plus tard, face à l'engouement de tous ces utilisateurs et la valeur que la plateforme leur apporte, la décision est prise de diffuser à encore plus d'utilisateurs, qui ne faisaient pas partie des objectifs initiaux.
• Je décide alors de présenter la solution et les évolutions apportées par le projet au Maire de la ville, et de proposer un tableau de bord personnalisé pour les élus.
• Aussi, face au succès du projet sur les périmètres métiers Finances, RH et Petite Enfance, je choisis d'implémenter cette même solution sur les périmètres Urbanisme et Services Techniques.

Voilà, vous êtes désormais un expert de la gestion de projet ! Les projets informatiques des collectivités prennent en général de plusieurs mois à quelques années, et il est nécessaire que toutes ces étapes vues ensemble soient scrupuleusement respectées, pour une adoption complète et une mise en place réussie.

Si vous avez aimé cet article, n'hésitez pas à découvrir notre solution Manty Décision, ou à contacter un chargé d'affaires pour en parler de vive voix, et voir comment Manty peut améliorer et accélérer le pilotage de votre collectivité.

Julia Lacolle

Consultante secteur public

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